Durante centenas de anos, embarcações marítimas foram orientadas por bússolas, que contribuíam para que os navios não navegassem em círculos, pudessem atravessar densas escuridões e nevoeiros e avançar mar adentro por meses sem perder a direção correta.
O benefício desse instrumento de navegação inventado pelos chineses (no século I a.C.) tornou-se ainda mais eficaz com o uso simultâneo de mapas cartográficos. Juntos, a bússola e os mapas permitiam que os comandantes da tripulação fizessem cálculos precisos sobre a direção e a geografia do local para onde se dirigiam.
Figurativamente, no contexto de uma clínica, é possível comparar a função dos softwares de gestão integrada à das bússolas, e a função dos relatórios gerenciais à dos mapas — visto que essas duas ferramentas modernas de gestão empresarial servem para orientar a diretoria e a gerência das organizações a encontrarem, em um mar de incertezas, um porto seguro e próspero para o negócio.
Nesse sentido, se você está interessado em aperfeiçoar a administração da sua clínica ou consultório e melhorar os resultados operacionais do empreendimento como um todo, continue a leitura deste post para conhecer os benefícios de acompanhar os relatórios gerenciais tendo tais interesses em vista. Acompanhe!
1. Acompanhar relatórios gerenciais é preciso; viver não é preciso
A frase latina que inspirou a poesia “Navegar é preciso”, de Fernando Pessoa (“Navigare necesse; vivere non est necesse”), foi proferida originalmente por um ilustre e jovem general romano chamado Pompeu Magno (106-48 a.C.) a uma tripulação de marinheiros amedrontada e que se recusava a navegar rumo à guerra.
Outra vez, de maneira figurativa, emprestamos o exemplo das navegações, bem como a interpretação da poesia portuguesa para enfatizar que, da mesma forma que era preciso navegar rumo à batalha, hoje é preciso sair da zona de conforto e gerenciar com disciplina todos os resultados da organização.
Para isso, eis uma estratégia eficiente:
- identificar quais relatórios gerenciais são essenciais para a administração da clínica;
- atribuir uma periodicidade para a avaliação minuciosa de cada um deles;
- delegar para cada departamento o envio periódico por e-mail de um farol de informações estratégicas tratadas às pessoas envolvidas;
- criar uma agenda de reuniões interna para debater os resultados de cada departamento;
- ter um rigoroso plano de ação em andamento para corrigir eventuais desvios de rota mapeados na análise dos relatórios.
Momentos e ações desse tipo são comuns em algumas empresas, mas não em todas. Se na sua clínica vocês não têm um calendário de reuniões para resolver questões internas à luz de dados dos relatórios de acompanhamento, esse é um excelente momento para começar a “comandar mais de perto sua embarcação”.
2. Tomar decisões fica muito mais fácil com relatórios
Na medida em que a arte requer inspiração, a gestão administrativa requer precisão. O poeta, no exemplo anterior, recorreu a um clássico da literatura grega para criar; mas, e o gestor moderno, a que deve recorrer para obter maior precisão ao decidir?
Em resposta a essa necessidade, os relatórios gerenciais caem como uma luva, pois condensam informações relevantes, as organizam em categorias e facilitam a análise minuciosa de dados. Dessa maneira, fica simples acompanhar históricos de resultados e identificar se a empresa tem conquistado avanços ou retrocessos em determinadas áreas.
Para acertar ao decidir, principalmente em situações delicadas, a clareza dos dados é fundamental. Os riscos sempre vão existir em qualquer tomada de decisão, no entanto eles serão menores se a ação decisória estiver alicerçada sobre números que refletem a realidade da clínica.
3. Dar adeus aos gargalos financeiros e de produtividade é sinônimo de progresso
Os gargalos são entraves que atrasam o andamento dos processos de uma empresa. No setor financeiro, os gargalos podem ser representados por atrasos nos pagamentos em geral, lentidão na emissão de boletos ou ordens de pagamento, dificuldade para atualizar e extrair informações do sistema etc.
A produtividade, por sua vez, no ambiente de uma clínica, está relacionada com:
- automação da gestão;
- infraestrutura e layout;
- fluxo de informações internas e externas;
- padronização de todos os processos;
- treinamento da equipe;
- controle do estoque em tempo real.
Na prática, obter ganhos em cada uma dessas frentes que determinam a produtividade do empreendimento só é possível por meio de uma gestão organizada, enxuta e objetiva.
Os relatórios gerenciais, nesse contexto, se destacam por tornar visíveis informações-chave das áreas financeira, fiscal, compras, atendimento, entre outras; informações estratégicas que servem de amparo às equipes nas suas várias decisões cotidianas.
4. Aumentar o ROI da clínica é preciso; sempre!
Além do crescimento do faturamento, a redução de custos também está relacionada ao aumento do ROI de uma clínica. Realizar mais tarefas em menos tempo, utilizando menos recursos e obtendo mais qualidade, é o grande desafio da gerência.
O retorno sobre o investimento, ou simplesmente ROI (Return On Investment), em qualquer negócio, é caracterizado por um percentual aferido por uma equação que envolve todos os investimentos realizados no empreendimento, assim como os respectivos resultados financeiros obtidos nas operações comerciais.
Para levantar e tratar esse tipo de dado é necessário uma ampla análise de relatórios gerenciais, os quais tornam a apuração de resultados possível, transparente e confiável.
5. Gerenciar com relatórios representa um salto no controle administrativo
Relatórios personalizados, após serem gerados nos softwares de gestão, permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas do negócio. Veja alguns desses relatórios gerenciais:
Relatório de fluxo de caixa
Esse certamente é um dos mais importantes, visto que traz à torna a verdadeira situação financeira da empresa, considerando o histórico e a previsão de suas receitas, despesas, investimentos e reservas. Vale destacar que erros na gestão do fluxo de caixa impactam diretamente o ROI da clínica.
Relatório de contas a pagar e receber
Os relatórios gerenciais de contas simplificam a gestão dos dois principais comportamentos de uma empresa: pagar e receber. Sem a visibilidade do detalhamento dessas ações, a condução das demais atividades do empreendimento fica comprometida.
Relatório de atendimentos
Aumentar o número de atendimentos é importante, mas aumentar em quanto? Será que um ajuste nos preços não seria suficiente? Em que período do ano o número de pacientes diminui? Perguntas desse tipo são levantadas e respondidas pela análise de relatórios de atendimentos, os quais devem ser diariamente observados pelos gerentes da clínica.
Relatório de satisfação dos pacientes
Saber o que os pacientes precisam, bem como o que acharam da experiência com cada área da empresa é tão importante quanto apenas atendê-los. Isso porque os custos da retenção de clientes são bastante inferiores aos da aquisição. Além disso, o prestígio do estabelecimento tende a crescer quando o nível de satisfação dos pacientes é acompanhado de perto.
Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
O DRE é uma visão contábil do negócio, que mostra o lucro ou o prejuízo das operações durante determinado período. Portanto, quanto mais rigorosa for a apuração dos dados que alimentam esse demonstrativo (faturamento, impostos, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que evidenciam a real situação financeira da clínica.
Como se pode perceber, comandar uma empresa sem apoio de tecnologia e de relatórios gerenciais é como navegar à deriva no oceano. Não corra esse risco!
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