Manter a administração de um estabelecimento de saúde requer uma série de cuidados, desde prezar pelo oferecimento de um atendimento de qualidade até realizar a gestão e o controle de estoque em clínicas de maneira eficiente.
Ter o conhecimento daquilo que entra e sai do estoque é essencial para montar um planejamento correto e ter o controle financeiro do negócio. Por isso, é importante documentar todas as operações de forma a facilitar cada processo de produção e melhorar a organização do empreendimento.
Mas, afinal, como fazer um controle de estoque nas clínicas? Neste post, daremos dicas para mostrar que não é difícil. Acompanhe a leitura!
Qual é a importância do controle de estoque em clínicas?
Controlar o que entra e sai da clínica é muito importante. Contudo, nem todos os profissionais da área da saúde dão a atenção devida a isso.
Sendo assim, antes de passarmos às dicas, é necessário compreender a necessidade de realizar a gestão e o controle de estoque em clínicas, hospitais e demais centros de saúde.
Fazer o controle de estoque significa deter conhecimento acerca dos mantimentos, produtos, equipamentos e outros tipos de materiais que são utilizados nas operações e procedimentos realizados na clínica, para que sejam suficientes e destinados a todas as etapas do negócio. É, de maneira geral, conhecer o seu estabelecimento.
Logo, quanto maiores forem os recursos e o investimento para ajudar a melhorar a gestão de estoque, menores serão os riscos de surgimento de prejuízos financeiros para o negócio.
Como fazer um controle de estoque adequado?
O controle de estoque exige organização nas áreas administrativas, financeira e de pessoal. Apresentaremos algumas dicas de como ele pode ser feito.
Faça inventários periodicamente
A organização dos produtos nos estabelecimentos de saúde respeita a data de validade, as características e o valor do item, por exemplo. Além disso, trata-se de garantir um local adequado para o seu armazenamento.
A partir daí, há a contabilização do inventário, ou seja, a contagem de todas as mercadorias que a clínica possui em estoque. Assim, depois de contabilizar todos os itens será feito o relatório, contendo as informações de compra e venda. Isso ajuda a controlar o valor que foi investido no negócio e saber o que foi utilizado e o que ainda permanece armazenado.
Dessa maneira, é necessário fazer o levantamento do estoque periodicamente. Isso pode ser feito por meio da elaboração de inventários e planilhas, não apenas anualmente, mas mensalmente ou conforme o volume de insumos que circulam no seu negócio.
Essas ferramentas ajudam a organizar e relatar o fluxo de entrada e saída de mercadorias e as suas características. Esse processo pode ser catalogado de acordo com o valor de cada produto, por exemplo.
Assim, aqueles que têm um valor maior podem ser inventariados mensalmente. Por outro lado, os produtos com valor médio e menor devem ser verificados a cada dois meses ou em mais tempo. A lógica é a seguinte: quanto mais caro for produto, maior será o dever de fazer o seu inventário em períodos mais curtos.
Armazene corretamente os produtos
O armazenamento adequado dos insumos da clínica garante a preservação da sua qualidade original e das suas características químicas e biológicas, principalmente se a mercadoria se tratar de medicamentos.
Assim que os produtos chegam, eles devem ser catalogados conforme a data de validade e armazenados seguindo as orientações indicadas pelos fabricantes — alguns precisam ser guardados em altas temperaturas para não perder as suas propriedades, outros devem ficar fora do alcance da luz etc.
Assim, as boas condições de armazenamento dependem de:
- espaço suficiente para que os produtos, especialmente os frágeis, sejam guardados facilmente;
- presença de geladeiras e refrigeradores;
- espaços escuros com pouca luz;
- limpeza constante para evitar proliferação de micro-organismos nocivos.
Esses são apenas alguns dos cuidados a serem tomados e que garantem que os insumos não sejam descartados por má conservação antes da sua própria validade. Esse processo é trabalhoso e requer atenção. O ideal é contar com vários profissionais para ajudar nessa etapa.
Organize o processo de compras
Um controle de estoque bem organizado, contendo planilhas e relatórios com todas as informações importantes, ajuda a entender como funciona toda a rotina do estoque. Assim, torna-se possível conhecer o que sai com frequência e o que é mais raro de ser utilizado.
De posse desses dados, o gestor planejará melhor a compra de insumos e dará maior atenção aos produtos que têm mais rotatividade. Tudo isso é feito buscando a melhor relação custo-benefício-qualidade.
Dessa maneira, organizar o processo de compras ajuda a programar a aquisição dos produtos e, ao mesmo tempo, evita o desperdício e o acúmulo de mercadorias.
Mantenha um histórico de fornecedores
Gerar um banco de dados contendo cadastro das indústrias farmacêuticas e demais fornecedores ajuda a conhecê-los melhor e a realizar contratações. Nesse contexto, é possível saber qual deles oferece os melhores insumos, as condições de pagamento mais atrativas, a logística de entrega mais apropriada etc.
Dessa forma, permite que a clínica possa ter opções de fornecedores e, assim, faça a compra dos produtos que oferecer o menor preço, sem perder a qualidade.
Como a tecnologia ajuda nesse controle?
O controle de estoque não pode, simplesmente, ser feito manualmente, em cadernos ou fichas de papel. Esse tipo de material pode ser facilmente rasgado, molhado e perdido. Além disso, há chances de ocorrerem emendas e desvios fraudulentos.
A gestão de uma etapa tão importante de um negócio exige a adoção de um método inovador, que realize essa tarefa de maneira automatizada. É aí que entra a importância do uso de softwares de gestão no controle do estoque de clínicas.
Essa tecnologia permite que o gestor tenha o conhecimento dos produtos armazenados e ajuda a controlar melhor o fluxo de entrada e saída dos mesmos, de forma mais eficiente.
O software consiste em um programa de computador que ajuda a criar planilhas e relatórios que catalogam o índice de consumo mensal dos produtos. Da mesma forma, contribui para fornecer informações em tempo real sobre o estoque e controlar o custo de cada operação e demais informações financeiras, como o gasto de cada paciente, salários, despesas com a manutenção da clínica etc.
Assim, de forma geral, o uso de softwares de gestão proporciona:
- agilidade nas operações de controle e gestão do estoque;
- identificar desperdícios;
- confiança nas informações registradas;
- segurança no armazenamento das informações;
- melhor produtividade dos negócios.
O controle de estoque em clínicas é essencial para manter o registro detalhado de todas as mercadorias que entram e saem da clínica. Esse processo demanda organização rígida, já que é importante que nenhuma informação passe batida ou fique perdida no decorrer de todo esse processo. Logo, a melhor opção para garantir que todo esse registro seja devidamente documentado é por meio do uso de um software de gestão eficiente.
Sua clínica precisa de um controle de estoque? Você está no lugar certo! Entre em contato conosco que vamos ajudá-lo!
