A gestão do consultório médico é um desafio constante para os profissionais da área da saúde. Isso acontece porque as universidades não costumam ensinar aos seus alunos noções básicas relacionadas à administração de um estabelecimento clínico — organização da agenda de consultas, atendimento de qualidade, fluxo de caixa, pagamento de impostos etc.
Além disso, a concorrência nesse ramo é bastante acirrada, o que exige que os profissionais precisem aprender a conciliar o gerenciamento dos negócios com o atendimento médico dos pacientes.
Contudo, nem sempre isso é uma tarefa fácil. Nesse sentido, é importante identificar os principais pontos que precisam de uma dedicação maior, uma vez que influenciam diretamente no sucesso ou no fracasso do empreendimento.
Pensando nisso, nesse artigo você vai conhecer a importância de manter uma boa gestão do consultório e os problemas mais comuns enfrentados por esse tipo de estabelecimento que devem ser evitados. Confira!
Inexperiência da equipe
O desempenho da equipe que faz parte do consultório é, sem dúvidas, um dos seus fatores diferenciais — secretárias, enfermeiros etc. Eles são o cartão de visitas do seu negócio. Nenhum paciente gostaria de ser mal atendido ou de receber informações incompletas ou desencontradas, não é mesmo?
Para evitar esse tipo de situação é necessário investir no treinamento e capacitação frequente de todo o time por meio de cursos de atualização e reciclagem, palestras motivacionais e que ensinem a lidar e dialogar com o público de maneira profissional e cordial.
Se preferir e tiver recursos, pode adotar um sistema automatizado que dispõe de chat interno entre os membros da equipe. Essa medida permite uma comunicação rápida e pode ser um meio eficiente de passar informações seguras e evitar falhas no atendimento.
Além disso, esteja disposto a tirar as dúvidas e pedir sugestões, bem como permitir críticas construtivas. O ideal é realizar reuniões internas com uma certa frequência, onde todas essas questões possam ser debatidas de forma mais dinâmica e eficaz. Desse modo, equipe e gestor estarão alinhados em relação às suas funções, postura e objetivos.
Falta e ausência dos pacientes
A falta dos pacientes é uma situação preocupante e que precisa ser levada a sério. Imprevistos podem acontecer e isso é normal — trânsito lento, esquecimento da consulta, problemas com filhos, excesso de trabalho etc.
Contudo, os casos de ausências que se repetem com frequência são um motivo para o gestor ligar o sinal de alerta e procurar investigar os motivos que levam os pacientes a ter esse comportamento. Isso significa que o alto número de faltas pode indicar que há alguma coisa errada com o consultório.
Nesse sentido, você — ou a sua secretária — pode perguntar, de maneira cortês e educada, o motivo da ausência e, ao mesmo tempo, se oferecer para ajudar e propor uma solução. Uma maneira de solucionar esse problema é entrar em contato com o paciente e confirmar a consulta no dia anterior — ou até no mesmo dia. Esse cuidado evita os frequentes esquecimentos.
Também é importante ficar atento a possíveis erros de marcação na agenda que podem confundir o paciente. E eduque seus funcionários a terem proatividade e tratarem os clientes com o máximo de educação possível.
Agenda bagunçada
É essencial manter uma agenda organizada que informe com clareza os compromissos dos profissionais que ali realizam seus atendimentos — horário das consultas, nome e demais dados do paciente, dias da semana em que o médico atende etc.
As principais falhas com relação à marcação dos compromissos são:
- confundir as datas das consultas — marcar pacientes no mesmo horário ou em dias que não há expediente etc;
- não permitir encaixes — encaixes podem ser a solução para problemas de saúde de emergência e atrasos dos pacientes, além de otimizar o atendimento;
- se esquecer de enviar lembrete aos pacientes sobre a consulta — o que pode ocasionar em faltas e atrasos e bagunçar o ritmo do atendimento naquele dia.
Divulgação ineficiente ou inexistente
A propaganda é a alma do negócio. Quem nunca escutou esse ditado? E é a mais pura verdade, principalmente diante de um mercado tão competitivo que precisa de profissionais dispostos a se reinventar o tempo todo. Por isso, é essencial que o gestor direcione investimentos no marketing com o objetivo de divulgar o empreendimento e se permitir ser visto.
Uma maneira muito eficiente e que vem atraindo cada vez mais a atenção dos empresários é a divulgação pela internet. Atualmente é essencial que o seu consultório marque presença online como forma de ganhar reconhecimento e credibilidade dos pacientes. Para isso, você pode adotar algumas medidas:
- criar uma página ou perfil nas redes sociais — e utilizar esse canal como uma forma de se aproximar do público e aumentar o engajamento, aproveitando para criar um vínculo de confiança com os clientes;
- criar um site — é a melhor forma de se apresentar para o mundo online, definir seus objetivos, agregar valor à marca e dar informações importantes sobre a localização e horários de atendimento do consultório;
- criar um blog — compartilhar conteúdo que seja útil e de interesse do leitor ajuda a conquistar e fidelizar pacientes.
Processos desorganizados
A desorganização é a principal responsável pelos erros que acontecem no consultório. A tecnologia pode ser uma solução para otimizar os processos e dar um fim a toda papelada e bagunça.
Nesse sentido, a adoção de mecanismos automatizados, como os softwares de gestão de consultório, é uma ótima ideia para administrar a rotina, otimizar o tempo da equipe e trazer mais produtividade. Além disso, eles têm um sistema intuitivo, simples de ser manuseado, o que facilita o uso frequente.
Confira algumas funcionalidades que os softwares de gestão proporcionam:
- acompanhamento do fluxo de caixa;
- cadastro dos pacientes;
- agendamento e cancelamento de consultas;
- organização de prontuário eletrônico;
- backup automático que evita a perda de dados;
Como você pôde perceber, a gestão do consultório é uma tarefa essencial para que o negócio possa alcançar resultados positivos e ganhar vantagem competitiva — especialmente quando se trata de um mercado com tantos concorrentes, como é a área médica. Para isso, não se esqueça de elaborar um planejamento prévio e preste atenção a todas as questões que foram mencionadas por aqui. Desse jeito, será possível conquistar pacientes fiéis e satisfeitos com o seu serviço.
A contratação de um sistema de gerenciamento pode ser essencial para otimizar a gestão do consultório. Quer saber mais? A Nortesys é uma empresa que fornece soluções tecnológicas e toda a estrutura e suporte online necessários para o seu negócio decolar. Entre em contato conosco!
