Gerenciar uma clínica exige dos seus gestores muito planejamento, atenção e cuidados financeiros, principalmente no que diz respeito à inadimplência.
Sim, evitar a inadimplência é um dos principais desafios encontrados pois, para que as finanças estejam bem equilibradas e o fluxo de trabalho seja mantido, é fundamental que o financeiro apresente bons números.
Para ajudar driblar esse problema, confira a seguir algumas dicas de como evitar inadimplência e, assim, manter o financeiro da clínica sempre positivo.
Mantenha os seus registros atualizados
Antes de mais nada, é extremamente importante que os registros da clínica estejam atualizados. Do contrário, é muito possível que haja a omissão de informações importantes para a saúde financeira e administrativa do empreendimento.
Por isso, registre todas as transações financeiras, como a compra de materiais de papelaria e de uso comum, recebimento de consultas particulares e de convênios.
Nesse ponto, é importante que esses valores estejam em planilhas separadas: folha de pagamento de funcionários, pagamento de contas de luz, telefone, internet, água e aluguel, assim como compra de medicamentos.
Esse registro deve ser realizado todos os dias. Dessa forma, a probabilidade de esquecer ou até mesmo perder informações importantes é bem improvável de acontecer.
A não atualização constante do livro caixa da clínica pode desencadear diversos prejuízos financeiros para a mesma, pois pode-se gerar gastos não previstos, aumentando o risco de a clínica apresentar saldo financeiro negativo.
Ao registrar todas as despesas e recebimentos, os gestores da clínica conseguem montar um planejamento mais elaborado e fazer previsões a longo prazo.
Ofereça diversas formas de pagamento
Desde o momento em que o cliente procura por seus serviços e demonstra interesse em fechar um contrato, por exemplo, é imprescindível que haja uma transparência quando o assunto se referir a formas de pagamento.
Após explicar como será o tratamento, já apresente ao paciente quais são as formas de pagamento aceitas e não esqueça de mencionar as condições trazidas por cada opção.
Por exemplo, se o pagamento for em dinheiro e há a necessidade de o paciente dar uma entrada de 50%, explique a ele por que isso acontece e assim por diante. Da mesma forma, se a consulta só pode ser realizada tendo sido o pagamento efetivado, comunique essa informação de maneira clara.
Desse modo você evita possíveis inadimplências, decorrentes de uma falta de comunicação mais clara com o paciente.
Estabeleça contratos
Uma medida muito eficaz contra a inadimplência é o estabelecimento de contratos. Isso mesmo, faça contratos com os seus pacientes. Ter um contrato evita que alguma informação passe despercebida e, no futuro, gere incômodos desnecessários.
No momento em que for apresentar os valores para o paciente, sempre seja transparente. Dessa maneira, as duas partes ficam a par das suas obrigações e não encontram surpresas negativas na hora em que for efetuar os pagamentos.
No momento de estabelecimento do contrato, explique também o que pode acontecer, caso o pagamento venha a atrasar — explique quais são os juros e multas e o quanto isso aumenta no valor final.
Também deixe claro a partir de qual momento o serviço pode ser cancelado devido à falta de pagamento. Não esqueça de que todas essas informações devem constar de forma clara no contrato a ser assinado.
Ações assim visam criar um senso de responsabilidade e urgência, que consequentemente aumentam as probabilidades de os pacientes efetuarem os pagamentos dentro do prazo estabelecido.
Seja flexível na hora estabelecer as datas de pagamento
É muito bom receber todos os pagamentos em uma data fixa. Porém, é importante analisar e considerar a possibilidade de haver uma flexibilidade quando for estabelecer o dia de recebê-los de seus pacientes.
A fim de que o paciente possa quitar o seu saldo, ofereça a ele 5 ou 6 datas diferentes, visto que o mesmo pode mudar de emprego ou perdê-lo no processo. Com essa oferta, a clínica demonstra que é parceira e está aberta a melhor negociação.
Assim, não só as possibilidades de quitação da dívida aumentam e evitam a inadimplência, mas a clínica também conquista a confiança dos pacientes.
Mantenha os dados dos pacientes atualizados
Para que a comunicação com o paciente seja direta, é muito importante que a base de contatos esteja sempre atualizada. Isso serve tanto para lembrá-lo de consultas e/ou procedimentos como também para evitar a inadimplência.
Os principais dados que devem estar sempre atualizados são os seguintes:
- nome completo;
- CPF;
- endereços;
- telefone.
Se deseja que tais dados estejam sempre à disposição de maneira rápida e eficiente, há softwares que auxiliam nessa tarefa.
Além de manter os dados sempre atualizados, alguns apresentam a funcionalidade de enviar mensagens para os pacientes, como alerta de consulta ou aviso de que devem entrar em contato com a clínica para assuntos particulares.
Priorize por uma boa comunicação
Na maioria das vezes, receber uma cobrança é uma situação muito constrangedora para as pessoas. Por isso, a fim de reduzir e evitar problemas embaraçosos, manter uma boa comunicação e relação com os pacientes é essencial.
Analise a melhor maneira de abordá-lo, de forma empática e cuidadosa, a fim de transmitir uma informação como um débito. Trate o paciente que está inadimplente de maneira cordial com o objetivo de estimulá-lo a efetuar o pagamento.
Procure sempre o caminho de um acordo agradável para ambos, e não esqueça de oferecer planos e opções que facilitem o pagamento do débito.
Atente-se para a sazonalidade
Em algumas épocas do ano, surgem muitas contas para os pacientes pagarem, e isso é normal. Porém, pode ser que nessas épocas o pagamento dos procedimentos feitos na clínica sejam deixados de lado.
Exemplos de meses complexos são dezembro e janeiro. Nessas épocas, as festas de fim de ano acabam se unindo às férias, ao pagamento de impostos, diversas confraternizações e tudo isso acaba gerando gastos extras.
Analise bem como essas sazonalidades refletem em sua clínica e veja se não é necessário repensar as condições de pagamentos nessas datas.
Utilize a tecnologia a seu favor
Para facilitar todas as dicas mencionadas anteriormente e influenciar de maneira positiva na prevenção de casos de inadimplência em clínicas, temos o uso de softwares de gestão, mencionados brevemente no item 5.
Com os softwares de gestão, é possível agendar todas as consultas com muita facilidade, manter o caixa e registro de ações organizado de maneira prática e eficiente, além de verificar quais os cadastros estão em débito com a clínica. Assim, esse problema é solucionado com muito mais conforto e rapidez.
Muitos softwares trazem ferramentas que criam alertas e os enviam por meio de mensagens, como lembretes para os pacientes apresentando a data de vencimento de determinado contrato/procedimento e outros serviços, a fim de reduzir a inadimplência dos mesmos.
Aplique todas estas dicas e aproveite para conhecer esses softwares de gestão, que trazem inúmeros benefícios para as clínicas. Dessa forma, sua clínica será gerenciada com muito mais conforto e rapidez.
Agora que você entende um pouco mais sobre como evitar inadimplência na clínica, entre em contato conosco e conheça mais sobre como um software médico é capaz de deixar a sua clínica ainda mais eficiente.
