Hoje em dia, a tecnologia é a grande aliada das estratégias de gerenciamento de todos os negócios, em todos os ramos. Nesse sentido, o software para gestão de estoque em clínica se tornou uma solução imprescindível para alcançar a eficiência operacional e reduzir os custos em diversas frentes, como prevenção de perdas e diminuição do desperdício.
Por isso, sua clínica não deve ter receios em instalar essas inovações em todos os setores críticos. Acredite: todos os seus concorrentes também estão em alguma etapa do processo de implementação. Afinal, isso é praticamente uma exigência de um mercado cada vez mais competitivo.
Quer entender melhor esse cenário? Não deixe de ler o nosso post até o final!
Redução do desperdício de produtos
Talvez, o grande benefício de um software de gestão de estoque seja a redução do desperdício. Isso é possível devido às diversas funcionalidades dessas ferramentas.
Por exemplo, elas são altamente integradas. Assim, quando você registra os procedimentos que você fez no sistema e seleciona os materiais utilizados, automaticamente o estoque é atualizado sem precisar fazer uma nova baixa.
Além disso, eles fornecem uma visualização rápida e intuitiva dos dados. Assim, quando alguém estiver preparando seus pedidos para os fornecedores, saberá exatamente o que está em estoque e poderá fazer uma requisição de insumos do tamanho da necessidade da clínica. Com isso, previne-se o desperdício pelo excesso de compras.
Da mesma forma, é possível calcular um nível mínimo ideal para que nunca faltem itens importantes no inventário. Se os níveis ficarem baixos, é possível configurar um alerta para informar à equipe de gerenciamento de suprimentos que é hora de contatar os fornecedores.
Controle
Na área da saúde, há uma regulação intensa das atividades das clínicas para evitar danos ao bem-estar da população. Assim, a Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) exige um controle rígido da movimentação de medicamentos. Um software de gestão de estoque especializado em clínicas faz todo esse processo de acordo com as normas.
Além disso, há uma redução significativa do risco de ter de cancelar consultas e procedimentos devido à indisponibilidade de equipamentos ou insumos. Nos softwares de gestão de estoque, é possível inserir informações sobre as datas de manutenção de equipamentos e criar alertas quando algum prazo estiver se aproximando. Desse modo, as equipes não marcarão procedimentos para essas datas.
Ademais, há ferramentas de reserva de equipamentos — o que melhora a organização interna. Tudo estará registrado para que eles saibam onde e quando eles estarão.
Prevenção de perdas
Além disso, é possível ter um controle maior das perdas, isto é, de materiais perdidos devido ao vencimento dos suprimentos. Afinal, os sistemas de gestão de estoque permitem que você insira o prazo de validade de cada item do estoque e receba um aviso quando ele estiver vencendo.
Assim, você poderá pensar em estratégias para a prevenção das perdas. Por exemplo, é possível oferecer procedimentos promocionais para evitar o desperdício de produtos mais caros. Nas clínicas de dermatologia, há determinados fármacos que podem custar milhares de reais — como a toxina botulínica.
Prevenção de extravios
O extravio de determinados medicamentos pode representar um perigo muito grande para as clínicas. Por exemplo, muitos anestésicos podem ser também utilizados como drogas e, se os funcionários percebem que há alguma falha na gestão do estoque, há o risco de que eles os subtraiam para uso próprio ou para venda.
Organização do faturamento
Frequentemente, quando as empresas sofrem com um fluxo de caixa sempre negativo, o problema está na gestão de estoque. Elas deixam de faturar adequadamente os custos com insumos das contas dos pacientes e, com isso, levam um grande prejuízo.
Isso pode ser evitado com um sistema completo que ofereça as seguintes soluções:
- geração de relatórios completos em apenas alguns segundos, em que são detalhadas todas as movimentações, a validade dos itens, o inventário etc.;
- cobrança dos materiais e medicamentos de acordo com o padrão TISS da Agência Nacional de Saúde;
- cadastro dos itens nas mais diversas formas de apresentação, como medicamentos, gases, próteses, órteses e outros materiais especiais;
- padronização das formas de faturamento de cada item;
- lançamento adequado dos itens nas contas médicas de cada paciente.
Desse modo, é possível garantir que cada produto utilizado durante um tratamento seja devidamente cobrado de acordo com as normas brasileiras.
Menos erros no armazenamento de produtos frágeis
Outra grande vantagem dos softwares voltados para as clínicas é a possibilidade de inserir algumas instruções de armazenamento de produtos. Há determinados insumos que precisam de cuidados, como a insulina, que deve ser sempre refrigerada.
Eficiência operacional
Ao digitalizar o monitoramento dos seus suprimentos e equipamentos, sua equipe de gestão gasta muito menos tempo em tarefas relacionadas ao estoque. Assim, em vez de manipular diversas planilhas para descobrir a quantidade de cada suprimento, bastarão alguns cliques e uma pesquisa rápida.
Além disso, as equipes médicas também saberão exatamente onde cada insumo está guardado. Consequentemente, reduz-se muito o tempo gasto com a procura deles nos mais diversos locais de armazenamento. No ramo da saúde, isso pode ser essencial até mesmo para prestar um socorro rápido a um paciente em urgência.
Afinal, os riscos na indústria da saúde são muito altos, e as indenizações, elevadíssimas. Portanto, cada segundo otimizado traz uma melhora significativa da qualidade dos seus serviços. Ou seja, quanto menos atividades de controle de estoque manuais, melhor.
Eficácia do uso de softwares
O sistema NORTESYS Clinic conta com várias funcionalidades muito úteis para o dia a dia da gestão clínica, como:
- controle de produtos: monitoramento do local e das condições de armazenamento, inserção das datas de vencimento com possibilidade de alertas, movimentações etc.;
- controle de pedidos: verificação de quais pedidos estão pendentes, quais estão em transporte, quais foram entregues e quando;
- cadastro de fornecedores;
- relatórios completos com dados sobre cada inventário.
Portanto, um software para gestão de estoque em clínica é essencial para que você alcance novos patamares de eficiência operacional. Grande parte das tarefas será automatizada, o que traz agilidade e precisão. Além disso, seus funcionários poderão se dedicar às atividades que realmente importam.
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