Otimizar o processo de agendamento de consultas e procedimentos é um desafio constante para as clínicas. O trabalho com a agenda do consultório requer cuidado em muitos detalhes, como desmarcar horários e encaixar pacientes prioritários, que necessitam de um atendimento imediato, entre outros.
Mas todas essas questões podem ser melhoradas com medidas que têm como objetivo organizar melhor o tempo e o controle dos agendamentos. Assim, é possível garantir um bom fluxo de trabalho e uma maior qualidade no atendimento.
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Como aprimorar a gestão da agenda do consultório?
Um dos principais desafios dos consultórios e clínicas é ter uma agenda organizada, que não cause atrasos e, consequentemente, pacientes insatisfeitos com a demora no atendimento. Pensando nisso, separamos algumas dicas para você otimizar o controle da agenda e, assim, manter a pontualidade. Confira a seguir!
Conheça sua rotina
Para controlar melhor a agenda do consultório, antes de começar a elaborar estratégias, é imprescindível que você conheça muito bem sua rotina. Para tanto, calcule o tempo desprendido para atender cada paciente e, a partir disso, terá uma estimativa de quantos atendimentos serão possíveis durante o dia.
Como consequência, os pacientes não vão esperar muito tempo pelo atendimento, ao passo que você evitará o estresse e os momentos de correria que os atrasos geram. Ainda falando do tempo de duração das consultas, é importante ressaltar as diferenças entre a primeira ida da pessoa ao consultório, os procedimentos realizados e as consultas de retorno.
Isso porque, na maioria das vezes, as primeiras consultas são aquelas que demandam mais tempo do profissional. Elas requerem um conhecimento mais aprofundado do paciente, dos sintomas e dos motivos que o levam até o consultório.
Também é importante analisar os pontos abaixo.
- Você trabalha em outros hospitais e consultórios?
- Quanto tempo é preciso para o deslocamento entre os locais de trabalho?
- Qual é o tempo necessário para organizar todo o material quando chega ao consultório?
- Fica sobreaviso para atender emergências em hospitais?
Além dessas particularidades, é fundamental que algumas atividades sejam separadas em categorias, por ordem de prioridade, para que você não perca nenhum prazo.
Calcule o tempo médio de cada atendimento
Depois de analisar e definir a rotina, descobrir quanto tempo você leva para atender aos pacientes é necessário para estabelecer a duração de cada consulta. É extremamente importante que, durante o encontro, o profissional ouça tudo o que a pessoa que o procurou tem a dizer.
No entanto, é necessário ser conciso e objetivo quanto às informações dialogadas com o paciente. Nessa hora, é preciso ter consciência de que outros pacientes estão aguardando por atendimento na sala de espera. Também tenha em mente que ficar até tarde no consultório nem sempre é sinal de produtividade.
Utilize uma agenda eletrônica
Hoje em dia, a clássica agenda de papel está em desuso. Isso ocorre principalmente devido à sua falta de praticidade, que, muitas vezes, pode gerar confusões (como na hora de desmarcar consultas e adicionar pacientes em alguns horários).
Diante disso, uma das melhores alternativas é um bom sistema informatizado, que tenha a função de agenda, porém com um bônus: poder ser acessado a partir de smartphones, tablets e computadores.
Basicamente, a agenda eletrônica evita que a secretária venha a cometer erros, como:
- marcar consultas no mesmo horário;
- não conseguir encaixar pacientes;
- perder-se nos dias destinados a consultas de rotina ou mostra de exames, entre outros.
Adotar uma agenda eletrônica também permite um acesso aos dados dos pacientes de maneira eficaz. Além disso, é possível visualizar as prescrições já realizadas para aquela pessoa.
Mas os benefícios não param por aí. Confira, a seguir, mais algumas vantagens oferecidas aos consultórios e clínicas.
Gerenciamento de consultas
Por ser online e permitir visualizações em smartphones, tablets e computadores, o médico pode verificar seu cronograma a qualquer momento, além de integrá-lo à sua agenda pessoal. Assim, não serão perdidos prazos importantes, por exemplo.
Lembretes
Há softwares de agenda que enviam, automaticamente, lembretes informando o dia, local e horário da consulta aos pacientes que têm um número de celular cadastrado na plataforma. Dessa forma, a pessoa é lembrada de seu compromisso e, caso não possa comparecer, tem a chance de cancelá-lo antecipadamente.
Agendamentos instantâneos
Em consultórios e clínicas de grande porte, esse sistema é muito eficaz. Ele funciona da seguinte maneira: o paciente tem a possibilidade de marcar sua consulta em qualquer horário do dia, inclusive em finais de semana e feriados. No momento em que for agendar, é possível escolher a data e o horário que se encaixam em sua rotina.
Preze pela otimização da rotina dos colaboradores
Um software de gestão como a agenda eletrônica faz com que consultórios e clínicas economizem seus recursos.
Isso porque os colaboradores terão mais tempo livre para desempenhar outras tarefas que fazem parte do dia a dia de um consultório. Recepcionar os pacientes de maneira humanizada, organizar a sala de recepção e atendimentos ou contatar fornecedores são alguns dos exemplos.
Dessa forma, você terá condições de delegar tarefas a todos os funcionários do consultório e fará com que seu tempo fique menos comprometido com questões que não dizem respeito ao atendimento dos pacientes.
Estabeleça períodos de intervalo
Para oferecer atendimentos de qualidade, é muito importante que sejam estabelecidos períodos de intervalo entre uma consulta e outra. Durante esse espaço de tempo, o profissional pode se preparar para o próximo paciente, acessar o prontuário, inteirar-se sobre sua condição clínica e organizar os materiais que serão necessários.
Há situações em que a agenda estará apertada, porém é muito importante que o profissional descanse um pouco e separe períodos para o almoço e as demais refeições. Lembre-se de que o ato de descansar aumenta a qualidade do cuidado com o paciente e favorece o raciocínio clínico.
Como podemos ver, o controle da agenda de um consultório requer atenção especial com alguns pontos — e não apenas com a agilidade na marcação de consultas e a recepção de pacientes. É importante analisar pontos como a rotina do profissional, o bom uso dos softwares de gestão e o tempo de duração de consultas.
Agora que você já sabe como melhorar o controle da agenda do consultório, entre em contato conosco e conheça mais sobre nossos sistemas de gestão para clínicas. Será um prazer atendê-lo!
