Apesar de ser uma preocupação constante dos profissionais que trabalham com agenda marcada, o atraso de pacientes nas consultas é um dos problemas mais frequentes em clínicas e consultórios médicos.
Além de atrapalhar a agenda dos profissionais, essa situação traz prejuízos financeiros e compromete o atendimento dos demais clientes. Diante desse cenário, saiba que é possível adotar medidas de gestão e de comportamento que ajudam a contornar esse obstáculo, superando, assim, as dificuldades geradas pelo atraso e a ausência dos pacientes nas consultas.
Ficou interessado em saber como isso pode ser feito? Neste artigo, vamos apresentar estratégias que você pode implementar na rotina da sua clínica para evitar o atraso de pacientes. Confira!
Utilize a tecnologia ao seu favor
As ferramentas tecnológicas podem ser utilizadas para otimizar o trabalho e facilitar a execução das tarefas cotidianas. As inovações são a grande aliada das clínicas médicas hoje em dia.
Desse modo, o uso de softwares de gestão médica tem ganhado cada vez mais espaço como uma forma eficiente de gerir as atividades administrativas do consultório. Ele apresenta um sistema de agenda online que torna a marcação de consultas mais fácil, bem como oferece opções de reagendamento e o envio de notificações para os pacientes avisando que a data da consulta está se aproximando.
Da mesma forma, é possível estabelecer um vínculo mais próximo com o paciente e tentar fidelizá-lo. Que tal enviar mensagens gentis em datas especiais, como aniversários e Natal? O cliente vai se sentir valorizado e perceber que o consultório se preocupa em zelar por ele.
Confira as principais funcionalidades de um software de gestão médica:
- envio de notificações com lembretes para os pacientes marcados, confirmando as consultas;
- visualização fácil e prática dos horários vagos disponíveis para marcação;
- acesso ao histórico do paciente que acusa situações anteriores de faltas e/ou atrasos nas consultas;
- acesso ao prontuário eletrônico do paciente, com o objetivo de otimizar a consulta e oferecer um atendimento mais eficiente e melhor;
- fácil acesso para desmarcação de consultas e remarcações.
Entenda as razões que levam ao atraso dos pacientes
É importante saber o motivo que levou o paciente a se atrasar para a consulta. Porém, tenha cuidado no momento de abordar o paciente para tentar entender o motivo do atraso. Faça isso com o máximo de delicadeza para que ele não se sinta acuado ou repreendido pela demora.
O atraso pode ter ocorrido por inúmeros motivos. Confira alguns exemplos:
- o paciente mora longe da clínica;
- o trânsito congestionado ou acidentes;
- por mero esquecimento;
- existência de compromissos anteriores que tomaram mais tempo do que o planejado.
Depois de investigar a razão da demora, anote o ocorrido na agenda que guarda a ficha do paciente. Dessa forma, você poderá se preparar para uma situação futura e evitar também que essa situação se repita nas próximas vezes. Conhecendo a razão do atraso é possível adotar medidas como a marcação da consulta para mais tarde ou mais cedo, caso o cliente preferir.
Geralmente os pacientes se atrasam por motivos de imprevisto ou de força maior que não conseguem controlar — casos propositais de atrasos são raros. Por isso, se você tentar conversar com sutileza e explicando que é importante para ambos os lados, eles se mostrarão dispostos a contar o motivo.
Crie uma política para as faltas e atrasos
Toda clínica ou estabelecimento de saúde que se preze elabora uma política de faltas e atrasos. Essa medida é muito importante para que o paciente tome conhecimento das regras sobre o assunto, bem como das consequências que podem ser desencadeadas pelo atraso frequente.
Confira algumas questões que podem constar nesse documento:
- prazo mínimo e máximo para que a consulta seja cancelada;
- tempo máximo de atraso tolerado;
- bloqueio temporário e impossibilidade de novas marcações caso as faltas e atrasos sejam frequentes ou injustificados.
Permita encaixes na agenda
Na maioria das vezes, o atraso não costuma ser comunicado com antecedência. No máximo, o paciente liga para a clínica faltando alguns minutos, comunicando sobre a sua demora — fato que impede a marcação de um novo paciente para aquele horário.
Como uma forma de evitar o prejuízo financeiro, manter um bom relacionamento com o paciente e manchar a reputação da clínica, o médico pode adotar a estratégia que permite fazer encaixes de pacientes na agenda ao longo do dia. Assim, caso ele se atrase poderá ser atendido em um horário um pouco mais tarde.
Além disso, o encaixe permite que aqueles pacientes com casos que demandam menos tempo de atendimento também podem ser encaixados na consulta. Contudo, é preciso ter cautela para não sobrecarregar o trabalho. Desse modo, uma média ideal seria de 2 ou 3 encaixes diários.
Tenha canais de comunicação eficientes
Atualmente já é comum utilizar aplicativos como o WhatsApp e o sistema de envio de lembretes por meio de mensagens automáticas via SMS para se comunicar com os pacientes e confirmar as consultas.
Esses novos meios de comunicação surgiram em substituição às tradicionais ligações por telefone. Assim, eles permitem uma comunicação dinâmica e são uma ótima alternativa para quem busca facilidade e praticidade.
Porém, diante de toda essa facilidade é importante tomar cuidado para não invadir a privacidade do paciente. Portanto, só envie mensagens caso o indivíduo tenha fornecido o número de contato e tenha dado autorização para isso.
Como você pode perceber, imprevistos acontecem e muitas vezes não podem ser evitados, o que pode gerar a falta e o atraso de pacientes nas consultas. Diante desse cenário, a adoção de um sistema inteligente de gestão é a melhor maneira de fazer o gerenciamento da agenda e conseguir dirigir o negócio como um todo. Por isso, coloque as nossas dicas em prática o quanto antes para melhorar o desempenho do seu negócio!
Ficou interessado em otimizar as funções da sua clínica? Entre em contato conosco! Nós vamos esclarecer todas as suas dúvidas e ajudar a implementar o mecanismo automatizado mais adequado para o perfil do seu negócio. A Nortesys é uma empresa que oferece soluções na área de automação comercial por meio da promoção de sistemas de gestão e softwares para consultórios em geral.
