Uma clínica pode ter centenas ou até milhares de pacientes. Todos precisam ter seus dados guardados cuidadosamente, já que o histórico de procedimentos e exames são informações importantíssimas. O armazenamento em papel não é totalmente ruim, mas já não é a melhor forma, pois podemos usufruir, hoje, da digitalização de documentos.
O processo apresenta algumas partes complicadas e, por isso, é preciso que haja a união entre a clínica e os responsáveis por implementar a tecnologia. Conheça todos os detalhes dessa funcionalidade na postagem de hoje. Vamos lá!
O que isso significa?
Anteriormente, o armazenamento de arquivos ocorria em salas dentro de uma empresa. Dependendo do seu porte, a sala dos arquivos poderia ocupar apenas alguns metros quadrados ou pavilhões inteiros! A digitalização surgiu para resolver o uso excessivo de espaço que, mesmo não sendo um incômodo, pode significar mais custos para clínicas e hospitais.
A digitalização de documentos consiste na transformação de arquivos físicos, sejam eles textos, áudios, imagens e até vídeos, em arquivos digitais. Os textos e imagens são transformados em um arquivo de computador por um scanner. Informalmente, a digitalização passou a ser referida como o ato de scanear algo.
Quais são os benefícios da digitalização de documentos?
Redução de custos
Imagine um escritório de advocacia, organização que imprime continuamente enormes quantidades de papel com informações sobre processos e jurisdições. No caso das clínicas, a situação pode até piorar. Cada médico tem, impresso, folhas de prontuários e exames de cada paciente.
Se as impressões forem feitas em uma gráfica, cada folha terá um custo. Se as duas instituições decidirem investir em máquinas próprias, terão que arcar, ainda, com os cartuchos de tinta e as folhas de papel.
Não é barato, nem cômodo. A digitalização de documentos surgiu para resolver esse problema. Scanear os arquivos pode ser feito de forma gratuita, bastando, apenas, que a instituição implemente um sistema de digitalização na clínica. O processo pode ser feito continuamente e, mesmo assim, ele ainda terá um custo quase nulo.
Redução de espaços
Se você acabou de abrir uma clínica, vai perceber que, com o tempo, as impressões de papel do dia a dia vão ocupando cada vez mais espaço. Espaço que poderia ser utilizado de forma mais ativa e ser usado para a construção de mais consultórios e salas em sua clínica. No entanto, empresas maiores precisam alugar locais extras para conseguir guardar tudo.
Com a digitalização, todos os documentos podem ser guardados em um compartimento na nuvem, no computador do escritório ou em um simples pen drive. Mais uma vez, o sistema vem para baratear os custos. Se antes a digitalização era responsável por diminuir os gastos com a impressão, agora também diminuirá os custos com o armazenamento.
Facilitar o acesso aos documentos
Por mais seguro e protegido que seja, a “sala dos arquivos” não é totalmente imune a intrusos. Se um arquivo é confidencial e está em uma sala, ele pode ser acessado por qualquer pessoa que trabalhe no estabelecimento.
A digitalização permite o cadastramento de usuários e senhas. Assim, apenas indivíduos com permissão predeterminada podem acessar certas informações. Isso aumenta a segurança da clínica e essa confiabilidade pode ser repassada aos pacientes, que perceberão o sigilo de suas informações.
Além disso, a digitalização também facilita o acesso aos documentos. Se duas ou mais pessoas precisarem de um mesmo documento momentaneamente, é possível permitir o acesso e replicar o arquivo infinitas vezes. A digitalização proporciona o acesso restrito a certos documentos, da mesma forma que facilita o acesso do mesmo arquivo a várias pessoas.
Como implementar esses processos na empresa?
No geral, a digitalização de documentos é a parte principal de um projeto chamado Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Às vezes, é possível fazer toda a administração e digitalização dentro da própria empresa, mas, dependendo do porte da instituição, é melhor procurar ajuda especializada.
Para fazer a melhor escolha, é preciso analisar a quantidade de documentos a serem digitalizados. Uma clínica pode ter milhares ou milhões de páginas prontas para serem armazenadas no meio digital.
Sendo assim, o primeiro passo é fazer a análise de cada documento a ser digitalizado. Nesse ponto, os fatores observados são a qualidade do documento e sua fragilidade, já que o papel se degrada com o tempo. É a partir daí que a organização decide entre fazer todo o processo internamente ou enviar os arquivos a uma instituição especializada.
Essas instituições cuidam dos arquivos, fornecendo todo o espaço necessário para armazená-los, apresentam um bom scanner e disponibilizam mão de obra qualificada em Tecnologia da Informação (TI).
Antes de efetuar a digitalização, cada arquivo deve ser cuidadosamente limpado e encaminhado a um scanner capaz de digitalizar vários arquivos por minuto. A empresa digitalizadora também ficará responsável pela remontagem posterior de cada documento.
Após a digitalização, é necessário indexar os arquivos em um sistema de busca feito especialmente para a clínica contratante. Essa é uma das partes mais difíceis, já que, além do software de gestão, é necessário criar um software de gerenciamento para os arquivos indexados. É preciso criar, também, palavras-chave para facilitar as buscas.
Além disso, é importante se preocupar não só com a digitalização de documentos antigos, mas preparar toda a empresa para inserir os novos documentos à plataforma criada.
Quais documentos podem ser digitalizados?
Os exames mais importantes a serem digitalizados são os prontuários médicos, com informações de todos os pacientes da clínica, exames compostos por imagens e até mesmo áudios e vídeos.
Quais cuidados devem ser tomados?
Como qualquer plataforma digital, os arquivos digitalizados estarão sujeitos a certos danos virtuais, como vírus, e danos físicos, já que os servidores podem pifar ou romper arquivos. Mesmo assim, esses são casos extremos, que ocorrem quando o cuidado e o planejamento necessários não existem.
Fazer a digitalização de documentos por conta própria pode ser um tiro no pé. Além dos problemas durante o processo, a clínica terá que lidar com os problemas posteriores, como a perda de arquivos. Para quem não é do ramo da tecnologia, pode ser necessário contratar uma empresa especializada para obter todos os benefícios.
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Muito bom o artigo! Acho mesmo que o futuro está na digitalização. O processo de digitalização nescessita de prática para se entender. Tentei montar uma estrutura após ter contato com uma grande empresa aqui em São Paulo ( http://www.ozoniobrasil.com.br/digitalizacao_de_documentos_sao_paulo_sp.html ) porém o investimento inicial é alto com o maquinário. Os processos de indexação não são tão complicados assim, estudando-se com calma dá para descobrir muita coisa boa. Aconselho os colegas a investirem em marketing digital para esse tipo de serviço. Forte abraço.