O sistema de gestão médica é uma tecnologia planejada especialmente para otimizar o gerenciamento de clínicas e consultórios, de forma a possibilitar a administração de detalhes simples ou complexos com mais eficiência. Para quem deseja contratar esse tipo de serviço, o suporte de software é um aspecto a ser cuidadosamente analisado, pois é a partir dele que todos os problemas ligados ao sistema são resolvidos.
Por isso, é fundamental estar atento para verificar se o apoio oferecido realmente cumpre sua função com qualidade. Preparamos este post para você entenda melhor a importância de escolher um fornecedor que tenha bom suporte de software. Confira!
Por que é importante avaliar a qualidade do suporte de software?
Imagine que você está em um dia corrido de trabalho e, de repente, o software utilizado na clínica passa a apresentar erros que afetam quase todos os processos. Nesse caso, é provável que a primeira iniciativa seja entrar em contato com a empresa responsável para que o problema seja solucionado.
Entretanto, a situação só será resolvida adequadamente e com a agilidade necessária — a ponto de não ocasionar interferências na produtividade da equipe — se o suporte de software for eficiente. Esse é um dos motivos mais relevantes de fazer essa avaliação precocemente.
Além disso, outro ponto que revela a importância dessa avaliação é o fato de que, ao analisar a qualidade do suporte oferecido pelos fornecedores, é possível optar por aquele que pode minimizar consideravelmente a probabilidade da ocorrência de um problema técnico.
Como avaliar se o suporte oferecido é bom ou ruim?
Para diagnosticar se um suporte é bom ou ruim, é preciso conhecer suas características. Veja!
Suporte bom
Um apoio técnico de qualidade tem disponibilidade para atender a seus clientes a qualquer momento. Ele tem equipe técnica treinada, capaz de esclarecer dúvidas, investigar erros — para que não ocorram mais — e pode resolver problemas com o software rapidamente.
Deve-se observar também se a companhia oferece manutenção e atualização do sistema, bem como se se preocupa em atender as expectativas. Afinal, a abrangência do serviço não se limita à venda e à instalação do programa.
Suporte ruim
O suporte ruim é aquele que oferece atendimento precário, com poucos canais de comunicação e demora excessiva para retorno. Consequentemente, não são eficientes quando há necessidade de solucionar os problemas que são de responsabilidade da desenvolvedora de software.
O que analisar antes de decidir qual software será contratado?
Além do suporte técnico, outros fatores também devem ser considerados antes da contratação de um software. Confira a seguir!
Orçamento
Essa é uma pesquisa essencial, pois sem ela pode-se pagar um valor acima do esperado. É preciso, então, ter noção de quanto será gasto para mantê-lo, além de procurar saber quanto, em média, gasta-se para que o bom funcionamento seja garantido.
Necessidade
Você deve considerar também as necessidades da clínica. Relacione todas elas — com suas respectivas dificuldades — e o que é necessário aperfeiçoar. Perceba em que aspectos precisa de ajuda e em quais outros seu conhecimento é maior. Ao saber o que deseja, fica mais fácil descobrir qual sistema será mais adequado para alcançar as metas traçadas.
Custo
Ao cogitar a contratação, é importante procurar opções que estejam de acordo com seu orçamento, mas nem sempre essa é a melhor escolha. Talvez o valor que se deseja pagar não atende às suas expectativas.
Por esse motivo, às vezes, é preferível pagar um pouco mais, mas ter a certeza de que o software será como esperado. Além disso, é preciso analisar todos os custos, visto que alguns passam despercebidos e depois surpreendem. Fique atento e exija o detalhamento dos valores.
Funcionalidades oferecidas
É possível encontrar programas com inúmeras funções e outros mais limitados. No entanto, a escolha depende dos objetivos da empresa. Pense nas funcionalidades e reflita se todas elas realmente serão usadas.
Os softwares mais modernos costumam ser mais caros e se não serão utilizados por completo, é melhor optar por um mais simples. Isso facilita o uso, além de resultar em economia.
Facilidade de uso
A dificuldade para manusear as funcionalidades do software pode ser mais estressante do que a administração das tarefas da clínica sem o uso de tecnologia. Dessa forma, você deve escolher uma opção de fácil compreensão. Solicite um teste gratuito antes da contratação para se certificar da boa compreensão dos recursos.
Segurança
Ao utilizar um sistema de gestão, os dados de sua clínica ficam armazenados nele. Por esse motivo, antes da contratação, saiba se a empresa desenvolvedora da solução, além de se responsabilizar pela segurança das informações, garante que os registros estão seguros e não serão acessados por usuários que não estejam autorizados.
Métricas
As métricas são pontuações que monitoram determinadas ações. Em uma clínica, é essencial conhecer pontos a serem melhorados e aqueles que já trazem bons resultados.
Portanto, o sistema deve oferecer um mecanismo que possibilite o acompanhamento dessas atividades para validar ou mudar suas condutas de acordo com os resultados obtidos.
Atualização
A atualização periódica do sistema é indispensável, pois garante que você sempre acompanhe as novas tecnologias de gestão. Esse detalhe evita o aparecimento de falhas e corrige erros já existentes.
Reputação da empresa
Ao procurar uma empresa de software de gestão, é fácil perceber que elas têm algo em comum: todas consideram suas soluções como infalíveis. Diante disso, é preciso ter cuidado para não optar pelo produto com base apenas na descrição feita pelo fornecedor.
Pesquise em sites de reclamação e converse com clientes da empresa para certificar-se da idoneidade da marca.
O suporte de software a ser oferecido é um detalhe que realmente precisa ser muito bem avaliado antes da contratação para que o sistema seja realmente útil. Lembre-se de que o objetivo do uso da tecnologia é facilitar o dia a dia na clínica e, se dificuldades forem encontradas no uso do sistema, sua finalidade não está sendo cumprida.
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