É sempre difícil perceber que o dia não rendeu no consultório. Quando acaba o período e você tem aquela sensação que não realizou todas as tarefas que deveria e o número de pacientes atendidos foi muito menor que o esperado. Isso demonstra um sério problema com a gestão de tempo no consultório.
Continue a leitura e conheça 9 dicas para melhorar sua performance no consultório!
1. Use aplicativos e ferramentas de gestão de tempo no consultório
Os aplicativos indicam ao profissional o horário certo que algumas atividades devem ser feitas. Não é necessário incluir apenas dados do consultório, o médico pode colocar a própria agenda pessoal. Assim, ele saberá exatamente o que pode ser conciliado e o que deve deixar de lado.
Os aplicativos de gestão de tempo são feitos por empresas com foco na tecnologia da informação de acordo com as necessidades do médico, do consultório e leva em conta o seu estilo de vida.
Como a maior parte dos aplicativos são multiplataformas, pode-se instalá-los em um smartphone, para melhorar a mobilidade e proporcionar mais conforto ao gestor, que poderá acessá-lo em qualquer lugar.
2. Priorize suas tarefas
Não é fácil, nem rápido, realizar a gestão de uma clínica. É uma tarefa que demanda tempo e exige muito trabalho do gestor. Quando tratamos de um consultório médico, as obrigações do profissional são praticamente duplicadas, é necessário efetuar o trabalho de administrador e conciliá-lo com suas obrigações médicas.
Para tornar tudo mais fácil, o ideal é criar uma planilha no início de cada semana e agrupar tudo o que deve ser realizado durante a semana. Assim, você poderá organizar suas obrigações em níveis de prioridade e cumprir cada tarefa na ordem que você estabeleceu.
3. Treine melhor o(a) secretário(a)
Você pode criar diversos tipos de consultas, dependendo das necessidades de cada paciente. Se for a primeira consulta, o profissional que cuida da sua agenda precisa saber o horário que deve ser marcado. Da mesma forma, se for consulta de rotina, emergência ou um paciente já conhecido, é necessário realizar certas alterações na lista de pacientes do dia.
Para que isso aconteça, é necessário treinar o profissional, para que ele entenda o que deve ser feito em cada situação. Além disso, alguns consultórios possuem convênios com laboratórios diagnósticos e recolhem o material a ser investigado no próprio local. A secretária precisa saber o que fazer com certos materiais e como direcioná-los aos laboratórios corretos.
4. Use um sistema de agenda médica
Esse sistema também é um artifício tecnológico que deve ser utilizado para integrar aplicativos de gestão com a administração da lista de pacientes. Assim, como os sistemas de gestão de tempo no consultório, a agenda médica também pode ser produzida de acordo com as necessidades do profissional.
5. Meça o tempo de cada consulta
Cronometre o período que suas consultas levam para terminar. Naturalmente, as primeiras consultas dos seus pacientes desprenderão mais tempo do que uma consulta de rotina, dada a um paciente já conhecido.
É importante lembrar das consultas de emergência, os famosos “encaixes”, e das consultas de retorno, em que o paciente se dirige ao médico apenas para apresentar os resultados dos exames efetuados.
Ao fazer uma média da duração de cada tipo de consulta, é possível realizar as marcações conforme a necessidade de cada paciente. Isso aumentará a produtividade do seu consultório, que poderá atender mais pessoas, além de evitar atrasos e impedir a irritação dos outros pacientes, que aguardarão suas consultas.
Obviamente, surpresas podem acontecer, como um paciente apresentar um problema que merece ser investigado mais a fundo, ou uma consulta de emergência pode se tornar longa demais. Por isso é importante separar um tempo na agenda para prevenir certos imprevistos.
6. Estabeleça um intervalo entre elas
Relembrando o tópico anterior, é importante reservar um tempo entre uma consulta e outra. Ele pode servir para que o médico se preparar para o próximo paciente e analisar seus dados na agenda.
Além disso, o intervalo pode ser ocupado caso ocorra algum atraso na consulta, como a necessidade de ficar mais tempo com o paciente.
Um intervalo de 10 minutos parece ser o ideal, pois um tempo maior pode causar insatisfação nos pacientes na sala de espera, que perceberão a ausência de pacientes dentro do consultório e a inatividade do médico.
7. Contrate profissionais qualificados
Dependendo do orçamento do seu consultório ou, se for de maior porte, da sua clínica, é aconselhável a contratação de enfermeiros. Eles poderão realizar questões como a organização dos prontuários, a limpeza de áreas de tratamento e das salas de atendimento e a administração dos medicamentos. Assim, também é possível dividir as funções da secretária com os profissionais da saúde.
Ao realizar a contratação, é imprescindível analisar a formação e a experiência do profissional. Assim, o gestor evita o tempo gasto para realizar os treinamentos para adequar a pessoa para a nova função ou que ela aprenda determinadas tarefas. Também é importante exigir cartas de recomendação ou procurar as antigas clínicas frequentadas pelo profissional.
8. Delegue funções
Mesmo que você seja o proprietário da clínica e queira acompanhar tudo o que acontece no consultório, é importante saber que não é necessário ter todas as responsabilidades sobre si. Se você puder delegar algumas atividades para outras pessoas, deve fazer isso. Dessa forma, você será liberado para se dedicar às outras questões, o que também aumentará a produtividade do consultório em áreas que estão mais defasadas.
9. Seja pontual
Um dos fatores que mais atrasam suas consultas é o seu próprio atraso. Pode parecer duro, mas além de acabar com a produtividade do consultório e bagunçar toda a lista de pacientes do dia, os atrasos recorrentes do médico também geram insatisfações nos pacientes, que podem se estressar a ponto de desistirem da consulta e procurarem outros profissionais.
Realizar a gestão de tempo no consultório aumenta a satisfação dos pacientes e melhores a realização pessoal do próprio médico. Dessa forma, os ganhos emocionais e financeiros serão muito maiores.
Agora que você já sabe o que deve fazer para melhorar a gestão de tempo no seu consultório, que tal aprender como a tecnologia pode otimizar a relação médico e paciente?
