Otimizar uma gestão de consultório não é tarefa fácil. Isso porque é preciso que sejam analisados, pontuados e postos em prática muitos pontos — que envolvem o controle financeiro, por exemplo —, a fim de que se tenha um trabalho de qualidade.
Você está passando por dificuldades nesse aspecto? Pensando em ajudá-lo, separamos 5 dicas para serem implementadas no seu consultório. Como consequência, será possível observar uma gestão de qualidade e o crescimento da clínica.
Quer ver quais são? Continue a leitura e confira!
Como fazer uma boa gestão de consultório?
Hoje em dia, ser um bom especialista na área da saúde não é suficiente para se ter bons resultados financeiros e na carreira. Com a grande oferta de profissionais, oferecer um local e um atendimento de qualidade é essencial para quem quer se destacar dos demais.
No entanto, alguns médicos não conseguem administrar as duas situações e acabam não dando muita atenção à gestão do consultório.
A seguir, confira algumas dicas para que você consiga, a partir de hoje, ter uma gestão mais eficiente de sua clínica.
1. Elabore um planejamento estratégico
Fazer um levantamento de todos os processos do consultório é extremamente importante para enxergar pontos que precisam ser tratados com mais atenção. Alguns deles são:
- agendamento de consultas ou exames;
- atendimentos aos pacientes;
- precificação de serviços, entre outros.
Dependendo do tamanho e dos serviços prestados pelo empreendimento, essas questões podem ser inúmeras. No momento em que você parar para analisar a cadeia de processos, será possível construir um planejamento estratégico.
Para tanto, é indicado fazer o desenho de todos os processos e utilizar essas interações. Tal ilustração norteará a visualização e a identificação daquilo que pode ser melhorado (e de como proceder).
Com um planejamento estratégico, será possível administrar o consultório com muito mais agilidade. Além disso, os custos serão reduzidos.
2. Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia é extremamente importante na gestão de consultórios. E, por esse motivo, há muitos softwares de gestão pensados especialmente para a otimização de processos.
Tais sistemas trazem, em suas configurações, todas as facilidades e ferramentas úteis para que os processos de trabalho transcorram normalmente no dia a dia. Muitos deles dispõem de agendas customizadas, inclusive de maneira individual (caso o consultório tenha mais de um profissional). Também são disponibilizados:
- dados para a gestão financeira;
- prontuário eletrônico do paciente;
- chat de comunicação interna entre os colaboradores;
- uma infinidade de outras ferramentas necessárias para uma boa gestão.
O lado bom desses programas é que eles realizam toda a gestão burocrática e mais complexa de que sua clínica precisa. Como resultado, sobra mais tempo para que você foque no atendimento dos pacientes, por exemplo.
Mas, antes de adquirir um software para automatizar a gestão do consultório, faça um mapeamento de tudo o que ele deve disponibilizar. Com uma ferramenta mais completa, você terá um tempo maior para se dedicar a estratégias de crescimento, ao suporte de pacientes e ao aperfeiçoamento de atendimento.
3. Capacite a equipe
Quando falamos em uma gestão de qualidade e eficiência para consultórios, não há como negar que um dos pontos essenciais diz respeito aos colaboradores.
Mas por quê? A resposta é bem simples: trata-se das pessoas que representam seu negócio, sendo essenciais para que os pacientes recebam um atendimento adequado e de qualidade.
Portanto, para que todos estejam alinhados aos valores da clínica, é extremamente importante focar na capacitação da equipe. Seus membros devem estar seguros de suas responsabilidades e motivados para desempenhar as funções pelas quais ficaram encarregados.
Uma dica é fazer o uso da comunicação interna como ferramenta de gestão. Por meio dela, é possível promover treinamentos, capacitações e momentos de confraternização, além de informar os colaboradores sobre os processos internos, as tarefas do dia a dia e as novidades que serão implementadas, entre outros assuntos.
Adotar um chat interno para uma comunicação centralizada e ágil também contribui para evitar muitas falhas e confusões. Na medida em que os colaboradores estão bem informados de tudo o que acontece, tem-se uma equipe mais eficiente e capaz de melhorar os processos internos.
4. Acompanhe os indicadores de performance
Os indicadores de performance servem para que se tenha um direcionamento mais eficaz na coleta de dados — que fornecerão informações relevantes sobre o desempenho do consultório. Essas métricas podem ser avaliadas a partir de diferentes cenários da clínica, como:
- satisfação dos pacientes;
- tempo na sala de espera;
- duração de consultas e procedimentos;
- número de pacientes novos;
- quantidade de cancelamentos e não comparecimentos a consultas e/ou procedimentos;
- número de pacientes que não marcam o retorno;
- total de consultas realizadas;
- média de consultas por pacientes;
- faturamento;
- valor médio gasto por paciente;
- faturamento;
- eficiência administrativa.
Todos esses aspectos servem para analisar as áreas operacional, clínica e financeira. A partir deles, podem ser feitas avaliações mais seguras e pontuais quanto à situação do estabelecimento, o que permite aos gestores tomar decisões condizentes com a realidade e as possibilidades apresentadas.
5. Tenha um controle financeiro
Quando falamos sobre finanças, o gestor precisa ter em mente que as despesas pessoais devem ser separadas das pessoais. Quando os gastos e as receitas se misturam, fica difícil identificar o que está sendo lucrativo — e, com isso, podemos provocar o surgimento de uma crise.
Para manter o controle financeiro, você tem a opção de contratar um profissional da área ou uma boa ferramenta digital. Eles podem auxiliar na criação e na manutenção do fluxo de caixa, organizando a entrada e a saída de recursos.
Assim, é possível identificar as áreas que necessitam de mais atenção e aquelas que podem ter um investimento reduzido. Tudo isso é feito com vistas à eficiência dos recursos financeiros.
Viu só quanta dica legal há para você colocar em prática em uma gestão de consultório? A partir de um trabalho eficiente, você conseguirá se destacar e focar ainda mais em um atendimento de qualidade aos pacientes.
Gostou do nosso artigo? Que tal conferir, agora, 6 benefícios de se adotar um software na gestão da clínica médica? Amplie seus conhecimentos sobre gestão de consultório!
