O post Entenda mais sobre a importância da auditoria na área da saúde apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>A gestão da saúde, por lidar diretamente com pessoas, sempre foi uma atividade bastante complexa. Porém, o advento da tecnologia e o uso de recursos digitais na medicina fez com que a auditoria se tornasse ainda mais apurada. Isso porque novos exames e procedimentos podem ser realizados pelos pacientes, por exemplo.
No momento atual, podemos definir a auditoria em saúde como a revisão e a perícia dos procedimentos realizados nos consultórios, clínicas ou hospitais, para verificar se tudo está ocorrendo conforme o esperado. Mas, afinal, por que a auditoria em saúde é tão relevante? Explicaremos, a seguir, alguns tópicos que justificam a sua importância. Acompanhe!
A auditoria em saúde fará com que o gestor do estabelecimento tenha uma visão ampla sobre o que está se passando no local. Assim, poderá ser analisado todos os pontos da clínica ou consultório que precisam passar por melhorias ou que não estão sendo executados conforme o planejado.
Para se ter uma ideia sobre como a auditoria em saúde melhora a eficiência da administração, explicaremos, a seguir, cada uma das suas subdivisões. Veja!
Esse tipo de auditoria é realizada para que os processos sejam revisados antes mesmo de serem realizados. O procedimento é feito pelos próprios médicos, para que sejam feitas liberações pelos convênios e planos de saúde.
Realizada por um auditor, essa modalidade garante contato direto com os profissionais e acompanha os prontuários dos pacientes, verificando como os enfermeiros e médicos desenvolvem o seu trabalho. A ideia dessa operação é auxiliar na liberação de medicamentos e materiais, bem como verificar a qualidade da assistência médica fornecida.
Essa é a auditoria mais completa, e acontece no momento em que os pacientes finalizam um tratamento e as contas são recebidas por eles ou enviadas para as operadoras. De tal modo, pode-se analisar se existem irregularidades nos valores cobrados e propor a negociação entre as partes.
Fazer a auditoria em saúde também proporciona a redução de custos para o estabelecimento. Isso se justifica porque o profissional poderá detectar erros em todo o processo pelo qual um paciente passou. Dessa forma, o auditor prezará pela automatização de determinadas atividades, utilizando ferramentas tecnológicas — como os softwares de gestão — para reduzir custos.
Além do mais, por meio da auditoria, pode ser promovida uma educação profissional, com o objetivo de garantir mais qualidade dos serviços promovidos pelos estabelecimentos de saúde. O objetivo é manter o nível do que é prestado para o paciente, porém, com menos custos para a instituição.
Quando os prontuários são revisados e observados, o auditor poderá descobrir pontos críticos e que podem comprometer a qualidade do atendimento prestado aos pacientes. Se determinado procedimento não é feito de forma adequada, ou se não existir humanização nas atividades realizadas, por exemplo, poderão ser traçadas estratégias para que melhorias sejam aplicadas.
O foco das clínicas precisa ser os pacientes, e é por isso que se faz necessário traçar ações e protocolos internos, para que os procedimentos sejam os melhores possíveis.
Por meio das auditorias, todos os processos de gestão da clínica ou consultório se tornarão mais transparentes. Isso vale tanto para os pacientes, como para os médicos, enfermeiros e outros profissionais do local.
Isso tudo fará com que os colaboradores da clínica se sintam mais satisfeitos e a transparência seja valorizada. Do mesmo modo, os usuários terão mais segurança, por serem atendidos em uma clínica que segue padrões e tem profissionais que realmente são capazes de executar as atividades.
De maneira geral, portanto, podemos dizer que a auditoria em saúde garante que a instituição mantenha uma relação mais segura com os pacientes, funcionários e outros envolvidos.
Todas as clínicas médicas têm um orçamento para o qual precisam se ater para fazer a aplicação adequada dos recursos. De tal modo, a auditoria em saúde pode identificar gargalos que façam com que o estabelecimento perca dinheiro e deixe de aplicá-lo em áreas que realmente se fazem necessárias.
Ou seja, praticar a auditoria em saúde também poderá fazer com que a clínica ou hospital melhore na aplicação dos recursos. Assim, as verbas serão destinadas de forma adequada, garantindo mais qualidade nos serviços prestados, conforme destacamos anteriormente
Quando a auditoria é realizada após um paciente ter alta do hospital ou realizar uma consulta médica, o auditor enviará as contas para o convênio ou plano de saúde do usuário.
Depois disso, o auditor do convênio analisará detalhadamente os valores cobrados, para que sejam aprovados ou não os pagamentos para o estabelecimento de saúde. Caso algo seja indeferido, ocorrem as chamadas glosas hospitalares.
Um dos objetivos da auditoria em saúde, portanto, é evitar o uso inadequado de serviços que não são cobertos pelo plano contratado pelo paciente. De tal modo, evitam-se problemas por conta da falta de pagamento, que pode acarretar em prejuízos para o estabelecimento.
Se você leu o nosso post até aqui, já se deu conta sobre a importância da auditoria em saúde, não é mesmo? Por isso, não deixe de se aprofundar no assunto e fazer esse procedimento de forma correta em sua clínica ou consultório. Assim, você evitará que os recursos sejam mal empregados e também garantirá um atendimento de qualidade e uma maior satisfação aos seus pacientes.
Para continuar aprendendo sobre assuntos de gestão hospitalar, recomendamos que leia o nosso post que explica o que são glosas e como evitá-las. Assim, você saberá como reduzir os pagamentos não autorizados no seu estabelecimento e fazer com que as contas sempre fechem ao final do mês!
O post Entenda mais sobre a importância da auditoria na área da saúde apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post Afinal, como faço para cobrar dos clientes inadimplentes? apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Nesse contexto, talvez uma das atividades mais incisivas e que requer mais atenção seja realizar a cobrança de clientes inadimplentes. Trata-se de uma atitude delicada e, por vezes, constrangedora.
Você tem um consultório médico e está passando por esse problema ou, simplesmente, quer se proteger diante dessa situação? Neste artigo, vamos explicar as maneiras de como cobrar clientes inadimplentes. Confira!
Saber qual é o perfil do cliente, o histórico de pagamentos e a frequência com que ele utiliza o consultório médico é essencial.
Esse cuidado é importante para saber como abordar e agir com aquela pessoa, além de definir o tom e a linguagem mais adequada para se comunicar com ela.
Se foi a primeira vez de um atraso, por exemplo, é possível ter uma atitude mais leve e compreensiva. Por outro lado, se for algo corriqueiro, é necessário saber os motivos que levam o paciente a atrasar o pagamento e descobrir a melhor maneira de solucionar essa questão.
Tudo isso pode ser facilmente consultado por meio do histórico de informações do cliente que dará uma base para agir da melhor forma.
A forma de cobrança deve seguir o estabelecido pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). Assim, não deve ser utilizado um tom agressivo e que causa constrangimentos, por exemplo. Tal atitude pode ensejar o ajuizamento de ações judiciais com o pleito de indenização por danos morais contra o estabelecimento médico.
Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.
A mesma lei ainda prevê as condutas que geram punição ao cobrador.
Art. 71. Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer:
Pena: detenção de três meses a um ano e multa.
É essencial treinar a equipe de consultores para lidar com a situação da melhor maneira possível, seja pelo telefone, seja pessoalmente.
O ideal é levar em consideração o histórico do paciente e, a partir daí, adotar um tom sutil e, ao mesmo tempo, incisivo. Logo, é importante analisar cada situação de forma individual. Claro que tudo isso deve ser feito sempre levando em consideração o estabelecido pelo CDC.
O atraso pode se dar por vários motivos. Pode ser que ele tenha ocorrido devido a um mero esquecimento. Assim, diante do primeiro contato, eles vão realizar o pagamento.
Entretanto, pode ser que a inadimplência tenha se dado por dificuldades financeiras, falta no planejamento orçamentário ou até mesmo de forma premeditada.
A obrigação de quem assume a dívida é honrar com o pagamento. Contudo, podem surgir imprevistos e situações excepcionais que impeçam esse fato. Diante disso, se deve entender os motivos que levaram o paciente a agir de tal maneira e adotar as providências necessárias conforme cada caso.
Utilize uma postura flexível durante o atendimento do cliente inadimplente. Tudo vai depender do perfil do paciente.
Pode ser que ele tenha se esquecido de realizar o pagamento, esteja passando por problemas financeiros sazonais ou, então, está agindo de má-fé com o objetivo de não efetuar o pagamento. Nesse sentido, analise a situação e utilize técnicas de atendimento específicas para cada situação.
A melhor maneira de chegar a uma solução vai ser sempre conversar e negociar sobre a dívida. A negociação é uma etapa complicada, tanto para o consultório quanto para o cliente devedor. Portanto, apresente as melhores alternativas para o pagamento e seja cuidadoso no aceite das propostas.
Pode ser que o cliente esteja dando o seu máximo e oferecendo todas as suas economias para arcar com o pagamento. Lembre-se que você tem que estar ao lado do cliente, e não contra ele.
Conheça algumas maneiras de ser flexível sem ter prejuízos:
flexibilizar o número de parcelas (15 vezes sem juros, por exemplo).
A tecnologia também pode ser utilizada a favor do consultório para evitar o inadimplemento e otimizar o processo de cobranças.
O software automatizado permite o acesso rápido aos dados do paciente e seleciona as melhores opções de pagamento. Essa ferramenta é bastante útil para fornecer as melhores soluções, agilizando o processo de cobranças dependendo do porte do estabelecimento médico.
Diante desses casos, uma solução inteligente e bastante eficaz costuma ser contratar uma empresa na área de gestão de clínicas para poder analisar possíveis alternativas para resolver a situação por meio da tecnologia.
Dessa forma, é preciso adotar algumas estratégias que buscam, não somente evitar a ocorrência de dívidas, mas saber como proceder diante da abordagem para realizar a cobrança.
Por isso, é importante estar preparado para essas situações e saber como agir com cuidado diante de casos de inadimplência. Até porque, se você não souber como agir, corre o risco de perder o paciente e até mesmo de fechar futuros negócios.
Conhecer as maneiras de como cobrar clientes no consultório médico é um cuidado muito importante que evita o surgimento de mal entendidos, constrangimentos e até mesmo problemas judiciais. Portanto, o ideal é conversar diretamente com o paciente, esclarecer dúvidas e conhecer os motivos que o levaram a essa situação.
Quer saber mais como isso é possível? Então, faça o teste gratuito do nosso software e conheça as inúmeras possibilidades de obter resultados motivadores e alavancar o seu negócio!
O post Afinal, como faço para cobrar dos clientes inadimplentes? apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post Entenda como a auditoria em saúde funciona e quando deve ser feita apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>A auditoria em saúde é um trabalho estratégico e que pode trazer muitos benefícios para os estabelecimentos. Portanto, o processo não deve ser visto como algo burocrático e obrigatório, mas, sim, como uma importante função para a qualidade dos serviços.
Para que você possa compreender mais sobre a amplitude desse tema, desenvolvemos este post. Siga conosco e confira o que é a auditoria em saúde, quais são as suas principais funções, como o processo funciona e por que ele é importante. Acompanhe!
A auditoria em saúde é um processo no qual são analisados os procedimentos realizados em um estabelecimento de saúde, como clínicas e consultórios médicos ou odontológicos, hospitais etc.
O auditor deve levar em consideração se os trabalhos realizados seguem as normas regulatórias, a legislação vigente e os protocolos assistenciais que devem ser prestados aos pacientes.
Desse modo, a auditoria deve ser vista não como uma obrigação, mas, sim, como um processo que garante que todos os procedimentos realizados pelo estabelecimento têm qualidade. Além disso, também servirá para que a clínica possa rever questões que trazem pouca lucratividade.
Para ser um auditor em saúde, o profissional deve ter formação na área, como médicos, dentistas, enfermeiros, farmacêuticos, nutricionistas etc. Além disso, profissionais com outras formações mais voltadas para a área administrativa e legislativa, como administradores, contadores, assistentes sociais e advogados também podem ser auditores, se devidamente capacitados para atuar com saúde.
É necessário, no entanto, fazer um curso de pós-graduação para atuar como auditor de saúde em estabelecimentos médicos. Nesse curso, são aprendidos todos os conteúdos e procedimentos que são necessários fazer no decorrer de uma auditoria.
A auditoria em saúde tem três funções básicas a serem cumpridas. A seguir, explicaremos brevemente cada uma delas. Veja!
As auditorias preventivas são feitas antes que os procedimentos, como cirurgias, sejam realizados.
Elas servem para verificar se o estabelecimento cumpre os requisitos necessários para que haja a liberação de guias do plano de saúde do paciente que se submeterá a um procedimento, por exemplo.
A auditoria operacional é realizada em dois momentos: antes e após a realização do procedimento. Nesse caso, o auditor acompanha os prontuários dos pacientes, auxiliando na liberação de medicamentos e outros materiais que sejam necessários para o processo que está sendo realizado.
Na função operacional, o auditor também é responsável pela apuração de todas as contas do procedimento. Em seguida, ele deve enviar os valores para a operadora do plano de saúde ou para o próprio paciente, no caso de procedimentos feitos de forma particular.
Por sua vez, a função analítica é aquela em que é realizado um trabalho comparativo entre as duas auditorias realizadas anteriormente. Ela é feita para fins organizacionais, para que a gestão do estabelecimento de saúde saiba se o que foi previsto na auditoria preventiva realmente se cumpriu na operacional.
A auditoria analítica exige do auditor conhecimentos sólidos sobre os indicadores administrativos, tabelas, contratos, entre outros itens. Somente assim é possível fazer um trabalho completo e que apresente um real cenário do que foi realizado.
São diversos os métodos que podem ser aplicados em uma auditoria de saúde. Cada estabelecimento ou cada auditor pode desenvolver métodos próprios, de acordo com os objetivos que deseja atingir. Porém, deve ser sempre seguido o que prevê a legislação em cada caso.
De maneira geral, a auditoria em saúde deve levar em consideração questões como:
A auditoria em saúde traz diversos benefícios para as os estabelecimentos, o que justifica a sua importância. Entre as principais vantagens, destacam-se as listadas a seguir. Acompanhe!
No decorrer da auditoria, o responsável por esse processo poderá identificar procedimentos que podem ser otimizados, gerando, assim, uma redução de custos para a clínica, consultório ou hospital.
A auditoria também pode verificar os pontos fracos no atendimento ao paciente e analisar o que pode ser melhorado nesse sentido. Se for verificado que há dificuldades para agendar os atendimentos, por exemplo, podem ser sugeridas melhorias, como a adoção de um novo software de gestão.
Também por meio da auditoria, a clínica pode se tornar mais competitiva no mercado. Isso se justifica porque muitos pontos que carecem de melhorias serão identificados. Ao investir nessas modificações, a clínica se destacará em relação às suas concorrentes.
Os pacientes e as operadoras de planos de saúde têm mais confiança nos estabelecimentos que fazem a auditoria corretamente. Afinal, todos os trabalhos são verificados e a qualidade é garantida.
Outro benefício proporcionado pela auditoria em saúde é o crescimento da clínica. Isso acontece porque o estabelecimento será mais bem-visto no mercado, terá um relacionamento de qualidade com as operadoras de planos de saúde e é bem provável que, com isso, ela conquiste novos pacientes.
Atender bem as pessoas é uma preocupação de todos os gestores de hospitais, clínicas e consultórios médicos. Por isso, fazer uma auditoria em saúde corretamente é algo que sempre deve ser levado em consideração.
Como você pode perceber, a auditoria em saúde é uma prática muito relevante. Além dela, existem outras que precisam ser colocadas em ação. Veja mais em nosso artigo “5 dicas práticas para fazer uma gestão eficiente do seu consultório”. Não deixe de conferir!
O post Entenda como a auditoria em saúde funciona e quando deve ser feita apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post 5 dicas para melhorar a gestão financeira da clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O pleno funcionamento de uma instituição de saúde depende da boa administração do seu orçamento. Essa atividade é essencial para proporcionar atendimento adequado, adquirir equipamentos de qualidade e para manter todos os setores médicos.
Cuidar da saúde dos pacientes é tão importante quanto tomar conta da gestão financeira da clínica. Pensando nisso, vamos apresentar sete dicas para manter essa área em pleno funcionamento. Acompanhe a leitura!
A gestão financeira é o conjunto de estratégias e procedimentos administrativos que envolvem o planejamento e o controle de atividades financeiras. Esse gerenciamento visa observar e monitorar a entrada e saída de recursos de um negócio.
A prática também pode ser definida como processos administrativos que organizam e controlam os gastos de todas as áreas do ambiente médico — desde a recepção, passando pelo atendimento, procedimentos médicos, materiais usados etc.
Monitorar o movimento de recursos consumidos permite buscar eventuais gastos desnecessários ou identificar o que pode ser cortado para diminuir as despesas no final do mês. Assim, é possível fazer economias sem perder a qualidade do atendimento.
O fluxo de caixa registra a operações financeiras do negócio, incluindo desde pequenas despesas do cotidiano até contas com valores vultuosos. Ele controla o recebimento e o pagamento do estabelecimento.
O profissional que mantém o controle do fluxo de caixa deve analisar cuidadosamente os gastos, que incluem despesas com os funcionários, materiais utilizados, abastecimento de energia, água etc. É muito importante não desconsiderar nenhuma movimentação financeira, ou seja, acompanhar todas as saídas e entradas de dinheiro.
Caso ocorram planejamentos incorretos na administração ou o gestor não tenha conhecimento necessário, a clínica poderá passar por problemas financeiros. Isso pode acarretar pedidos de empréstimos condicionados a juros elevados e desestruturar as suas finanças.
O procedimento padrão para garantir uma boa gestão envolve manter o controle dos recursos que saíram e que entraram. Assim, é possível ter conhecimento das contas que precisam ser pagas e dos valores a serem recebidos, fato que contribui para o planejamento financeiro do estabelecimento.
A distribuição dos lucros de um negócio é baseada a partir da análise do montante recebido. A partir daí, deve-se considerar os recursos destinados ao pagamento de impostos, remuneração da equipe de funcionários, custos com as instalações e estruturas do prédio, material médico e equipamentos, entre outras despesas.
Por isso, é importante separar as contas a serem pagas das que serão creditadas. Elas podem ser administradas por meio de planilhas que ajudem a manter o controle. Essa medida permite ter uma visão mais completa sobre todo o negócio e controlar facilmente as movimentações financeiras realizadas, bem como identificar inadimplências e pagamentos incompletos.
Após o processo de pagamento das contas devidas, o valor destinado aos honorários dos médicos é repassado. Essa forma de distribuir os lucros é realizada conforme o tipo de participação societária ou de acordo com a taxa de desempenho em certo período.
É importante estabelecer um contrato com os profissionais e, assim, documentar quanto vale cada médico ou sócio dentro da sociedade — ou seja, quanto cada um tem direito a receber.
Também é importante não misturar as despesas da clínica com as contas pessoais. Caso contrário, você poderá arruinar todo o controle financeiro estabelecido. O caixa da empresa deve ser poupado para situações de emergência e imprevistos.
A tecnologia traz praticidade e agilidade, além de otimizar o procedimento de organização e o gerenciamento das contas. Um bom exemplo que pode ser usado a favor da administração das clínicas é o software de gestão financeira.
Um programa que controle as tarefas administrativas e médicas é um ótimo investimento. O seu uso acarreta mais produtividade para a equipe, diminui burocracias e agiliza o acesso a dados de pacientes ou outras informações (como prontuários). Também permite manusear facilmente a agenda e marcar ou desmarcar consultas, por exemplo.
O uso de um software proporciona maior controle e planejamento, mantém o registro das operações realizadas e controla o fluxo de caixa. Esse tipo de ferramenta contém diversas programações direcionadas a coletar e identificar gastos desnecessários. A partir daí, é possível criar e aplicar medidas para resolver problemas e prevenir que eles aconteçam.
O programa de software médico facilita operações financeiras, faz contas e garante um planejamento mais eficiente. Como consequência desse investimento, há agilidade no atendimento e diminuição de falhas.
Elaborar um planejamento com consciência envolve criar objetivos financeiros concretos que podem ser alcançados em pequeno, médio e longo prazo. Para isso é necessário saber quais são os tipos e o número de despesas, a fim de estudar um plano que busque atingir determinado faturamento e definir os investimentos da clínica.
Esse planejamento inclui manter uma quantia de dinheiro como reserva para casos de emergência e contratempos como baixo faturamento, quebra de máquinas ou alguma condenação judicial, entre outras situações.
Dessa maneira, caso o estabelecimento enfrente alguma surpresa desagradável, terá recursos financeiros suficientes para cobrir os custos e poderá superar esse acontecimento sem risco de endividamento ou até mesmo de falência.
A gestão financeira, assim como as demais atividades administrativas, exige planejamento prévio e conhecimento considerável sobre assuntos financeiros. É importante contar com a ajuda de especialistas experientes e que estão atualizados com as mudanças tecnológicas que surgem a favor dos empreendimentos clínicos.
Por isso, ter o auxílio de quem domina as questões relativas à gestão financeira de clínica é uma grande vantagem para os negócios que buscam sobreviver em um mercado tão competitivo e acirrado.
Entendeu a importância de manter um bom gerenciamento do orçamento nos estabelecimentos médicos? Disponibilizamos um e-book gratuito contendo o guia completo de gestão financeira para clínicas. Não deixe de adquirir!
O post 5 dicas para melhorar a gestão financeira da clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post 5 dicas práticas para fazer uma gestão eficiente do seu consultório apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Você está passando por dificuldades nesse aspecto? Pensando em ajudá-lo, separamos 5 dicas para serem implementadas no seu consultório. Como consequência, será possível observar uma gestão de qualidade e o crescimento da clínica.
Quer ver quais são? Continue a leitura e confira!
Hoje em dia, ser um bom especialista na área da saúde não é suficiente para se ter bons resultados financeiros e na carreira. Com a grande oferta de profissionais, oferecer um local e um atendimento de qualidade é essencial para quem quer se destacar dos demais.
No entanto, alguns médicos não conseguem administrar as duas situações e acabam não dando muita atenção à gestão do consultório.
A seguir, confira algumas dicas para que você consiga, a partir de hoje, ter uma gestão mais eficiente de sua clínica.
Fazer um levantamento de todos os processos do consultório é extremamente importante para enxergar pontos que precisam ser tratados com mais atenção. Alguns deles são:
Dependendo do tamanho e dos serviços prestados pelo empreendimento, essas questões podem ser inúmeras. No momento em que você parar para analisar a cadeia de processos, será possível construir um planejamento estratégico.
Para tanto, é indicado fazer o desenho de todos os processos e utilizar essas interações. Tal ilustração norteará a visualização e a identificação daquilo que pode ser melhorado (e de como proceder).
Com um planejamento estratégico, será possível administrar o consultório com muito mais agilidade. Além disso, os custos serão reduzidos.
A tecnologia é extremamente importante na gestão de consultórios. E, por esse motivo, há muitos softwares de gestão pensados especialmente para a otimização de processos.
Tais sistemas trazem, em suas configurações, todas as facilidades e ferramentas úteis para que os processos de trabalho transcorram normalmente no dia a dia. Muitos deles dispõem de agendas customizadas, inclusive de maneira individual (caso o consultório tenha mais de um profissional). Também são disponibilizados:
O lado bom desses programas é que eles realizam toda a gestão burocrática e mais complexa de que sua clínica precisa. Como resultado, sobra mais tempo para que você foque no atendimento dos pacientes, por exemplo.
Mas, antes de adquirir um software para automatizar a gestão do consultório, faça um mapeamento de tudo o que ele deve disponibilizar. Com uma ferramenta mais completa, você terá um tempo maior para se dedicar a estratégias de crescimento, ao suporte de pacientes e ao aperfeiçoamento de atendimento.
Quando falamos em uma gestão de qualidade e eficiência para consultórios, não há como negar que um dos pontos essenciais diz respeito aos colaboradores.
Mas por quê? A resposta é bem simples: trata-se das pessoas que representam seu negócio, sendo essenciais para que os pacientes recebam um atendimento adequado e de qualidade.
Portanto, para que todos estejam alinhados aos valores da clínica, é extremamente importante focar na capacitação da equipe. Seus membros devem estar seguros de suas responsabilidades e motivados para desempenhar as funções pelas quais ficaram encarregados.
Uma dica é fazer o uso da comunicação interna como ferramenta de gestão. Por meio dela, é possível promover treinamentos, capacitações e momentos de confraternização, além de informar os colaboradores sobre os processos internos, as tarefas do dia a dia e as novidades que serão implementadas, entre outros assuntos.
Adotar um chat interno para uma comunicação centralizada e ágil também contribui para evitar muitas falhas e confusões. Na medida em que os colaboradores estão bem informados de tudo o que acontece, tem-se uma equipe mais eficiente e capaz de melhorar os processos internos.
Os indicadores de performance servem para que se tenha um direcionamento mais eficaz na coleta de dados — que fornecerão informações relevantes sobre o desempenho do consultório. Essas métricas podem ser avaliadas a partir de diferentes cenários da clínica, como:
Todos esses aspectos servem para analisar as áreas operacional, clínica e financeira. A partir deles, podem ser feitas avaliações mais seguras e pontuais quanto à situação do estabelecimento, o que permite aos gestores tomar decisões condizentes com a realidade e as possibilidades apresentadas.
Quando falamos sobre finanças, o gestor precisa ter em mente que as despesas pessoais devem ser separadas das pessoais. Quando os gastos e as receitas se misturam, fica difícil identificar o que está sendo lucrativo — e, com isso, podemos provocar o surgimento de uma crise.
Para manter o controle financeiro, você tem a opção de contratar um profissional da área ou uma boa ferramenta digital. Eles podem auxiliar na criação e na manutenção do fluxo de caixa, organizando a entrada e a saída de recursos.
Assim, é possível identificar as áreas que necessitam de mais atenção e aquelas que podem ter um investimento reduzido. Tudo isso é feito com vistas à eficiência dos recursos financeiros.
Viu só quanta dica legal há para você colocar em prática em uma gestão de consultório? A partir de um trabalho eficiente, você conseguirá se destacar e focar ainda mais em um atendimento de qualidade aos pacientes.
Gostou do nosso artigo? Que tal conferir, agora, 6 benefícios de se adotar um software na gestão da clínica médica? Amplie seus conhecimentos sobre gestão de consultório!
O post 5 dicas práticas para fazer uma gestão eficiente do seu consultório apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post Descubra agora como evitar inadimplência na clínica médica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Sim, evitar a inadimplência é um dos principais desafios encontrados pois, para que as finanças estejam bem equilibradas e o fluxo de trabalho seja mantido, é fundamental que o financeiro apresente bons números.
Para ajudar driblar esse problema, confira a seguir algumas dicas de como evitar inadimplência e, assim, manter o financeiro da clínica sempre positivo.
Antes de mais nada, é extremamente importante que os registros da clínica estejam atualizados. Do contrário, é muito possível que haja a omissão de informações importantes para a saúde financeira e administrativa do empreendimento.
Por isso, registre todas as transações financeiras, como a compra de materiais de papelaria e de uso comum, recebimento de consultas particulares e de convênios.
Nesse ponto, é importante que esses valores estejam em planilhas separadas: folha de pagamento de funcionários, pagamento de contas de luz, telefone, internet, água e aluguel, assim como compra de medicamentos.
Esse registro deve ser realizado todos os dias. Dessa forma, a probabilidade de esquecer ou até mesmo perder informações importantes é bem improvável de acontecer.
A não atualização constante do livro caixa da clínica pode desencadear diversos prejuízos financeiros para a mesma, pois pode-se gerar gastos não previstos, aumentando o risco de a clínica apresentar saldo financeiro negativo.
Ao registrar todas as despesas e recebimentos, os gestores da clínica conseguem montar um planejamento mais elaborado e fazer previsões a longo prazo.
Desde o momento em que o cliente procura por seus serviços e demonstra interesse em fechar um contrato, por exemplo, é imprescindível que haja uma transparência quando o assunto se referir a formas de pagamento.
Após explicar como será o tratamento, já apresente ao paciente quais são as formas de pagamento aceitas e não esqueça de mencionar as condições trazidas por cada opção.
Por exemplo, se o pagamento for em dinheiro e há a necessidade de o paciente dar uma entrada de 50%, explique a ele por que isso acontece e assim por diante. Da mesma forma, se a consulta só pode ser realizada tendo sido o pagamento efetivado, comunique essa informação de maneira clara.
Desse modo você evita possíveis inadimplências, decorrentes de uma falta de comunicação mais clara com o paciente.
Uma medida muito eficaz contra a inadimplência é o estabelecimento de contratos. Isso mesmo, faça contratos com os seus pacientes. Ter um contrato evita que alguma informação passe despercebida e, no futuro, gere incômodos desnecessários.
No momento em que for apresentar os valores para o paciente, sempre seja transparente. Dessa maneira, as duas partes ficam a par das suas obrigações e não encontram surpresas negativas na hora em que for efetuar os pagamentos.
No momento de estabelecimento do contrato, explique também o que pode acontecer, caso o pagamento venha a atrasar — explique quais são os juros e multas e o quanto isso aumenta no valor final.
Também deixe claro a partir de qual momento o serviço pode ser cancelado devido à falta de pagamento. Não esqueça de que todas essas informações devem constar de forma clara no contrato a ser assinado.
Ações assim visam criar um senso de responsabilidade e urgência, que consequentemente aumentam as probabilidades de os pacientes efetuarem os pagamentos dentro do prazo estabelecido.
É muito bom receber todos os pagamentos em uma data fixa. Porém, é importante analisar e considerar a possibilidade de haver uma flexibilidade quando for estabelecer o dia de recebê-los de seus pacientes.
A fim de que o paciente possa quitar o seu saldo, ofereça a ele 5 ou 6 datas diferentes, visto que o mesmo pode mudar de emprego ou perdê-lo no processo. Com essa oferta, a clínica demonstra que é parceira e está aberta a melhor negociação.
Assim, não só as possibilidades de quitação da dívida aumentam e evitam a inadimplência, mas a clínica também conquista a confiança dos pacientes.
Para que a comunicação com o paciente seja direta, é muito importante que a base de contatos esteja sempre atualizada. Isso serve tanto para lembrá-lo de consultas e/ou procedimentos como também para evitar a inadimplência.
Os principais dados que devem estar sempre atualizados são os seguintes:
Se deseja que tais dados estejam sempre à disposição de maneira rápida e eficiente, há softwares que auxiliam nessa tarefa.
Além de manter os dados sempre atualizados, alguns apresentam a funcionalidade de enviar mensagens para os pacientes, como alerta de consulta ou aviso de que devem entrar em contato com a clínica para assuntos particulares.
Na maioria das vezes, receber uma cobrança é uma situação muito constrangedora para as pessoas. Por isso, a fim de reduzir e evitar problemas embaraçosos, manter uma boa comunicação e relação com os pacientes é essencial.
Analise a melhor maneira de abordá-lo, de forma empática e cuidadosa, a fim de transmitir uma informação como um débito. Trate o paciente que está inadimplente de maneira cordial com o objetivo de estimulá-lo a efetuar o pagamento.
Procure sempre o caminho de um acordo agradável para ambos, e não esqueça de oferecer planos e opções que facilitem o pagamento do débito.
Em algumas épocas do ano, surgem muitas contas para os pacientes pagarem, e isso é normal. Porém, pode ser que nessas épocas o pagamento dos procedimentos feitos na clínica sejam deixados de lado.
Exemplos de meses complexos são dezembro e janeiro. Nessas épocas, as festas de fim de ano acabam se unindo às férias, ao pagamento de impostos, diversas confraternizações e tudo isso acaba gerando gastos extras.
Analise bem como essas sazonalidades refletem em sua clínica e veja se não é necessário repensar as condições de pagamentos nessas datas.
Para facilitar todas as dicas mencionadas anteriormente e influenciar de maneira positiva na prevenção de casos de inadimplência em clínicas, temos o uso de softwares de gestão, mencionados brevemente no item 5.
Com os softwares de gestão, é possível agendar todas as consultas com muita facilidade, manter o caixa e registro de ações organizado de maneira prática e eficiente, além de verificar quais os cadastros estão em débito com a clínica. Assim, esse problema é solucionado com muito mais conforto e rapidez.
Muitos softwares trazem ferramentas que criam alertas e os enviam por meio de mensagens, como lembretes para os pacientes apresentando a data de vencimento de determinado contrato/procedimento e outros serviços, a fim de reduzir a inadimplência dos mesmos.
Aplique todas estas dicas e aproveite para conhecer esses softwares de gestão, que trazem inúmeros benefícios para as clínicas. Dessa forma, sua clínica será gerenciada com muito mais conforto e rapidez.
Agora que você entende um pouco mais sobre como evitar inadimplência na clínica, entre em contato conosco e conheça mais sobre como um software médico é capaz de deixar a sua clínica ainda mais eficiente.
O post Descubra agora como evitar inadimplência na clínica médica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post Glosas hospitalares: o que são e como evitá-las? apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Assim, a manutenção dos sistemas do ambiente hospitalar ajuda na otimização dos serviços. Todo esse controle garante bons resultados gerenciais. Além disso, ele também atua na redução de custos.
Neste artigo, apresentaremos um pequeno guia sobre as glosas hospitalares e mostraremos de que forma elas afetam a gestão das instituições de saúde. Confira o texto!
Glosas hospitalares são as cobranças realizadas que não estão incluídas nos acordos entre a empresa contratante e a contratada.
Consiste em todo valor que é cobrado pela operadora de saúde ao paciente, mas que não está previsto no contrato de prestação de serviço. Assim, é o conjunto dos faturamentos que não são recebidos.
Trata-se do não pagamento pela operadora do plano de saúde referente a procedimentos, materiais, medicamentos, diárias em clínicas etc. Logo, esses valores são considerados glosas e não, necessariamente, uma inadimplência.
As glosas têm origem nas falhas de comunicação entre as clínicas ou hospitais e os convênios de saúde. Dessa forma, os dados que são enviados pela clínica acerca de um serviço prestado não correspondem àqueles que estão presentes no banco de dados da empresa que oferece o convênio de saúde.
As glosas hospitalares podem ser classificadas em três modalidades, como veremos a seguir.
As glosas administrativas são aquelas oriundas de erros em cobranças feitas pelas operadoras.
Como o hospital costuma atender a diversos tipos de operadoras de planos de saúde e cada uma tem um contrato específico, isso torna mais dificultosa a uniformização dos códigos no momento da cobrança. Ou seja, pode haver uma codificação incompatível causada por falhas no momento da interação entre o plano e a empresa que presta os serviços.
Além disso, as glosas podem ter origem na hora que as guias são preenchidas incorretamente ou na ausência de assinaturas ou guias de autorização, na ocorrência de preços divergentes ou de erros feitos no momento da prestação de contas.
As glosas técnicas consistem em uma cobrança feita sem base técnica, ou seja, há discussão sobre o serviço que foi prestado e o valor que é cobrado por esse procedimento.
O erro pode ser causado por falha na análise das contas, por exposição incorreta dos valores dos procedimentos, materiais e insumos ou por apresentação incorreta das informações no contrato.
As glosas lineares são uma particularidade do setor suplementar de saúde. Consiste em uma prática unilateral de convênios médicos e planos e, geralmente, são difíceis de serem afastadas da cobrança.
Na maioria dos casos, os motivos referentes a ocorrências desse tipo de glosa são incongruentes ou contraditórios e não fazem sentido. Podemos citar como exemplo o caso de uma operadora alegar a glosa causada por falha na compilação entre os materiais que, na verdade, foram emitidos de forma correta.
Vamos apresentar quatro fatores que ajudam a reduzir o índice de glosas. Vejamos.
A instalação de um sistema de prontuário eletrônico promete uma solução moderna e tem como objetivo evitar os temidos prejuízos causados pelas glosas.
Para evitar que esses episódios aconteçam, torna-se necessária a redução dos procedimentos manuais, substituindo-os por sistemas eletrônicos. Isso garante maior segurança, produtividade e agilidade no processo, além de melhor desempenho da instituição.
Dessa forma, casos de documentos com escrita ilegível e de difícil compreensão, falta de assinatura, descrição e registro incorreto de remédios poderão ser sanados e evitados por meio da implantação do sistema de prontuário eletrônico.
Além disso, o preenchimento mecanizado permite um atendimento humanizado, diagnósticos mais exatos e localização de eventuais falhas ou equívocos presentes nas informações lançadas, bem como a identificação da ausência de dados importantes.
As operadoras possuem um sistema de regulação presente em seus contratos que orientam o controle e permitem a maior compatibilidade referente ao processo que foi pedido e aquele que está previsto no convênio.
O sistema de confirmação eletrônica garante, assim, uma maior eficiência no comando e na administração de autorização sobre os procedimentos realizados no atendimento do paciente.
Um sistema integrado aumenta a interação entre os hospitais brasileiros. Trata-se da automatização dos processos hospitalares. Dessa forma, se houver o preenchimento incorreto, por meio do uso de informações incompatíveis ou de cartão inválido, o cadastro não será sequer criado.
Ele ajuda a evitar as glosas técnicas que são causadas pela falha na comunicação entre as partes envolvidas nesse procedimento.
É muito importante que os profissionais da saúde hospitalar administrativa financeira estejam capacitados do ponto de vista técnico. O treinamento das equipas é essencial para assegurar bons serviços.
Esses profissionais devem estar aptos para entender como funcionam os procedimentos, como a análise de relatórios e prontuários, a conferência dos procedimentos realizados, os preços e orçamentos criados, dentre outros processos. Dessa forma, eles conseguem seguir os requisitos formais adotados pelas empresas de convênios e também identificar eventuais falhas.
O hospital pode ter uma equipe técnica responsável por analisar e apontar as glosas e as razões pelas quais elas estão sendo cobradas, bem como calcular o valor devido pela operadora e realizar negociações com o intuito de realizar o pagamento do saldo. É conhecido como um setor de recurso de glosas.
Além disso, tecnologia é um recurso essencial para evitar e controlar a cobrança das glosas. Existem softwares específicos que estão programados para atuar no cotidiano prático do hospital. Assim, eles conseguem realizar a auditoria das cobranças de maneira automatizada.
Dessa forma, a automação por meio de softwares vai além da recuperação do valor da glosa. Ela busca a prevenção de futuras cobranças motivadas pelos mesmos fatores e facilita a análise das incoerências e correções a serem feitas.
A melhor forma de evitar a ocorrência de glosas é manter todo o sistema automatizado e alinhado em todas as suas etapas. Assim, o contrato deve ser claro, não ter equívocos, estar bem redigido e conter todas as informações importantes.
Também devem ser preenchidas as informações sobre materiais, serviços e medicamentos que foram empregados. Além disso, deve haver o laudo médico correspondente aos exames e às técnicas utilizadas. Por último, e não menos importante, é preciso ter uma guia que contenha os dados referentes ao faturamento. Ela deve ser analisada e remetida para a empresa conveniada.
Como vimos, são muitas as vantagens da automação dos processos no controle das glosas hospitalares. Os benefícios vão além do aspecto financeiro. Tudo isso garante maior segurança na gestão hospitalar e, consequentemente, a melhoria dos serviços prestados.
Ficou interessado em saber mais sobre a automação desse sistema? Entre em contato conosco e tire outras dúvidas!
O post Glosas hospitalares: o que são e como evitá-las? apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post Saiba como fazer controle de caixa no consultório apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Como toda a empresa, uma clínica ou consultório terá despesas sendo fundamental um controle do fluxo de caixa para bom andamento dos serviços. Esse fluxo de caixa diz respeito a todo tipo de dinheiro que entra e sai do caixa do empreendimento e é extremamente importante ter atenção com ele.
Quer saber mais? Então, continue a leitura.
O controle de caixa é fundamental para que se tenha um bom planejamento de diversas ações em uma clínica ou consultório.
Com esse controle é possível perceber onde estão surgindo gastos mais altos, qual a procedência de cada valor que entra no caixa, efetuar o pagamento de despesas, entre outros.
Para ajudar você a entender um pouco mais sobre como ter um bom controle de caixa, separamos algumas dicas. Confira!
Conhecer o dinheiro que entra e sai do caixa é muito importante para que você tenha controle e consiga identificar os fluxos. É possível identificar a natureza dos recursos em cada transação estabelecendo o quanto se gasta e o quanto se recebe individualmente, por cada delas.
Para que isso seja uma tarefa fácil de executar, o indicado é que cada conjunto de transações esteja registrado no fluxo de caixa com uma nomenclatura que represente, dentro das categorias, a entrada ou a saída.
De nada vale registrar os valores de entrada e saída sem ao menos saber qual a procedência deles. Sendo assim, você pode dividir essas transações em categorias, como:
Desse modo, o controle dos gastos fica muito mais fácil de ser executado, uma vez que a visualização das despesas se torna mais clara, objetiva e acessível.
Uma das maiores confusões no orçamento de clínicas e consultórios, diz respeito a não separação de finanças pessoais das finanças profissionais. O que isso quer dizer?
Significa que é muito mais fácil o gestor não conseguir administrar os dois tipos de finanças e acabar prejudicando um dos lados, que geralmente reflete na administração do consultório.
No momento em que essa separação de contas não é realizada, precisar o quanto se fatura mensalmente, quais as despesas do consultório e quais as despesas pessoais, se torna tarefa impossível de realizar, tendo em vista que não há um controle fixo dessas despesas, prejudicando, assim, a gerência dos recursos financeiros.
O ideal é que se tenha contas bancárias diferentes ou então um caixa fixo no consultório, isso é, que não do estabelecimento.
Você é daquelas pessoas que não tem o costume de guardar os comprovantes de pagamento feitos no cartão de crédito ou de débito? Sabia que realizar o detalhamento do fluxo bancário, inclusive dos cartões de crédito e débito, é muito importante?
Isso mesmo! No momento em que é realizada uma análise aprofundada desses pagamentos, é possível perceber inconsistências no fluxo de caixa. Por exemplo, realizar o acompanhamento de um cheque que não teve o seu dinheiro depositado ou sacado na data certa, evita que haja uma surpresa negativa no caixa do consultório.
O mesmo vale para extratos bancários e notas fiscais. Pode até ser um pouco desgastante executar essa análise manualmente, mas para facilitar a gestão há controles automatizados.
Esses softwares de controle automatizado para a gestão de consultórios e clínicas facilitam a forma como são conduzidas as questões burocráticas desses estabelecimentos. Além disso, prezam pela divulgação de relatórios práticos e de fácil entendimento.
Para uma boa gestão das finanças, da clínica ou consultório, é essencial que todas as informações financeiras sejam analisadas e monitoradas constantemente.
A partir de análises e de monitoramentos, têm-se resultados de qual setor da clínica ou consultório, gera uma despesa maior no orçamento e como diminuir os custos dele, por exemplo.
Também é possível ter conhecimento dos períodos em que há uma procura ou não por profissionais e serviços. Enfim, com a análise periódica das despesas dá para ter uma consciência maior na hora de administrar as finanças.
Atualmente, a oferta de softwares e aplicativos para gestão de consultórios e clínicas, está em constante crescimento. Esses softwares têm como objetivo tornar a gestão e administração das finanças mais fácil.
Os softwares de gestão financeira, basicamente, trabalham com o controle de caixa e com uma gestão de dados avançada, conseguem gerar planilhas e relatórios com números reais das despesas e receitas de maneira semanal, mensal e anual.
Para que esse tipo de programa seja aproveitado ao máximo, o indicado é que quem irá trabalhar com ele, passe por um treinamento a fim de que se obtenha uma intimidade com todas as funcionalidades da máquina, para que o mesmo seja bem aproveitado.
Pode parecer óbvio, mas quando nos referimos à gestão de finanças na área de saúde é fundamental que se tenha um planejamento bem elaborado.
Uma gestão eficiente implica no planejamento, execução, análise e mensuração dos dados. Quanto à fase do planejamento, com ela o gestor pode montar projeções, determinar áreas em que um investimento é plausível e corrigir erros, entre outras questões.
Nesse planejamento, o indicado é que haja estabelecimento dos objetivos financeiros a longo prazo. Só assim é possível ter um norte de onde se quer chegar com a clínica ou consultório, bem como realizar essas metas e montar estratégias de prevenção, caso surja algum imprevisto.
Ter um controle de caixa automatizado para clínicas e consultórios é um dos fatores que impactam no reconhecimento de mercado. Com esse controle preciso, é possível adquirir novos equipamentos, realizar cursos e trazer novidades para o atendimento aos pacientes.
Neste post, você pode conhecer algumas dicas de como ter um controle de caixa mais eficiente. Que tal ter uma experiência gratuita de como utilizar um software de gestão? Preencha aqui os seus dados e teste o software Nortesys Clinic.
O post Saiba como fazer controle de caixa no consultório apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post 5 benefícios de acompanhar os relatórios gerenciais da sua clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O benefício desse instrumento de navegação inventado pelos chineses (no século I a.C.) tornou-se ainda mais eficaz com o uso simultâneo de mapas cartográficos. Juntos, a bússola e os mapas permitiam que os comandantes da tripulação fizessem cálculos precisos sobre a direção e a geografia do local para onde se dirigiam.
Figurativamente, no contexto de uma clínica, é possível comparar a função dos softwares de gestão integrada à das bússolas, e a função dos relatórios gerenciais à dos mapas — visto que essas duas ferramentas modernas de gestão empresarial servem para orientar a diretoria e a gerência das organizações a encontrarem, em um mar de incertezas, um porto seguro e próspero para o negócio.
Nesse sentido, se você está interessado em aperfeiçoar a administração da sua clínica ou consultório e melhorar os resultados operacionais do empreendimento como um todo, continue a leitura deste post para conhecer os benefícios de acompanhar os relatórios gerenciais tendo tais interesses em vista. Acompanhe!
A frase latina que inspirou a poesia “Navegar é preciso”, de Fernando Pessoa (“Navigare necesse; vivere non est necesse”), foi proferida originalmente por um ilustre e jovem general romano chamado Pompeu Magno (106-48 a.C.) a uma tripulação de marinheiros amedrontada e que se recusava a navegar rumo à guerra.
Outra vez, de maneira figurativa, emprestamos o exemplo das navegações, bem como a interpretação da poesia portuguesa para enfatizar que, da mesma forma que era preciso navegar rumo à batalha, hoje é preciso sair da zona de conforto e gerenciar com disciplina todos os resultados da organização.
Para isso, eis uma estratégia eficiente:
Momentos e ações desse tipo são comuns em algumas empresas, mas não em todas. Se na sua clínica vocês não têm um calendário de reuniões para resolver questões internas à luz de dados dos relatórios de acompanhamento, esse é um excelente momento para começar a “comandar mais de perto sua embarcação”.
Na medida em que a arte requer inspiração, a gestão administrativa requer precisão. O poeta, no exemplo anterior, recorreu a um clássico da literatura grega para criar; mas, e o gestor moderno, a que deve recorrer para obter maior precisão ao decidir?
Em resposta a essa necessidade, os relatórios gerenciais caem como uma luva, pois condensam informações relevantes, as organizam em categorias e facilitam a análise minuciosa de dados. Dessa maneira, fica simples acompanhar históricos de resultados e identificar se a empresa tem conquistado avanços ou retrocessos em determinadas áreas.
Para acertar ao decidir, principalmente em situações delicadas, a clareza dos dados é fundamental. Os riscos sempre vão existir em qualquer tomada de decisão, no entanto eles serão menores se a ação decisória estiver alicerçada sobre números que refletem a realidade da clínica.
Os gargalos são entraves que atrasam o andamento dos processos de uma empresa. No setor financeiro, os gargalos podem ser representados por atrasos nos pagamentos em geral, lentidão na emissão de boletos ou ordens de pagamento, dificuldade para atualizar e extrair informações do sistema etc.
A produtividade, por sua vez, no ambiente de uma clínica, está relacionada com:
Na prática, obter ganhos em cada uma dessas frentes que determinam a produtividade do empreendimento só é possível por meio de uma gestão organizada, enxuta e objetiva.
Os relatórios gerenciais, nesse contexto, se destacam por tornar visíveis informações-chave das áreas financeira, fiscal, compras, atendimento, entre outras; informações estratégicas que servem de amparo às equipes nas suas várias decisões cotidianas.
Além do crescimento do faturamento, a redução de custos também está relacionada ao aumento do ROI de uma clínica. Realizar mais tarefas em menos tempo, utilizando menos recursos e obtendo mais qualidade, é o grande desafio da gerência.
O retorno sobre o investimento, ou simplesmente ROI (Return On Investment), em qualquer negócio, é caracterizado por um percentual aferido por uma equação que envolve todos os investimentos realizados no empreendimento, assim como os respectivos resultados financeiros obtidos nas operações comerciais.
Para levantar e tratar esse tipo de dado é necessário uma ampla análise de relatórios gerenciais, os quais tornam a apuração de resultados possível, transparente e confiável.
Relatórios personalizados, após serem gerados nos softwares de gestão, permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas do negócio. Veja alguns desses relatórios gerenciais:
Esse certamente é um dos mais importantes, visto que traz à torna a verdadeira situação financeira da empresa, considerando o histórico e a previsão de suas receitas, despesas, investimentos e reservas. Vale destacar que erros na gestão do fluxo de caixa impactam diretamente o ROI da clínica.
Os relatórios gerenciais de contas simplificam a gestão dos dois principais comportamentos de uma empresa: pagar e receber. Sem a visibilidade do detalhamento dessas ações, a condução das demais atividades do empreendimento fica comprometida.
Aumentar o número de atendimentos é importante, mas aumentar em quanto? Será que um ajuste nos preços não seria suficiente? Em que período do ano o número de pacientes diminui? Perguntas desse tipo são levantadas e respondidas pela análise de relatórios de atendimentos, os quais devem ser diariamente observados pelos gerentes da clínica.
Saber o que os pacientes precisam, bem como o que acharam da experiência com cada área da empresa é tão importante quanto apenas atendê-los. Isso porque os custos da retenção de clientes são bastante inferiores aos da aquisição. Além disso, o prestígio do estabelecimento tende a crescer quando o nível de satisfação dos pacientes é acompanhado de perto.
O DRE é uma visão contábil do negócio, que mostra o lucro ou o prejuízo das operações durante determinado período. Portanto, quanto mais rigorosa for a apuração dos dados que alimentam esse demonstrativo (faturamento, impostos, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que evidenciam a real situação financeira da clínica.
Como se pode perceber, comandar uma empresa sem apoio de tecnologia e de relatórios gerenciais é como navegar à deriva no oceano. Não corra esse risco!
Entre em contato conosco agora para conhecer as transformações positivas que nossos 20 anos de experiência em soluções tecnológicas são capazes de propiciar à gestão da sua clínica ou consultório!
O post 5 benefícios de acompanhar os relatórios gerenciais da sua clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post 6 benefícios ao adotar um software na gestão de sua clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Algumas estratégias podem ser utilizadas para ajudar esses profissionais a organizar as finanças da clínica e ter um bom retorno financeiro do estabelecimento. Utilizar um software de gestão para clínica, por exemplo, é uma solução prática e eficiente, ideal para auxiliar na gestão financeira de sua clínica médica.
Por isso, nos post de hoje falaremos justamente sobre os benefícios de adotar um software de gestão para clínicas. Acompanhe e confira!
O maior problema financeiro vivido por médicos em suas clínicas é a falta de controle do fluxo de caixa no dia a dia de atendimento. Muitas vezes, a secretaria fica responsável pela organização financeira, e o profissional dono da clínica sabe pouco e tem mínimo controle sobre as transações financeiras que são realizadas.
Por isso, os softwares de gestão oferecem recursos destinados ao controle do fluxo de caixa, com automatização dos processos e registro de todas as transações realizadas na clínica, de forma organizada e fidedigna. Há ainda espaço para o registro de todas as entradas e saídas da clínica.
Assim, as informações, registradas digitalmente, são mais exatas e confiáveis do que aquelas registradas manualmente, mais sujeitas a erros humanos. Além disso, a automatização torna os processos da clínica mais agilizados, e aumenta o rendimento da equipe.
Os softwares apresentam também ferramentas para a gestão de estoque e dos fornecedores da clínica. Com isso, é possível criar planilhas de comparação de preços entre os principais fornecedores, de forma a ajudar na escolha de um produto de confiança e com preço mais acessível.
É possível também realizar o controle de estoque diretamente no sistema de gestão. Assim, todas as informações sobre número de materiais, vencimentos e datas das próximas compras podem ser visualizadas de uma vez só.
As planilhas manuais de controle de estoque são trabalhosas, e exigem muito tempo do profissional, para o acompanhamento exato dos materiais que entram e saem da clínica. Já o controle pelo software é exato e prático, e evita problemas com falta de materiais ou vencimento de produtos.
Os módulos de gestão financeira dos softwares de gestão permitem a divisão organizada entre contas a pagar e contas a receber — um processo essencial para uma melhor visualização e acompanhamento da saúde financeira da clínica.
Organizar e dividir essas contas permite que sejam acompanhados todos os custos da clínica, o que facilita identificar custos mais altos ou que podem não ser necessários. Trata-se de uma forma de analisar e planejar a redução de custos organizadamente, e baseada em informações confiáveis.
Assim, as compras são confirmadas automaticamente no sistema, pela entrada das notas fiscais, garantindo um controle de estoque bastante preciso e a identificação dos produtos que estão “encalhados”, sem uso na clínica.
Na parte de contas a receber, o software ajuda também a identificar possíveis atrasos de pagamentos e redução da entrada de lucros de consultas e procedimentos, por exemplo. O dono da clínica detecta precocemente essas alterações e pode agir antes que o problema cresça e tenha maiores problemas financeiros.
Toda clínica médica precisa ter um fundo de reservas financeiras, para o caso de imprevistos. Mas, para isso, a clínica precisa saber, com clareza, quais são seus custos fixos do mês (aluguel e manutenção do espaço físico, compra de materiais e produtos, pagamento de salários) e os possíveis custos esporádicos (manutenção de equipamentos, contratações e demissões).
Quanto a isso, o controle financeiro proporcionado pelo software de gestão permite a projeção dos custos e lucros nos meses baseados nas movimentações anteriores, tornando mais fácil todo o planejamento de reservas financeiras.
Além disso, a vantagem de ter um planejamento de reservas é que, se a clínica passar por um momento financeiramente difícil, sofrerá menos impactos, e poderá se restabelecer com mais facilidade.
Outra das grandes vantagens do uso de softwares de gestão em clínicas médicas é a facilidade de acesso às informações da clínica, a qualquer momento.
O registro financeiro manual ou em planilhas soltas no computador traz desorganização e dificulta ao profissional encontrar rapidamente os dados que precisa para planejar alguma compra ou tomar decisões na clínica. Isso resulta em mais tempo é gasto — pior ainda, as informações podem se perder.
Já com um software de gestão para clínica, todas as informações financeiras são reunidas em um mesmo lugar, facilmente acessado. Assim, os dados podem ser acessados rapidamente, a partir de qualquer dispositivo com internet.
O dono da clínica pode acessar relatórios financeiros mensais, planilhas de entrada e saída de recursos, fluxo de caixa diário e mensal, faturamento em consultas e procedimentos, gastos com fornecedores, e qualquer outra informação financeira que desejar.
Sem dúvida, a segurança das informações é um dos pontos mais importantes em softwares de gestão. Esses sistemas são feitos de modo que todos os dados registrados são de sigilo absoluto, tanto aqueles referentes aos pacientes atendidos e procedimentos realizados como os relativos à gestão financeira da clínica.
Como uma forma de proteção para a clínica, apenas os funcionários responsáveis pela gestão financeira e os donos da clínica podem ter acesso às informações de fluxo de caixa e planilhas financeiras.
Inclusive, uma boa opção são os sistemas em nuvem, com vários níveis de acesso e criptografia, que conferem ainda mais segurança.
Seja como for, o software de gestão é uma forma segura e eficaz, como bem vimos, de fazer o controle financeiro da clínica. Com eles, nenhuma informação financeira é vazada ou acessada de forma inadequada.
Utilizar um software de gestão para clínica é o caminho para um controle financeiro mais acertado, prático e seguro. E, vale lembrar, uma clínica médica com boa saúde financeira é o primeiro passo para o crescimento, desenvolvimento e sucesso do negócio no mercado de saúde atual!
Então, gostou do post? Agora que você descobriu algumas das vantagens de se utilizar um software de gestão, entre em contato conosco e conheça o nosso software de gestão de clínicas e consultórios!
O post 6 benefícios ao adotar um software na gestão de sua clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>