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Tecnologia

Veja como um sistema de agendamento de consultas pode otimizar a gestão em consultórios

sistema de agendamento de consultas

Otimizar a rotina administrativa de estabelecimentos de saúde é a melhor maneira de trazer eficiência e agilidade aos atendimentos. Nesse sentido, nada melhor do que investir em um sistema de agendamento de consultas.

Trata-se de uma ferramenta automatizada que auxilia na gestão dos atendimentos e na marcação de horários para as consultas. Afinal, a programação de um consultório médico deve ser devidamente organizada de modo a satisfazer todos os pacientes, além de contribuir para a atração e fidelização desse público.

Está interessado em melhorar a gestão do seu estabelecimento médico? Neste artigo, vamos apresentar as vantagens de um sistema de agendamento de consultas para clínicas e consultórios. Continue a leitura para conferir!

Quais são os motivos que geram erros no agendamento de consulta?

Existem alguns fatores que têm a capacidade de interferir negativamente nos agendamentos de consultas em clínicas e escritórios, como:

  • congestionamento de ligações;
  • inexistência de mecanismos automatizados;
  • equipamentos com tecnologia defasada;
  • falhas manuais dos funcionários;
  • desorganização da equipe;
  • alta rotatividade da equipe do estabelecimento;
  • incapacidade e treinamento inadequado da equipe.

Todas essas situações demonstram a importância de tornar o atendimento em clínicas e consultórios mais eficiente e ágil. Por isso, os negócios que adotam uma ferramenta digital de alta tecnologia têm grandes chances de alcançar melhores resultados e de se destacarem perante a concorrência.

Quais são as vantagens de investir em um sistema de agendamento de consultas?

Não é novidade que a tecnologia veio também para auxiliar o mundo corporativo. Atualmente, é difícil imaginar uma empresa que não se beneficie dos recursos inovadores high-tech. Conheça, a seguir, as principais vantagens desse tipo de ferramenta.

Organização e agilidade

A maioria já cometeu algum erro que trouxe consequências negativas para a rotina de atendimentos, como agendar dois pacientes para o mesmo horário por engano, cometer rasuras, confundir os dias, se esquecer de remarcar alguém etc. Essas falhas são mais comuns do que se imagina quando a recepcionista utiliza uma agenda manual.

Só quem já trabalhou com agenda física de papel entende a dificuldade de marcar pessoas, remarcar e ter que fazer alterações. O problema é que esse fato pode trazer a insatisfação dos pacientes, uma imagem negativa para a empresa, além de ocasionar prejuízos financeiros.

Graças aos softwares de agendamento, a marcação de consultas se torna mais organizada e é possível agendar os pacientes com mais agilidade e eficiência. Eles foram desenvolvimentos justamente para esse fim. O visual é mais organizado, simples e intuitivo, o que auxilia a secretária a realizar rapidamente os procedimentos. Da mesma forma, traz mais produtividade e credibilidade para o consultório.

Melhora no relacionamento e experiência dos pacientes

O agendamento de consultas eficiente está diretamente ligado ao relacionamento saudável entre a clínica e pacientes. Lembre-se que quanto melhor o cliente for atendido, mais positiva será a sua experiência. Com isso, as chances do paciente sair satisfeito e voltar para ser atendido mais vezes são muito mais altas.

Diminuição das faltas

O sistema de agendamento de consultas contribui para a redução das faltas dos pacientes. De fato, existem muitas pessoas que marcam um horário e simplesmente não comparecem (nem comunicam, com antecedência, a impossibilidade de comparecimento). Isso pode acontecer por esquecimentos, atrasos, entre outros motivos.

Contudo, é um comportamento crítico, uma vez que o horário fica vazio, e o profissional médico deixa de atender outro paciente nesse período — o que, por consequência, pode acabar gerando prejuízos financeiros.

Para resolver essa questão, os softwares têm a funcionalidade de enviar alertas para os pacientes avisando sobre a consulta que está se aproximando. Essa medida evita que eles se esqueçam do compromisso assumido, diminuindo as faltas.

Desse modo, não há necessidade da secretária ligar para cada uma das pessoas agendadas com o objetivo de confirmar a consulta. A própria ferramenta se encarrega disso. Assim, sobra mais tempo para que a funcionária se dedique a outras tarefas.

Redução de custos

O agendamento de consultas automatizado é uma ferramenta que diminui as despesas com a equipe para atendimento e as ligações telefônicas. Desse modo, o número de funcionários pode ser reduzido, uma vez que essa tarefa é delegada para o sistema.

No mesmo sentido, a marcação e a confirmação das consultas são feitas por meio eletrônico e com a emissão de um alerta para o celular ou e-mail do paciente, o que diminui o uso do telefone. Pode até não parecer, mas a economia no fim do mês é considerável.

Segurança de dados

Os softwares que apresentam o recurso de agendamento de consultas dispõem de uma grande rede de proteção contra a ação de mecanismos maliciosos, que agem com o objetivo de invadir o sistema para roubar dados cadastrais e bancários dos pacientes.

Na realidade, essas informações costumam ser consideradas um verdadeiro ativo para as empresas e, portanto, um acontecimento desse porte tem o potencial de gerar grandes perdas e prejuízos financeiros.

No entanto, o gestor pode ficar despreocupado, pois dificilmente o sistema sofrerá esse tipo de interferência, já que esses softwares são desenvolvidos com mecanismos de criptografia avançados. Ademais, a ocorrência de falhas no sistema não gera a perda do conteúdo armazenado.

Agilidade nos atendimentos

Tudo que um paciente deseja é ter mais facilidade na hora de encontrar um horário disponível na agenda do médico. Isso pode ser obtido por meio do agendamento online. Com ele, a pessoa terá acesso a uma tela contendo todos os dias e horários que estão disponíveis para atendimentos pelo profissional. Assim, basta o cliente escolher a opção que melhor lhe convém e marcar a consulta!

As inovações tecnológicas surgiram para otimizar o trabalho e aumentar a performance dos negócios. Nesse sentido, o sistema de agendamento de consultas é uma ferramenta automatizada que permite gerenciar o atendimento dos pacientes com alguns cliques, tornando o processo mais simples e rápido.

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