A equipe de uma clínica de estética conta com profissionais de diferentes áreas da saúde (dermatologistas, fisioterapeutas, biomédicos, enfermeiros) e outros com especialização em estética. Mesmo com tantos profissionais diferentes, infelizmente nenhuma dessas formações conta com um conteúdo aprofundado sobre gestão e gerenciamento.
Desse modo, eles precisam buscar novos conhecimentos, ferramentas e profissionais para ajudar a melhorar a gestão da clínica de estética e, assim, conquistar prestígio no mercado e a satisfação dos pacientes.
Por isso, no post de hoje, trazemos algumas dicas que te ajudarão a melhorar a gestão da sua clínica. Acompanhe!
1. Aposte na automação de processos
A automação diz respeito a um sistema no qual os processos da clínica são controlados e executados por meio de dispositivos eletrônicos, substituindo o trabalho humano. Isso significa que os profissionais ganham mais tempo para lidar com os procedimentos e com os pacientes diretamente, ao invés de gastar muito tempo com processos manuais e burocráticos.
Grande parte da automação de processos é feita por meio de um software de gestão, que integra dados dos pacientes, agenda, finanças e estoque. Eles são programas criados especialmente para clínicas e consultórios, que utilizam a tecnologia para armazenamento, organização e solução dos processos dos estabelecimentos de saúde.
Formas de automação
- Automação do cadastro dos pacientes: cadastro online dos pacientes, com todos os seus dados e informação sobre procedimentos realizados, com fácil acesso por recepcionistas e profissionais;
- Envio automático de mensagens: envio de e-mails ou mensagens para lembrar sobre procedimentos marcados ou avisar sobre promoções, de forma automática.
Vantagens da automação
- Segurança no armazenamento de dados;
- Praticidade de acesso;
- Acessibilidade e mobilidade;
- Liberação do espaço físico que era utilizado para o armazenamento de prontuários de papel e agendas.
2. Mantenha o estoque organizado
O controle de estoque adequado é essencial para o bom funcionamento da clínica de estética. Ele garante que não falte produtos para a realização dos procedimentos e que não haja excesso na hora da compra, problemas que poderiam trazer prejuízo para clínica e insatisfação dos pacientes.
Além disso, uma boa organização também previne a perda de materiais por vencimento da validade. Por isso, é preciso criar uma política de controle de estoque, que deve ser conhecimento por toda a equipe da clínica, de forma a ajudar na padronização dos processos.
Como controlar o estoque
- Demanda dos produtos: é preciso acompanhar mês a mês e semana a semana a utilização dos produtos pela clínica, para que seja conhecida a demanda periódica dos produtos. Dessa forma, as compras podem ser organizadas de acordo com a necessidade e com a antecipação necessária.
- Controle de entrada e saída de itens: todo produto que é comprado e que é utilizado deve estar registrado de maneira organizada, para que as informações não se percam. A utilização de check lists pode auxiliar nesse processo.
- Automação de processos: como já citamos, os softwares de gestão automatizam os processos e podem contar com áreas destinadas para o controle de estoque. Os dados ficam seguros e o sistema pode calcular a quantidade de produtos utilizados e, também, a próxima data de compras.
- Organização do estoque: manter o estoque organizado ajuda na agilidade dos processos no dia a dia, já que os produtos podem ser achados mais facilmente por toda a equipe da clínica — e não apenas por um funcionário responsável.
3. Planeje bem a agenda da clínica
A gestão do tempo é um fator crucial para as clínicas de qualquer especialidade, mas que muitas vezes é subestimado pelos profissionais de saúde. A clínica deve ter clareza de quanto tempo é gasto com cada procedimento, para que a agenda possa ser organizada de acordo com essa estimativa.
Essa determinação não pode ser feita de forma aleatória ou padronizada para todos os atendimentos da clínica de estética. Afinal, há uma grande diferença no tempo de atendimento para a realização de um design de sobrancelhas, de uma sessão de drenagem linfática ou de aplicação de toxina botulínica.
A falta de organização do tempo pode gerar vários atrasos ao longo de todo um dia de atendimento, causando desconforto e insatisfação de quem espera.
Como se organizar melhor
- Cronometrar o tempo de cada tipo de atendimento para obter uma estimativa real;
- Utilizar softwares de gestão para o agendamento de pacientes;
- Registrar os atrasos ocorridos e buscar descobrir as causas;
- Criar tabelas para os profissionais com o tempo médio para cada tipo de atendimento;
- Em caso de possibilidade de atraso, comunicar ao paciente o tempo estimado de espera e desculpar-se pelo imprevisto.
4. Cuide do seu dinheiro
Não adianta oferecer o melhor cuidado e atendimento aos pacientes, se a saúde financeira da clínica não vai bem. Afinal, esse é um dos principais pontos para o alcance do sucesso de qualquer estabelecimento.
Mais uma vez, o uso da tecnologia é uma ferramenta chave para o controle financeiro da clínica. Os softwares de gestão contam com áreas destinadas às finanças, que auxiliam no controle do fluxo de caixa, pagamento dos funcionários, valor gasto com compras, e outras transações financeiras.
É importante buscar conhecimento básico sobre as métricas e parâmetros utilizados, ou mesmo contratar um contador ou consultor, que é o profissional especialista no gerenciamento e controle de finanças.
Dicas para ajudar a controlar as finanças
- Registre todas as transações financeiras (quanto mais detalhado e específico, melhor controle das finanças da clínica);
- Projete os gastos e lucros, levando em consideração possíveis gastos extras (quebra de equipamentos, demissão de funcionários);
- Faça o uso de feedbacks e avaliações de desempenho por funcionários e pacientes;
- Busque por conhecimento e atualização na área de gestão financeira, com monitoramento de novas tendências e práticas na área.
Melhorar a gestão da clínica de estética é um passo fundamental para o crescimento constante e saudável do estabelecimento e dos profissionais envolvidos. Um bom atendimento sozinho não é suficiente para garantir o sucesso da clínica, pois depende diretamente dos processos administrativos e gerenciais.
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