A administração dos negócios envolve uma série de cuidados. Quando se trata de um estabelecimento médico, um dos principais fatores a observar é a gestão financeira de clínica.
O pleno funcionamento de uma instituição de saúde depende da boa administração do seu orçamento. Essa atividade é essencial para proporcionar atendimento adequado, adquirir equipamentos de qualidade e para manter todos os setores médicos.
Cuidar da saúde dos pacientes é tão importante quanto tomar conta da gestão financeira da clínica. Pensando nisso, vamos apresentar sete dicas para manter essa área em pleno funcionamento. Acompanhe a leitura!
O que engloba a gestão financeira de clínica?
A gestão financeira é o conjunto de estratégias e procedimentos administrativos que envolvem o planejamento e o controle de atividades financeiras. Esse gerenciamento visa observar e monitorar a entrada e saída de recursos de um negócio.
A prática também pode ser definida como processos administrativos que organizam e controlam os gastos de todas as áreas do ambiente médico — desde a recepção, passando pelo atendimento, procedimentos médicos, materiais usados etc.
Monitorar o movimento de recursos consumidos permite buscar eventuais gastos desnecessários ou identificar o que pode ser cortado para diminuir as despesas no final do mês. Assim, é possível fazer economias sem perder a qualidade do atendimento.
Como fazer a gestão financeira de clínica?
1. Mantenha um controle do fluxo de caixa
O fluxo de caixa registra a operações financeiras do negócio, incluindo desde pequenas despesas do cotidiano até contas com valores vultuosos. Ele controla o recebimento e o pagamento do estabelecimento.
O profissional que mantém o controle do fluxo de caixa deve analisar cuidadosamente os gastos, que incluem despesas com os funcionários, materiais utilizados, abastecimento de energia, água etc. É muito importante não desconsiderar nenhuma movimentação financeira, ou seja, acompanhar todas as saídas e entradas de dinheiro.
Caso ocorram planejamentos incorretos na administração ou o gestor não tenha conhecimento necessário, a clínica poderá passar por problemas financeiros. Isso pode acarretar pedidos de empréstimos condicionados a juros elevados e desestruturar as suas finanças.
2. Acompanhe as contas a pagar e a receber
O procedimento padrão para garantir uma boa gestão envolve manter o controle dos recursos que saíram e que entraram. Assim, é possível ter conhecimento das contas que precisam ser pagas e dos valores a serem recebidos, fato que contribui para o planejamento financeiro do estabelecimento.
A distribuição dos lucros de um negócio é baseada a partir da análise do montante recebido. A partir daí, deve-se considerar os recursos destinados ao pagamento de impostos, remuneração da equipe de funcionários, custos com as instalações e estruturas do prédio, material médico e equipamentos, entre outras despesas.
Por isso, é importante separar as contas a serem pagas das que serão creditadas. Elas podem ser administradas por meio de planilhas que ajudem a manter o controle. Essa medida permite ter uma visão mais completa sobre todo o negócio e controlar facilmente as movimentações financeiras realizadas, bem como identificar inadimplências e pagamentos incompletos.
3. Controle o repasse de honorários
Após o processo de pagamento das contas devidas, o valor destinado aos honorários dos médicos é repassado. Essa forma de distribuir os lucros é realizada conforme o tipo de participação societária ou de acordo com a taxa de desempenho em certo período.
É importante estabelecer um contrato com os profissionais e, assim, documentar quanto vale cada médico ou sócio dentro da sociedade — ou seja, quanto cada um tem direito a receber.
Também é importante não misturar as despesas da clínica com as contas pessoais. Caso contrário, você poderá arruinar todo o controle financeiro estabelecido. O caixa da empresa deve ser poupado para situações de emergência e imprevistos.
4. Adote tecnologias úteis para o planejamento
A tecnologia traz praticidade e agilidade, além de otimizar o procedimento de organização e o gerenciamento das contas. Um bom exemplo que pode ser usado a favor da administração das clínicas é o software de gestão financeira.
Um programa que controle as tarefas administrativas e médicas é um ótimo investimento. O seu uso acarreta mais produtividade para a equipe, diminui burocracias e agiliza o acesso a dados de pacientes ou outras informações (como prontuários). Também permite manusear facilmente a agenda e marcar ou desmarcar consultas, por exemplo.
O uso de um software proporciona maior controle e planejamento, mantém o registro das operações realizadas e controla o fluxo de caixa. Esse tipo de ferramenta contém diversas programações direcionadas a coletar e identificar gastos desnecessários. A partir daí, é possível criar e aplicar medidas para resolver problemas e prevenir que eles aconteçam.
O programa de software médico facilita operações financeiras, faz contas e garante um planejamento mais eficiente. Como consequência desse investimento, há agilidade no atendimento e diminuição de falhas.
5. Elabore um planejamento eficiente
Elaborar um planejamento com consciência envolve criar objetivos financeiros concretos que podem ser alcançados em pequeno, médio e longo prazo. Para isso é necessário saber quais são os tipos e o número de despesas, a fim de estudar um plano que busque atingir determinado faturamento e definir os investimentos da clínica.
Esse planejamento inclui manter uma quantia de dinheiro como reserva para casos de emergência e contratempos como baixo faturamento, quebra de máquinas ou alguma condenação judicial, entre outras situações.
Dessa maneira, caso o estabelecimento enfrente alguma surpresa desagradável, terá recursos financeiros suficientes para cobrir os custos e poderá superar esse acontecimento sem risco de endividamento ou até mesmo de falência.
A gestão financeira, assim como as demais atividades administrativas, exige planejamento prévio e conhecimento considerável sobre assuntos financeiros. É importante contar com a ajuda de especialistas experientes e que estão atualizados com as mudanças tecnológicas que surgem a favor dos empreendimentos clínicos.
Por isso, ter o auxílio de quem domina as questões relativas à gestão financeira de clínica é uma grande vantagem para os negócios que buscam sobreviver em um mercado tão competitivo e acirrado.
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