Ninguém gosta de chegar para uma consulta e ter que esperar para ser atendido, seja por atraso do médico ou por encaixes malfeitos causados por falta de vaga para agendamento. Além de causar uma má impressão na clínica, interferindo na imagem, pode fazer com que o paciente se sinta desconfortável e, simplesmente, desista de se consultar com o médico e não volte mais.
Por isso, organizar a agenda médica de maneira adequada pode ser a solução para esse problema, uma vez que melhora a rotina dos profissionais e reduz a sobrecarga de trabalho, melhorando, consequentemente, a satisfação dos pacientes. Pensando nisso, vamos dar dicas de como lidar e resolver o problema de falta de vaga para agendamento de consultas médicas em clínicas. Confira!
Organize a agenda
Manter a agenda organizada, com horários adequados, só traz vantagens para a clínica. Além de ajudar a fidelizar os pacientes pela boa qualidade dos serviços prestados, o gestor tem mais controle sobre os dias de atendimento. O que otimiza o tempo do profissional médico e reduz o número de faltosos, uma vez que as consultas devem ser confirmadas com antecedência.
Monte uma lista de espera digital
A lista de espera digital é uma novidade trazida pelos softwares de gestão. Nela, estão incluídos os cadastros dos pacientes que querem comparecer à consulta e estão esperando um horário vago para isso, seja pelo cancelamento, a ausência de algum outro paciente ou o surgimento de novas datas disponíveis.
Confira, a seguir, algumas vantagens da lista de espera digital em comparação com uma lista comum feita manualmente:
- os riscos de rasuras e de perder a agenda praticamente não existem;
- o acesso às informações do paciente é feito rapidamente;
- é possível consultar o convênio e planos de saúde mais facilmente;
- a transferência da lista de espera para a agenda é feita em poucos cliques.
Conheça o perfil dos pacientes antigos
Saber o perfil dos pacientes antigos, que são fidelizados e já frequentam as consultas na clínica há bastante tempo, é importante para fazer os encaixes de maneira mais eficiente. Isso porque, quando a secretária ou o responsável pelo agendamento sabe os problemas e as condições de saúde do indivíduo, é mais fácil deduzir o tempo estimado que aquele paciente passará no atendimento com o médico. Além disso, é possível saber se ele costuma se atrasar ou chegar com antecedência.
Estabeleça um tempo médio de atendimento
Uma das maiores causas de atrasos é a demora no atendimento dos pacientes, ou seja, a inconstância no tempo de consulta. Alguns pacientes ficam apenas alguns minutos dentro do consultório, pois têm problemas simples de serem solucionados. Por sua vez, outros demoram além do limite e acabam pegando o tempo de consulta do próximo paciente.
Essa é uma prática prejudicial nas clínicas e que pode comprometer todo o agendamento do dia, além de causar uma má impressão nos pacientes. Para evitar esse tipo de situação, o recomendado é estabelecer um tempo médio de atendimento para cada consulta e, a partir daí, organizar a agenda levando em consideração esse tempo.
Estabeleça um intervalo entre as consultas
Além de estipular um tempo médio para as consultas, o ideal é manter intervalos entre cada atendimento. Esse cuidado serve para cobrir possíveis imprevistos, como atrasos dos pacientes ou consultas mais demoradas. O recomendado é deixar um intervalo de 10 a 15 minutos entre um atendimento e o próximo. Isso evita a sobreposição das consultas e uma espera maior.
Existem softwares que usam funcionalidades, como o prontuário eletrônico que, previamente programados, ajudam a marcar a consulta levando em conta os intervalos e a contagem de tempo entre cada atendimento.
Confirme as consultas
Infelizmente, é muito comum casos nos quais os pacientes marcam a consulta, mas não podem comparecer e não avisam com antecedência. Essa situação prejudica os profissionais, pois nem sempre há tempo hábil para preencher o horário vago. Além disso, com menos consultas, o faturamento da clínica será menor.
Por isso, como uma forma de evitar esse inconveniente, o ideal é ligar para os pacientes um dia antes, confirmando a consulta. Atualmente, também é possível manter um sistema digital que envia, automaticamente, mensagens SMS para o celular dos pacientes confirmando a consulta. Além disso, é menos uma tarefa para a secretária.
Você vai perceber que alguns vão comunicar que não poderão comparecer e, assim, você terá horários disponíveis. Em decorrência disso, você poderá ligar para os pacientes na lista de espera ou aqueles com mais urgência no atendimento, por exemplo, e perguntar se eles têm interesse no horário vago.
Use a tecnologia a seu favor
Hoje, com os adventos da tecnologia, existem diversos softwares médicos disponíveis no mercado que ajudam no agendamento de consultas médicas, otimizando e facilitando a rotina de um consultório, e gerenciando os horários de pacientes de forma prática. Esses programas adotam uma interface simples e o uso é totalmente intuitivo, o que significa que são facilmente programados e fáceis de usar.
No mesmo sentido, a agenda online pode ser acessada pelos pacientes e, dessa forma, eles conseguem marcar a consulta no dia e horário que foi previamente estabelecido pelo médico e mais conveniente para ambos os lados.
Além disso, nos estabelecimentos de saúde onde trabalham vários profissionais, da mesma especialidade ou diferentes, há uma integração maior da agenda online. Isso porque, caso um médico fique com os horários esgotados, os pacientes podem marcar atendimento com outro profissional que esteja com uma demanda menor.
Confira alguns dos benefícios proporcionados pelo agendamento online:
- a marcação é fácil e rápida;
- o agendamento fica disponível 24 horas;
- não há filas de espera;
- os pacientes podem marcar a própria consulta;
- há maior integração entre os profissionais da clínica.
É importante que as clínicas e consultórios médicos entendam que a qualidade do atendimento é um diferencial para fidelizar o paciente. Para isso, o gestor do estabelecimento de saúde deve prezar pela organização e a centralização de informações. Dessa forma, é possível contornar a falta de vaga para agendamento e administrar melhor os horários para as consultas, evitando, assim, as temidas filas de espera.
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