A recepção de um estabelecimento médico é o primeiro contato direto com os pacientes, ou seja, ela é basicamente o cartão de visitas do negócio. Ela transmite a imagem que a sua clínica quer passar para os clientes no momento do atendimento.
Nesse sentido, investir em estratégias para otimizar o trabalho da recepcionista é uma excelente maneira de agregar valor ao negócio e demonstrar que você se importa em passar uma boa impressão e, assim, oferecer um serviço de qualidade e eficiente. Desse modo, manter a simpatia e a cordialidade são fatores muito importantes.
Neste artigo, vamos falar sobre o trabalho da recepcionista e a sua importância para a reputação e bom atendimento da clínica de saúde. Acompanhe!
O papel da recepcionista nas clínicas médicas
A recepcionista é a profissional que fica responsável por realizar o atendimento aos pacientes, via telefone ou pessoalmente, marcar e confirmar consultas, responder e-mails e mensagens, além de executar os demais serviços administrativos e burocráticos.
Contudo, muitas vezes, o excesso de trabalho pode prejudicar esse atendimento e sobrecarregar o profissional. Isso é causado principalmente pelo acúmulo de diversas funções e que pode impedir que a recepcionista execute todos com a devida eficiência.
Nesse cenário, o uso de ferramentas automatizadas pode ser a solução para esse tipo de situação, pois ajuda a melhorar o desempenho da recepção do estabelecimento de saúde e a tornar a experiência dos pacientes muito mais prazerosa e positiva.
Por isso, investir em um software de gestão pode facilitar esse trabalho e fazer com que a recepcionista fique mais tranquila e consiga atender com mais simpatia os pacientes.
A importância dos softwares de gestão nas clínicas
Vamos apresentar, a seguir, as vantagens de adotar um software de gestão na recepção das clínicas médicas. Confira!
Mais produtividade
Esse mecanismo automatizado traz eficiência às tarefas desempenhadas pelos profissionais que atuam na recepção das clínicas. Isso significa que funções, como preencher o cadastro dos pacientes e buscar no arquivo, procurar o prontuário médico dos pacientes, confirmar consultas e agendar horários podem ser delegados a esses sistemas tecnológicos, desafogando, assim, o trabalho dos recepcionistas e evitando que as funções se acumulem.
Com isso, o profissional se torna mais produtivo e eficiente, uma vez que serão delegadas a ele apenas as tarefas consideradas mais importantes, que exigem raciocínio e um certo esforço mental. Além disso, os softwares utilizados no gerenciamento das clínicas melhoram a eficiência do atendimento, pois diminuem o tempo que é gasto trabalhando com agendas manuais feitas de papel e arquivos físicos.
Essa estratégia evita, assim, a demora no atendimento e a possível perda de pacientes. Já que, muitas vezes, os clientes ligam para marcar uma consulta, mas a ligação dá ocupado ou a recepcionista demora a fazer o atendimento, pois está executando outras tarefas e não consegue atender a chamada.
Nesse sentido, os softwares de gestão evitam a ocorrência desse tipo de situação, pois oferecem ferramentas, como agenda online, acesso imediato ao prontuário dos pacientes, as informações cadastrais etc. Com isso, o tempo de espera é menor. Tudo isso agiliza o trabalho dos profissionais que trabalham na recepção, aumentando, assim, a sua produtividade.
Maior qualidade no atendimento
O software de gestão médica possibilita uma melhor qualidade no atendimento aos pacientes, pois libera as recepcionistas das tarefas mais simples e do acúmulo de trabalho. Dessa maneira, sobra mais tempo para que esses profissionais possam direcionar a atenção ao atendimento dos clientes, podendo ser mais cordiais, agradáveis e mostrando maior empatia para com o público.
Além disso, eles têm mais disposição e tempo livre para tirar dúvidas e responder os questionamentos dos pacientes, garantindo o bem-estar deles. Como consequência, a qualidade do atendimento melhora e a reputação da clínica aumenta de maneira exponencial.
Mais organização
As ferramentas automatizadas tornam o trabalho do profissional mais organizado e eficiente. Dessa forma, as informações ficam armazenadas em locais seguros e que podem ser facilmente acessados por meio do computador. Com isso, há a diminuição do acúmulo de papel e não há mais a necessidade de espaços físicos para guardar documentos contendo esse tipo de dados. Assim, o uso de arquivos, gavetas e móveis torna-se dispensável, gerando mais espaço livre.
Com isso, a clínica pode otimizar o local, seja comprando novos móveis ou criando novas salas de consultório. Da mesma forma, a rotina do estabelecimento se torna mais eficiente, fluida e menos burocrática.
Maior segurança
Manter a segurança, a privacidade das informações e das transações realizadas pela clínica é um dos princípios da ética médica, e deve ser uma preocupação constante dos administradores de um estabelecimento de saúde.
Qualquer falha no sistema pode abrir margem para a invasão de programas maliciosos, desenvolvidos por terceiros mal intencionados com o objetivo de roubar dados sigilosos e valiosos para a clínica. Por sua vez, o uso de softwares traz maior segurança, evitando a ocorrência de invasões e furto de informações por meio da restrição do acesso por pessoas não autorizadas.
Além disso, outra novidade que vem sendo adotada em estabelecimentos de saúde é o armazenamento em nuvem. A segurança é garantida graças à exigência de senhas e aos mecanismos de criptografia. Essa inovação digital guarda as informações em arquivos online, que podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo, para isso basta uma conexão com a internet e, claro, a permissão para o acesso.
Diminuição dos erros
As ferramentas automatizadas são programadas para agir de acordo com os comandos dados pelos usuários. As chances de ocorrerem erros causados pela máquina são praticamente nulas. Por isso, eles são bastante úteis, uma vez que as informações geradas são confiáveis e a ocorrência de falhas é menor, se formos comparar com o trabalho manual humano.
Como vimos, os softwares trazem inúmeras melhorias para o planejamento e a gestão dos atendimentos de uma clínica, além de otimizar o trabalho da recepcionista. Essa ferramenta inteligente veio para ficar e só tem a acrescentar na rotina do estabelecimento de saúde.
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