Administrar uma clínica ou consultório não é uma das tarefas mais fáceis e exige muito do gestor do negócio. Isso acontece por diversos fatores e, entre eles, destaca-se a deficiência que muitas faculdades de medicina têm em disciplinas que orientam sobre o empreendedorismo e a administração de negócios.
Esse fato faz com que sejam comuns alguns problemas na gestão de clínica médica, pois, para ter sucesso nesse tipo de empreendimento, é preciso saber sobre administração, contabilidade, economia, marketing, entre outras áreas.
Porém, não se preocupe! Listamos, neste post, os problemas mais comuns que ocorrem nas clínicas médicas e como solucioná-los. Assim, você poderá agir para corrigi-los e destacar-se perante os concorrentes. Confira a seguir!
Dificuldades para administração financeira
Você sabe quantas consultas são necessárias para que a sua clínica pague todas as despesas e ainda dê lucro? Entende sobre o retorno que cada tipo de atendimento gera para o negócio? Faz um correto fluxo de caixa? Em caso de respostas negativas, haverá dificuldades para a administração financeira do negócio.
É preciso que você faça um correto fluxo de caixa, controlando todas as despesas e entradas que a clínica tem. Também deve ser verificado se vale mais a pena atender a consultas particulares ou de planos de saúde. Assim, você poderá direcionar as campanhas de marketing para aquilo que traz mais lucros, por exemplo.
Falta de investimento em marketing
E por falar em marketing, não fazer o correto investimento nessa área também pode trazer problemas na gestão da clínica médica. Afinal, como diz um velho e conhecido ditado: “quem não é visto não é lembrado”.
O Conselho Federal de Medicina – CFM prevê algumas regras e normativas para a publicidade médica, como a proibição de mostras antes e depois de tratamentos ou selfies com os pacientes. Porém, isso não significa que qualquer tipo de propaganda seja proibida. É necessário investir em marketing, sempre seguindo a legislação determinada pelo órgão fiscalizador.
Não separação das contas de pessoa física e jurídica
Falando em contabilidade, é imprescindível que os médicos saibam como separar as suas contas de pessoa física de suas contas de pessoa jurídica. Por menor que um consultório seja, por exemplo, ele é uma empresa. Por isso, todos os pagamentos relacionados ao negócio devem ser feitos na conta da clínica e não em contas bancárias pessoais do médico gestor.
Outro erro bastante cometido nesse sentido é tirar dinheiro do caixa para pagar despesas pessoais. Não peça para a secretária retirar valores do fluxo diário para que você pague a mensalidade da escola do seu filho, faça uma compra de um móvel para a sua casa ou qualquer outra despesa pessoal.
O ideal é que o médico gestor defina um salário mensal para custear as suas despesas pessoais, como se fosse um funcionário de uma empresa. E, se chegar ao final do mês, e sobrar dinheiro no caixa, mesmo após o pagamento de todas as despesas, esse valor é da clínica. Ele pode ser utilizado para implementar melhorias no negócio, como uma troca de mobiliário, a compra de novos equipamentos etc.
Atendimento deficitário
Prestar um bom atendimento é essencial para que os pacientes se sintam bem em sua clínica ou consultório e, assim, voltem em outras oportunidades. Quem for bem atendido também poderá indicá-lo para amigos, familiares, colegas de trabalho e outras pessoas de suas relações.
É preciso que todos na clínica sejam treinados para receber bem os pacientes e, para isso, recomenda-se o investimento em cursos para recepcionistas, secretárias, enfermeiros e outros profissionais que atuem no local.
Os médicos também precisam ter uma postura adequada e ser atenciosos, empáticos e adotar uma linguagem clara ao conversar com os pacientes. Ao utilizar um prontuário eletrônico, por exemplo, é possível verificar o histórico da pessoa antes de ela entrar no consultório e, assim, já ter embasamento para fazer bons diagnósticos.
Erros na marcação de consultas
São comuns os erros na marcação de consultas nas clínicas médicas, principalmente naquelas que ainda usam ferramentas antiquadas, como as agendas de papel, para fazer esse trabalho. E isso não é culpa da secretária apenas, pois ela é um ser humano e está suscetível a cometer erros.
Por mais competente que seja a profissional que faz os agendamentos, ela pode se confundir enquanto realiza outras atividades de sua competência, como atender ao telefone, responder e-mails etc.
Para evitar situações como essa, é recomendado que se tenha um software como uma agenda eletrônica. Nesse tipo de programa, é impossível que sejam agendadas duas consultas em um mesmo horário, por exemplo. Assim, são evitadas as confusões com horários e o atendimento aos pacientes não é prejudicado.
Falta de planejamento e controle de estoque
Uma clínica médica precisa estar atenta para o seu estoque. Alguns itens, como medicamentos básicos e materiais para a execução de procedimentos, não devem jamais ficar em falta. Também é preciso evitar que produtos percam o prazo de validade em estoque, pois, se eles forem descartados, geram prejuízos para a clínica.
Com um bom programa de gestão, é possível verificar quais itens estão em estoque e, assim, controlar as compras de produtos e usar prioritariamente aqueles que têm um prazo de validade menor.
Ausência de um bom software de gestão
Como você pôde perceber nos tópicos anteriores, muitos problemas das clínicas médicas podem ser evitados com o uso de um bom software de gestão. É por isso que você precisa fazer esse investimento e contar com uma boa ferramenta digital para tocar o seu negócio.
Com um sistema digital, você terá um histórico completo dos pacientes, um prontuário eletrônico, uma agenda digital, o controle de estoque, entre outros itens relevantes, que geram resultados positivos para o seu negócio.
Esses são alguns dos principais problemas na gestão de clínica médica e você poderá evitá-los se investir na ferramenta correta. A Nortesys Clinic desenvolve softwares que podem ser a solução para a maioria dos erros cometidos em seu negócio.
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