Processos, normas, regulamentos, formulários, prazos curtos, pendências: essas são apenas algumas das características da burocracia no trabalho que perseguem as empresas. Por vezes elas refletem no andamento de ações operacionais internas, e acontecem tanto com empresas grandes como pequenas.
Quando isso acontece, muitas vezes o principal obstáculo diz respeito a falta de produtividade ou à desmotivação dos funcionários. Apesar de ser inevitável, a burocracia no trabalho pode ser um processo tranquilo, desde que bem alinhado à cultura da empresa e comunicado de forma adequada entre os colaboradores.
Para ajudar a aliviar a tensão que a burocracia no trabalho gera para as equipes, separamos neste texto algumas dicas úteis para a sua clínica. Continue a leitura e descubra agora mesmo como aprimorar o seu serviço!
Revise os processos
A falta de análise dos processos internos da instituição é o grande erro de muitas empresas. Para mudar essa realidade, o indicado é que todas as equipes de trabalho sejam convidadas para desenhar seus processos em um quadro.
Assim fica mais fácil visualizar quais as etapas, interações e aprovações que acontecem no fluxo de trabalho. Isso cria mais oportunidades de remover ruídos e desentendimentos que tornam as tarefas mais burocráticas.
Esse encontro para trabalhar a gestão processual deve ser feito constantemente e levar em conta aspectos importantes do dia a dia. Para iniciar essa pesquisa, trace perguntas como:
- qual o tempo de resposta que o processo de trabalho está apresentando?
- esse mesmo processo ocupa quantas pessoas? Não há mais pessoal que o necessário?
- essas ações estão gerando um aumento de produtividade?
- há algum bloqueio que esteja impactando em um outro processo de maneira negativa?
Respondendo a essa análise, é possível definir quais colaboradores ou setores geram processos burocráticos ou desnecessários ao ambiente de trabalho e que não resultam em uma melhor produtividade.
Reveja o prazo das tarefas
Como são feitas as etapas do processo? Há uma boa estimativa de tempo? Essas perguntas devem ser feitas constantemente, uma vez que com o passar do tempo é muito comum que algumas etapas sejam feitas de maneira automática para que sejam realizadas outras tarefas.
Dessa forma, executar a revisão dos prazos das tarefas é muito importante para que a estimativa de tempo dos projetos seja feita de maneira realista e pontual.
Digitalize tudo o que for possível
Com o avanço crescente da tecnologia, ficou muito mais fácil reduzir a quantidade de papel que circula nas empresas. Evitar o apego a papéis e pastas diminui os custos e o tempo para a tramitação de processos. Por isso, procure sempre digitalizar todos os documentos e opte por salvá-los na nuvem.
Preze pela pontualidade nas reuniões
Evitar o atraso em reuniões, faz com que o tempo de todos seja otimizado. Realizar encontros e conversas frequentes com a equipe é extremamente importante para que as demandas sejam alinhadas e notificadas aos líderes.
Uma dica para que esses encontros não se tornem cansativos é adotar reuniões com pautas pré-definidas, que respeitem o tempo determinado de conversa e gerem atas que manifestem tudo o que foi acordado.
Dessa forma fica mais fácil visualizar as demandas e trabalhar em busca da resolução das mesmas, além de que os encontros são aproveitados ao máximo e os colaboradores não ficam distantes das suas tarefas por muito tempo.
Dê autonomia aos funcionários e delegue tarefas
Ceder autonomia aos funcionários no ambiente de trabalho é uma atitude que também ajuda a evitar a burocracia na empresa.
Para isso, defina uma lista de atividades para os mesmos executarem sem a necessidade de processos cansativos e longos. Assim eles percebem que o seu gestor confia na equipe e no trabalho realizado.
Esse tipo de ação pode trazer muitos resultados positivos, como o aumento da produtividade e a dinamização do dia a dia na empresa.
Ofereça treinamentos
Disponibilizar treinamentos constantemente para os colaboradores reflete positivamente na produtividade dos mesmos.
Esses treinamentos, que podem ser técnicos ou mesmo comportamentais, incentivam os colaboradores a realizar boas práticas que auxiliam na criação de ideias novas para o dia a dia. Essa atitude pode ser muito interessante para a gestão da empresa como um todo.
Utilize softwares de gerenciamento
A tecnologia está muito presente no nosso dia a dia e utilizar-se dela no ambiente de trabalho é extremamente essencial para reduzir a burocracia no dia a dia, aumentar a produtividade dos colaboradores e otimizar todos os processos internos e externos.
Um exemplo de software que pode ser utilizado são os voltados ao gerenciamento de finanças. Por meio dele é possível acompanhar e gerenciar relatórios, fluxos de caixa, pagamentos, notas fiscais, contas a pagar, entre outros.
Tenha um organograma bem definido
O organograma empresarial diz respeito a representação dos níveis hierárquicos dos colaboradores dentro de uma empresa. Nesse organograma, temos definido quem responde a quem na instituição, além da estrutura de cada setor.
No entanto, ele não apresenta somente o que é a estrutura hierárquica de um setor. Nele também devem constar as atribuições e contribuições que cada cargo deve colaborar para o bom funcionamento da empresa.
Ou seja, no momento em que cada colaborador está bem alinhado com as suas atribuições e responsabilidades, as chances de o trabalho fluir de maneira mais simples e rápida é muito maior.
Apesar de parecer um desafio grande para as empresas, diminuir a burocracia e superá-la deve ser uma das principais metas da instituição. Com uma cultura mais organizada, a empresa e os colaboradores conseguem ficar mais aliviados quanto aos entraves desnecessários.
Além de conseguirem dispor de tempo e vontade para executar as suas tarefas da melhor maneira possível, a redução da burocracia também proporciona aumento da produtividade, melhora do atendimento, melhor resolução de conflitos e apresentação de diferentes soluções.
Agora que você já conhece nossas dicas para reduzir a burocracia no trabalho, o que acha de aproveitar a visita ao blog para aprimorar ainda mais seus conhecimentos sobre gestão empresarial? Descubra agora mesmo 6 benefícios ao adotar um software na gestão da sua clínica e entenda mais a fundo porque essa é uma das dicas deste nosso texto.
