Após muitos anos de estudo você finalmente abriu a sua clínica ou consultório médico? E já tem conhecimento dos desafios que enfrentará nessa nova fase? Um dos principais desafios diz respeito ao controle de caixa. Isso mesmo, o controle de caixa deve ser levado muito a sério, a fim de que se tenha êxito na gestão de uma clínica ou consultório.
Como toda a empresa, uma clínica ou consultório terá despesas sendo fundamental um controle do fluxo de caixa para bom andamento dos serviços. Esse fluxo de caixa diz respeito a todo tipo de dinheiro que entra e sai do caixa do empreendimento e é extremamente importante ter atenção com ele.
Quer saber mais? Então, continue a leitura.
Como ter um bom controle de caixa?
O controle de caixa é fundamental para que se tenha um bom planejamento de diversas ações em uma clínica ou consultório.
Com esse controle é possível perceber onde estão surgindo gastos mais altos, qual a procedência de cada valor que entra no caixa, efetuar o pagamento de despesas, entre outros.
Para ajudar você a entender um pouco mais sobre como ter um bom controle de caixa, separamos algumas dicas. Confira!
1. Crie categorias
Conhecer o dinheiro que entra e sai do caixa é muito importante para que você tenha controle e consiga identificar os fluxos. É possível identificar a natureza dos recursos em cada transação estabelecendo o quanto se gasta e o quanto se recebe individualmente, por cada delas.
Para que isso seja uma tarefa fácil de executar, o indicado é que cada conjunto de transações esteja registrado no fluxo de caixa com uma nomenclatura que represente, dentro das categorias, a entrada ou a saída.
De nada vale registrar os valores de entrada e saída sem ao menos saber qual a procedência deles. Sendo assim, você pode dividir essas transações em categorias, como:
- consultas particulares;
- convênio A;
- convênio B;
- procedimento C;
- procedimento D;
- conta de energia;
- conta de internet;
- material de papelaria.
Desse modo, o controle dos gastos fica muito mais fácil de ser executado, uma vez que a visualização das despesas se torna mais clara, objetiva e acessível.
2. Separe as despesas
Uma das maiores confusões no orçamento de clínicas e consultórios, diz respeito a não separação de finanças pessoais das finanças profissionais. O que isso quer dizer?
Significa que é muito mais fácil o gestor não conseguir administrar os dois tipos de finanças e acabar prejudicando um dos lados, que geralmente reflete na administração do consultório.
No momento em que essa separação de contas não é realizada, precisar o quanto se fatura mensalmente, quais as despesas do consultório e quais as despesas pessoais, se torna tarefa impossível de realizar, tendo em vista que não há um controle fixo dessas despesas, prejudicando, assim, a gerência dos recursos financeiros.
O ideal é que se tenha contas bancárias diferentes ou então um caixa fixo no consultório, isso é, que não do estabelecimento.
3. Dê atenção aos extratos bancários, notas fiscais e comprovantes de pagamento
Você é daquelas pessoas que não tem o costume de guardar os comprovantes de pagamento feitos no cartão de crédito ou de débito? Sabia que realizar o detalhamento do fluxo bancário, inclusive dos cartões de crédito e débito, é muito importante?
Isso mesmo! No momento em que é realizada uma análise aprofundada desses pagamentos, é possível perceber inconsistências no fluxo de caixa. Por exemplo, realizar o acompanhamento de um cheque que não teve o seu dinheiro depositado ou sacado na data certa, evita que haja uma surpresa negativa no caixa do consultório.
O mesmo vale para extratos bancários e notas fiscais. Pode até ser um pouco desgastante executar essa análise manualmente, mas para facilitar a gestão há controles automatizados.
Esses softwares de controle automatizado para a gestão de consultórios e clínicas facilitam a forma como são conduzidas as questões burocráticas desses estabelecimentos. Além disso, prezam pela divulgação de relatórios práticos e de fácil entendimento.
4. Analise periodicamente todos os dados
Para uma boa gestão das finanças, da clínica ou consultório, é essencial que todas as informações financeiras sejam analisadas e monitoradas constantemente.
A partir de análises e de monitoramentos, têm-se resultados de qual setor da clínica ou consultório, gera uma despesa maior no orçamento e como diminuir os custos dele, por exemplo.
Também é possível ter conhecimento dos períodos em que há uma procura ou não por profissionais e serviços. Enfim, com a análise periódica das despesas dá para ter uma consciência maior na hora de administrar as finanças.
5. Utilize softwares de gestão financeira
Atualmente, a oferta de softwares e aplicativos para gestão de consultórios e clínicas, está em constante crescimento. Esses softwares têm como objetivo tornar a gestão e administração das finanças mais fácil.
Os softwares de gestão financeira, basicamente, trabalham com o controle de caixa e com uma gestão de dados avançada, conseguem gerar planilhas e relatórios com números reais das despesas e receitas de maneira semanal, mensal e anual.
Para que esse tipo de programa seja aproveitado ao máximo, o indicado é que quem irá trabalhar com ele, passe por um treinamento a fim de que se obtenha uma intimidade com todas as funcionalidades da máquina, para que o mesmo seja bem aproveitado.
6. Faça um planejamento
Pode parecer óbvio, mas quando nos referimos à gestão de finanças na área de saúde é fundamental que se tenha um planejamento bem elaborado.
Uma gestão eficiente implica no planejamento, execução, análise e mensuração dos dados. Quanto à fase do planejamento, com ela o gestor pode montar projeções, determinar áreas em que um investimento é plausível e corrigir erros, entre outras questões.
Nesse planejamento, o indicado é que haja estabelecimento dos objetivos financeiros a longo prazo. Só assim é possível ter um norte de onde se quer chegar com a clínica ou consultório, bem como realizar essas metas e montar estratégias de prevenção, caso surja algum imprevisto.
Ter um controle de caixa automatizado para clínicas e consultórios é um dos fatores que impactam no reconhecimento de mercado. Com esse controle preciso, é possível adquirir novos equipamentos, realizar cursos e trazer novidades para o atendimento aos pacientes.
Neste post, você pode conhecer algumas dicas de como ter um controle de caixa mais eficiente. Que tal ter uma experiência gratuita de como utilizar um software de gestão? Preencha aqui os seus dados e teste o software Nortesys Clinic.
