Um controle de estoque eficaz é algo primordial para o funcionamento de praticamente qualquer tipo de negócio. Esse setor é quase o coração da empresa: é ele que vai garantir os suprimentos, itens e produtos necessários para que os procedimentos possam ser realizados e os clientes saiam satisfeitos do empreendimento.
Com uma clínica, a coisa não muda muito de figura. Ela precisa ter um domínio eficiente do seu acervo, sob pena de não conseguir oferecer tudo aquilo de que os pacientes precisam, como tratamentos e procedimentos médicos.
Quer descobrir como fazer um eficiente controle de estoque da clínica? Continue a leitura e veja as dicas que preparamos!
Conheça sua demanda
O primeiro passo para gerenciar bem o controle de estoque da clínica é conhecer a sua demanda. Afinal, se você não tem ciência do volume de pessoas que vai atender, como saberá a quantidade de itens que deve ter em seu acervo? Essa falta de controle pode ocasionar a compra de produtos em excesso, a falta deles ou o pior: a expiração do prazo de validade.
Para conhecer sua demanda, é recomendável fazer uma inspeção semanal, que acompanhe a duração de cada lote adquirido em relação aos serviços prestados. Também é possível fazer essa análise individualmente, vendo o que cada profissional utilizou e o que ficou encostado.
Assim, ao final de um mês ou dois, você terá uma noção aproximada do que usa mais e do que não precisa comprar com tanta frequência, podendo fazer uma previsão mais exata, evitando a superlotação do estoque, desperdícios ou prejuízos desnecessários.
Aposte na organização
A organização é um passo muito importante para um controle de estoque eficiente. Ela ajuda a ter mais exatidão no processo e, mais uma vez, faz com que você não tenha prejuízos que poderiam ser evitados.
Uma boa sugestão é posicionar os produtos de acordo com o prazo de validade, deixando os mais antigos na frente. Assim, você dá prioridade de uso àqueles que estão mais próximos de vencer e evita que materiais sejam jogados fora.
Outro jeito interessante de organizar é de acordo com a demanda. Deixe mais à mão os itens que a clínica utiliza com mais frequência, pois isso auxilia até na logística e no acesso dos profissionais ao acervo.
Padronize
Apostar na padronização é outra boa forma de melhorar o controle de estoque da clínica. Você pode criar descrições uniformes e colocá-las manualmente (ou com a ajuda de um etiquetador) nos produtos. Isso não só facilita a localização dos itens, como até mesmo evita que haja duplicidade no cadastro.
Aproveitar a existência dos códigos de barra das embalagens também pode ser uma atitude inteligente, pois elas propiciarão mais precisão a seu acervo. A padronização ajuda a evitar a duplicidade, diminui a ocorrência de erros e colabora para a elaboração de um inventário correto. Além disso, é uma forma de auxiliar os próprios funcionários a encontrarem com mais facilidade os itens do estoque.
Invista em tecnologia
Nos dias de hoje, as empresas que não apostarem em tecnologia estarão um passo atrás da concorrência — e isso serve também para quem quer um controle de estoque eficiente. Automatizar os processos pode ser uma excelente ideia, com um bom custo/benefício para o empreendimento.
Até mesmo aplicativos gratuitos podem trazer bons ganhos em termos de eficiência e produtividade, mas o mercado já oferece algumas soluções capazes de auxiliar no domínio de entradas, saídas, frequência e quantidade de itens do seu acervo. Vale a pena contar com esses softwares, pois, além de práticos e rápidos, eles conferem um ar moderno ao seu empreendimento.
O uso de sistemas para a gestão do estoque traz vantagens como:
- maior agilidades para os processos;
- melhor produtividade da equipe;
- diminuição de erros e retrabalhos;
- redução de custos para a clínica;
- aumento da eficiência.
Alguns estabelecimentos também utilizam o controle por código de barra, para garantir a exatidão na contagem dos itens do estoque. Essa é uma alternativa simples e com um bom custo/benefício, que facilita o controle de insumos e diminui as chances de erros.
Observe as condições de armazenamento
As condições de armazenamento também são muito importantes para um bom controle de estoque da clínica. São elas que garantem que os produtos e materiais de saúde não sejam danificados e possam ser usados com segurança pelos profissionais de saúde.
Medicações para uso interno ou externo devem ser mantidas em locais bem ventilados, com temperatura e luz adequadas. Alguns necessitam de condições especiais de estocagem, como proteção de luz e armazenamento na geladeira.
Esses detalhes precisam ser conhecidos para evitar perdas desnecessárias. O espaço do estoque deve ser limpo com alta frequência, garantindo que os produtos utilizados não tenham interferência sobre a qualidade de algum insumo.
Registre todas as movimentações
Aquele antigo hábito de “bater o olho” para verificar quais produtos precisam ser comprados deve ser deixado no passado. Uma verificação completa e organizada não pode ser feita apenas pela memória da pessoa responsável pelo estoque. O gestor precisa saber, com clareza, quais produtos possui, em que quantidade e quais as suas validades.
Qualquer item que entra e sai do estoque deve estar registrado de acordo com o seu tipo, a quantidade e a validade. O ideal é que esse registro ocorra nas plataformas dos softwares de gestão, para que o processo seja mais ágil e sem erros.
Se esse ainda não é o caso da sua clínica, comece com o registro em um livro específico para tal fim. O registro rigoroso do estoque ajuda a controlar as movimentações, permite identificar com mais exatidão a demanda e garante uma compra de estoque mais precisa (sem excessos ou falta de produtos).
Evite grandes estoques
Muitas pessoas acreditam que quanto mais estoque a clínica tem em seu espaço físico, melhor é o seu atendimento. Mas esse é um pensamento errôneo. O estabelecimento deve trabalhar com uma margem de segurança, para garantir que nunca falte um material durante o atendimento, mesmo que seu uso tenha aumentado por algum motivo. Porém, isso não significa que devem ser estocadas quantidades exageradas.
Além de ocupar muito espaço físico, a estocagem de grandes quantidades faz com que o dinheiro fique “parado”, assim como os materiais ali armazenados. Outras desvantagens dos grandes estoques em clínicas são:
- possível perda de material por desgaste ou falta de utilização;
- vencimento das validades sem utilização;
- perda da oportunidade de compra de materiais e medicamentos mais modernos, já que a clínica precisa utilizar todos aqueles que foram adquiridos e armazenados.
Realize inventários periódicos
A realização de inventários é um passo muito importante para um controle de estoque rigoroso. Trata-se da contagem de todos os materiais do estoque da clínica para a comparação com os números registrados no controle (seja em controles feitos à mão, seja em controles que ocorrem nos sistemas de gestão digitais).
Essa ferramenta ajuda a controlar todo o estoque e a verificar se tudo o que entrou e saiu da clínica está registrado e de acordo. É possível identificar falhas, perdas, desperdícios e qualquer outra não conformidade.
O inventário deve ser realizado de forma periódica, de acordo com a organização da clínica. Quando feito de maneira mais frequente, permite a elaboração de uma resolução rápida e a implantação de ações que evitem mais erros. Além disso, ele ajuda os profissionais a se prepararem para os próximos atendimentos, de acordo com o que foi visto e registrado.
Combine prazos com os fornecedores
A relação com os fornecedores tem grande influência sobre o controle de estoque de qualquer clínica. Afinal, trata-se dos responsáveis pela entrega de materiais e pela garantia de que não faltem suprimentos durante o atendimento.
Os prazos para entrega precisam estar muito bem definidos entre o estabelecimento e os fornecedores. Evita-se, assim, passar pela falta de materiais ou comprometer a qualidade do atendimento.
Busque fornecedores que trabalhem com prazos regulares e programados para as entregas. É interessante buscar informações sobre a pontualidade da empresa junto a outras clínicas antes de contratá-la.
Outro ponto importante é a construção de um relacionamento de confiança entre o estabelecimento e seus fornecedores. Essa relação pode garantir ajuda em momentos críticos para a clínica, quando for preciso ter maiores quantidades de materiais ou uma entrega com um prazo menor.
Treine a equipe
De nada adianta ter um estoque organizado, padronizado e com as quantidades suficientes se a equipe da clínica não souber fazer a sua manutenção. Por isso, é importante que os colaboradores sejam treinados para lidar com ele no dia a dia de trabalho e atendimento.
Primeiramente, a forma de organização e padronização deve ser explicada a todos os membros do time (profissionais de saúde, recepcionistas, secretárias). Isso garante que todos mantenham o estoque da melhor forma e possam encontrar com facilidade qualquer item, sem a necessidade de chamar uma pessoa específica.
O responsável pelo registro dos controles do estoque deve ser treinado para o uso do software de gestão escolhido, para que a ferramenta seja manuseada da melhor forma possível. Os demais funcionários precisam também de, pelo menos, um treinamento básico, para que possam registrar e acessar informações na ausência da pessoa encarregada.
A equipe deve ser informada quando o fornecedor de algum produto for trocado, pois a embalagem passará a ser diferente — e pode haver dificuldades para encontrá-lo no estoque. Um bom controle garante o funcionamento organizado e impede que um paciente deixe ser atendido por falta de material, o que seria muito prejudicial para ele e para o próprio estabelecimento.
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