A demora no atendimento é uma das principais reclamações de pacientes em centros de saúde. Esse fato pode fazer com que os clientes deixem de se consultar no estabelecimento e procurem outros lugares mais ágeis, o que afeta o movimento e pode causar prejuízos à reputação do negócio.
Cientes dessa situação, os gestores passaram a entender que reduzir tempo de atendimento em clínica tornou-se uma medida importante que precisava ser adotada. Assim, otimizar o tempo virou uma questão prioritária nos consultórios.
Nesse contexto, os mecanismos automatizados vão ganhando cada vez mais destaque, desde o procedimento de marcar uma simples consulta até o treinamento de funcionários, por exemplo, reduzindo o tempo de espera e entregando um serviço mais eficiente e satisfatório.
Então, continue a leitura para entender melhor a importância de reduzir tempo de atendimento em clínica. Também vamos apresentar algumas dicas de como é possível conseguir esse objetivo e melhorar a produtividade do negócio, conquistando assim, a aprovação dos seus clientes. Acompanhe!
1. Implemente a tecnologia
As inovações tecnológicas surgiram como soluções para automatizar tarefas que antes demandavam mais tempo e trabalho manual por parte dos funcionários. Atualmente, com o desenvolvimento de sistemas inteligentes, a rotina das clínicas e demais estabelecimentos médicos foi otimizada e sobrou muito mais tempo para cuidar de assuntos importantes, como o atendimento dos pacientes.
Podemos citar, por exemplo, o uso de programas para consultório médico que forneçam senhas para os pacientes que serão atendidos.
2. Disponibilize agendas automatizadas
Chega de ter um caderno de consultas desorganizado. Uma boa ideia é substituir o uso de agendas físicas comuns por mecanismos automatizados que permitem marcar e desmarcar consultas; preencher o cadastro de pacientes e manter essas informações seguras; bem como propiciar um controle do setor financeiro e da rotina geral do consultório.
Isso pode ser feito por meio de softwares de gestão especializados que funcionam como verdadeiras agendas automatizadas. Dessa forma, é muito mais fácil ter à mão os horários livres para as consultas, os profissionais que estão disponíveis e os contatos de pacientes que estão com data marcada. A agenda eletrônica facilita e muito a comunicação entre os funcionários da clínica e os seus pacientes.
Além disso, o uso de ferramentas automatizadas diminui os telefonemas, uma vez que o agendamento e o reagendamento da consulta podem ser feitos pelo site e a sua confirmação pode ser realizada por mensagem SMS. Esse é um fato que reduz o trabalho de recepcionistas e secretárias. Assim, sobra mais tempo para tarefas mais complexas.
3. Seja pontual
A pontualidade é um fator diferencial que pode tanto fidelizar clientes quanto afastá-los para sempre da sua clínica. Por isso, faça com que os horários sejam fielmente cumpridos. Eduque e conscientize os funcionários sobre a importância de ser pontual e que isso precisa fazer parte da cultura do estabelecimento médico.
É importante controlar a jornada de trabalho dos funcionários por meio de sistemas de gestão automáticos e estimular a produtividade e a motivação dos colaboradores da clínica.
Além disso, uma maneira de evitar que os pacientes não se atrasem para as consultas, o que pode comprometer e atrasar todas as outras consultas do dia, é estabelecer uma política interna na empresa em que haja a previsão de tolerância para atrasos de alguns minutos. Outra boa ideia é enviar SMS lembrando os clientes sobre a hora marcada um dia antes do horário combinado.
4. Estabeleça intervalos
Manter um pequeno intervalo entre cada consulta, exame ou procedimento funciona como uma margem de segurança no caso em que os pacientes se atrasam, ou então, quando o atendimento com o profissional acaba demorando mais tempo do que o esperado.
Tomar esse tipo de providência ajuda a equilibrar a agenda e evita que as consultas fiquem desorganizadas e atrasem além do limite planejado. Dessa forma, os pacientes sairão satisfeitos com o serviço e não terão motivos para reclamar dos atrasos. O ideal é manter um espaço de até 10 minutos entre cada consulta.
5. Aposte no atendimento humanizado
Atualmente, apesar de toda a tecnologia que pode ser empregada em clínicas médicas, ela não supera o valor do contato direto do médico para com os seus pacientes. Esse atendimento deve ter uma abordagem humanizada, que trate o cliente como alguém que merece e precisa de atenção, respeito e dedicação.
Por isso, é importante manter uma relação agradável, esclarecer todas as dúvidas que o paciente tem e fazer o diagnóstico da forma mais clara e objetiva possível.
6. Treine os seus funcionários
O atendimento ao público nem sempre é uma tarefa simples. Saber como lidar com os pacientes e manter um diálogo harmonioso e atencioso é essencial para agradar ao público e melhorar a satisfação geral.
Por isso, é importante investir na capacitação e treinamento dos funcionários. Promova cursos, palestras, simpósios e treinamentos internos para aumentar a qualidade do atendimento. Uma estratégia é admitir funcionários que tenham vocação e perfil específico para atender o público.
7. Use prontuários e receituários eletrônicos
Adotar prontuários e receituários eletrônicos ajuda a diminuir o tempo de atendimento dos pacientes. Esses sistemas aceleram os procedimentos médicos e dispensam o uso de papel e caneta, uma vez que trata-se de um preenchimento automático que otimiza as consultas.
Da mesma forma, esses prontuários eletrônicos disponibilizam a visualização do histórico dos pacientes e as informações sobre as consultas anteriores, o que torna as consultas mais dinâmicas e eficientes, pois o médico consegue ter uma visão mais ampla da saúde do indivíduo.
Essas são algumas formas de melhorar o atendimento do estabelecimento de saúde e aumentar os resultados do negócio. Além disso, o uso de softwares de gestão médica é essencial para reduzir tempo de atendimento em clínica e a manter o controle financeiro.
Tais mecanismos automatizados otimizam a rotina e permitem que tarefas cotidianas, como marcar e cancelar consultas, conhecer o perfil do paciente e fazer o gerenciamento do local sejam delegadas às máquinas. Da mesma forma, problemas como atrasos podem ser facilmente evitados.
Quer saber mais sobre como automatizar o seu estabelecimento de saúde e reduzir o tempo de atendimento dos pacientes? A Nortesys tem a solução ideal para o seu negócio! Saiba como isso é possível em nosso site!
