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Controle de estoque: 4 segredos para comprar apenas o necessário

Controle de estoque

Na clínica ou no consultório, frequentemente, o estoque consiste em um armário ou uma sala na qual os materiais são armazenados. Mas, é preciso ter cuidado: vários problemas podem ser causados por um controle de estoque deficiente.

Seja pelo excesso ou pela ausência de materiais, um estoque sem o devido monitoramento pode prejudicar o trabalho de diversas formas. Ter material sobrando significa planejamento ruim, que se resume, basicamente, em perda de dinheiro. Corre-se o risco de ter insumos com validade vencida que se destinarão ao lixo ou, pior, que serão usados em um momento de distração, causando danos aos pacientes.

Similarmente, a falta de materiais sinaliza, também, que o planejamento de compras não está adequado ao andamento dos serviços. As consequências podem ser desastrosas. Deixar de atender um paciente ou perder o horário devido à falta de insumos é um problema que não pode existir no seu consultório.

Ao longo deste post, listamos 4 dicas para ajudar você a obter um bom controle de estoque para reduzir perdas e aumentar a lucratividade da sua clínica. Boa leitura!

1. Organize e avalie o estoque

Na rotina corrida de uma clínica, nem sempre é possível dedicar o tempo necessário para lidar com o estoque. Sendo assim, é necessário ter o material em tempo hábil. Para que isso seja possível, é preciso ter organização. Avalie os serviços que são oferecidos em sua organização e separe os materiais em conformidade.

Além disso, lembre-se de que novos itens devem sempre ser alocados ao fundo para que você não tenha problemas relacionados à validade. Outra dica simples e útil consiste em usar etiquetas nos armários para ter mais agilidade na hora de utilizar os materiais.

Um bom exemplo pode ser verificado durante as estações mais frias do ano. Como nessa época há um considerável aumento na procura por vacinas, é altamente recomendável preparar seu estoque antecipadamente, baseando-se em dados coligidos pelo software.

Ao dispor de um sistema automatizado de controle, você poderá, em grande medida, abandonar processos manuais e, assim, ampliar a qualidade dos atendimentos oferecidos em sua clínica ou consultório.

Para que tudo isso seja, de fato, colocado em prática, o estoque deve ser constantemente avaliado. As análises devem ser realizadas de modo que os problemas possam ser diagnosticados oportunamente e resolvidos sem gerar prejuízos adicionais ao trabalho e performance da equipe. Nesse sentido, manter um colaborador responsável por isso ou fazer rodízio entre os membros pode ser uma boa ideia.

Outro ponto muito importante na hora de avaliar o estoque refere-se à quantidade de medicamentos e materiais que ele possui. Muitas pessoas acreditam que quanto mais produtos se tem no estoque, melhor ele está. E isso está erradíssimo!

É muito importante trabalhar com uma margem de segurança. Desse modo, você garante que todos os procedimentos oferecidos aos pacientes sejam adequadamente realizados.

Um estoque com muitos materiais apresenta grandes chances de falhas: medicamentos que estão parados podem vencer sem que você se dê conta, levando a clínica a perder a oportunidade de disponibilizar aos pacientes os materiais e medicamentos mais modernos, pois, você precisará utilizar todo o estoque que já possui.

Colocando em prática esses segredos de controle de estoque, nunca mais a sua organização sofrerá com a falta ou o excesso de materiais. Isso é imprescindível para oferecer o apoio que a sua equipe precisa para fazer o que ela sabe de melhor: acolher e atender com excelência e, assim, aprimorar o relacionamento com os pacientes.

2. Contrate um software de gestão

Por que contratar um software se uma tabela simples pode resolver o problema? O estoque deve estar controlado de acordo com os processos de trabalho da clínica. Por isso ele tem relação direta com o planejamento de gestão. Definitivamente, não é uma tabela que faz isso.

Um software não serve apenas para controlar os itens, é preciso que ele seja integrado à gestão de todos os outros setores e fazer o controle do estoque com base:

  • no lote e na validade;
  • por consultório ou departamento;
  • nos procedimentos ou atendimentos.

3. Treine a equipe e conheça os seus pacientes

Independentemente do porte da clínica, toda a equipe técnica deve ter conhecimentos mínimos sobre a gestão do estoque. Porém, os colaboradores cujas atividades têm relação direta com o estoque devem receber treinamentos específicos sobre organização, lançamento no sistema, etiquetamento e armazenagem.

Promova um treinamento indicando como deve ser o procedimento de organização do estoque, aborde o que deve ser feito todos os dias (o que é semanal, mensal e assim por diante). Tenha uma boa comunicação com a sua equipe para que os resultados positivos apareçam.

Outro ponto importante diz respeito a qualidade do controle do estoque de uma clínica que depende, também, do conhecimento do seu público, ou seja, você deve saber quais são as reais necessidades dos seus pacientes.

Há, por exemplo, materiais e equipamentos utilizados em clínicas de estética que não são utilizados em um consultório médico. Tendo esse conhecimento de mercado fica mais fácil gerir o estoque da clínica e evitar gastos extras.

4. Cuidado com o armazenamento dos materiais

É muito importante atentar-se às condições de armazenamentos dos medicamentos e materiais utilizados no estabelecimento. Eles devem ser abrigados em locais ventilados, com luz e temperatura adequadas. Há alguns que necessitam ser guardados em locais especiais, como refrigeradores e freezers.

Além disso, o local destinado ao abrigo desses materiais deve estar devidamente protegido contra animais e parasitas, ter boa circulação de ar, proteção contra incêndio, espaço adequado para a movimentação de pessoas e materiais, entre outros elementos dessa natureza.

Além do cuidado com o armazenamento dos materiais é muito válido adotar na clínica/consultório os inventários, uma vez que eles são os grandes aliados da gestão das clínicas e/ou consultórios. Com eles é possível controlar tudo o que se encontra armazenado, a fim de acompanhar tudo o que entra, sai e o momento exato no qual essas ações são realizadas.

O controle de estoque, quando efetuado periodicamente, viabiliza a identificação de falhas, desperdícios, perdas de materiais no estoque etc. Ao realizar essas atividades com agilidade, você será capaz de obter respostas mais rápidas para corrigir os erros cometidos e evitar retrabalhos.

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