O cadastro de pacientes é um assunto importantíssimo para a gestão de clínicas, pois a forma como os registros são feitos determina como a organização cotidiana dos agendamentos, atendimentos e tarefas acontece. Por isso, manter todas as informações sob controle é essencial para que o trabalho da clínica flua sem maiores problemas.
As informações registradas formam um banco de dados que servem de norte para a gestão de tempo, o gerenciamento financeiro, a qualidade do atendimento ao paciente e até a administração de estoque.
Pensando nisso, preparamos este post com algumas orientações para que a sua direção mantenha todos os processos produtivos. O lançamento e a atualização dos cadastros por meio de métodos eficientes garante que o trabalho desempenhado seja excelente.
Quer saber quais são eles e como implantá-los no dia a dia da sua clínica? Continue a leitura!
Centralize as informações
A organização é essencial para a obtenção de bons resultados. Essa máxima é válida principalmente quando o assunto é informação. Quem lida com prontuários médicos, informações de pagamento, convênio e contato não pode se perder no meio dos registros.
Portanto, para que todos os setores funcionem com sinergia, é essencial que as informações estejam centralizadas em um único local. Manter o banco de dados unificado e acessível a todos os setores, pois evita ruídos na comunicação, erros humanos, retrabalhos e, consequentemente, desperdícios de tempo e recursos.
Sendo assim, mantenha os registros organizados de forma que, cada vez que uma atualização for feita, todas as áreas pertinentes recebam a mesma informação. Além disso, preocupe-se em otimizar a busca por essas informações, de modo que seja simples a pesquisa de uma determinada informação.
Segmente os pacientes
A segmentação de clientes é uma prática comum de uma gestão de cadastros. No caso de uma clínica, pode-se adotar essa mesma medida aos pacientes. Dividir os atendimentos pelo tipo de consulta ou exame a ser executado, por exemplo, permite que seja possível criar uma base para agendamentos futuros.
Essa atitude evita erros na hora de encaminhar os serviços prestados, além de nortear os procedimentos. Uma grávida, por exemplo, pode ter a próxima consulta prevista de acordo com o tempo da última. Constando isso no sistema, é possível otimizar essas previsões, eliminando erros de classificação e agendamentos impróprios.
Padronize a estrutura dos dados
O cadastro de pacientes precisa seguir padrões, tanto no lançamento das informações quanto no lançamento de novos eventos. A forma como os dados são inseridos no registro precisa seguir requisitos iguais para todos.
No caso do nome e sobrenome estabeleça o preenchimento de ambos os itens. Nos documentos, defina se serão apenas números ou se haverá divisão de pontos ou traços. No endereço, insira cada informação em uma célula (cep, rua, número, complemento).
Além disso, mantenha o contato com o paciente atualizado, tendo em mãos informações como telefone fixo, celular e e-mail, por exemplo. Busque orientar todos da equipe a trabalhar da mesma forma, a fim de obter registros consistentes de todos os pacientes.
Integre a gestão por meio de um software
É interessante pensar que as ações operacionais são reflexos do que a organização encaminha. Diante disso, a gestão precisa facilitar os processos, com foco no aumento da produtividade e da eficiência. A implantação do software agiliza o cotidiano da linha de frente, permitindo que ela dê mais resultados.
A exclusão de cadastros duplicados, a classificação por ordem lógica pré-estabelecida pela gestão e tantas outras metodologias de organização podem ser aplicadas rapidamente quando um sistema está ativo.
Sendo assim, a administração da clínica precisa se preocupar com a eficiência da ferramenta escolhida para realizar o cadastro de pacientes. O uso de softwares de gestão passou de tendência à realidade nas clínicas de saúde.
Usar um programa que permite o lançamento das informações, a guarda segura e padronizada, além da busca e edição facilitada dos dados, permite que a direção seja otimizada em diversos aspectos e não apenas em prontuários e agendamentos.
Explore o potencial dos recursos utilizados
Entre os benefícios de usar um software para cadastro de pacientes, podemos citar o controle financeiro e o de estoque. Ao saber com precisão quais os atendimentos a serem realizados, sabe-se também quanto dinheiro rende naquele dia, proveniente da categoria selecionada.
Com o software de gestão integrada, é preciso automatizar processos para melhorar o atendimento ao cliente e diminuir impactos negativos, como a baixa do caixa por atendimento a muitos convênios em um período, a falta de pacientes para consultas e o atraso nos horários marcados.
Tenha em mente que o sistema é capaz de organizar essas informações, mostrando-as de forma dinâmica e possibilitando que a gestão movimente melhor as entradas e saídas da clínica. Mensagens são enviadas de forma automática lembrando os pacientes dos seus horários.
Além disso, é possível prever um período entre um agendamento e outro, estabelecendo tempo médio de atendimento e evitando atrasos. Com os recursos financeiros sob controle, a equipe organizada e o paciente sendo bem atendido, a clínica tende a se posicionar melhor no mercado.
Mantenha os registros atualizados
Oriente a sua equipe para fazer um checklist de confirmação a respeito das informações relevantes do paciente. É importante que as informações não sejam obsoletas. Por isso, certifique-se de que essa verificação seja uma rotina na operação de quem faz o atendimento.
Cabe destacar que a verificação dos dados dá abertura para que o atendimento seja personalizado, já que o uso de um bom sistema de registro, aliado às informações atualizadas, pode colaborar com a melhor experiência de quem é atendido. É essencial, por exemplo, saber do principal meio de comunicação da clínica com o paciente.
Portanto, o cadastro de pacientes é um fator extremamente relevante para que os trabalhos da clínica sejam eficientes. Uma vez que ele esteja organizado, controlado e usado estrategicamente para melhorar o atendimento, as chances de alcançar bons resultados e aumentar o reconhecimento da clínica tornam-se bem maiores.
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