Ter total domínio dos processos financeiros de uma empresa é fundamental em qualquer área de atuação, especialmente em dias competitivos como os de hoje. Embora alguns gestores ainda não tenham percebido a importância desse setor, ele é vital para evitar prejuízos e ter um profundo conhecimento da real situação do empreendimento.
Dessa maneira, saber fazer o fluxo de caixa da clínica/consultório é fundamental. Quando bem realizado, o procedimento gera uma excelente noção da saúde econômica do negócio e pode ser útil para explicitar a necessidade de novos investimentos, de cortes ou até de um realinhamento de estratégias pouco efetivas.
Essa ferramenta não serve apenas para enxergar se haverá dinheiro até o final do mês, mas principalmente para fazer um bom planejamento financeiro. Com base nesse registro, é possível calcular o capital de giro, prever pagamentos e recebimentos, definir períodos para a retirada de lucros e pró-labore e reduzir ou aumentar preços.
Saiba, neste post, o que é fluxo de caixa, como fazê-lo e quais são os erros mais comuns ao se administrar esse importantíssimo instrumento para sua clínica. Boa leitura!
O que é o fluxo de caixa da clínica?
O fluxo de caixa descreve a movimentação de capital (entrada menos saída) em um determinado período de tempo. Ele tem, como principal objetivo, a organização dos gastos, para que o empresário saiba ao certo onde seu capital se encontra e onde e quando está tendo lucros ou prejuízos.
A prática também proporciona à entidade uma visão mais vasta de suas finanças, a fim de checar as transações ocorridas para as tomadas de decisão, bem como permite que a empresa possa projetar seus gastos futuros. Isso confere a você uma maior capacidade de investir em aplicações ou captações de fundos com mais privilégios do que seus concorrentes, por exemplo.
O fluxo de caixa é uma excelente opção para pequenas empresas — como sua clínica —, já que, devido à alta competitividade do mercado em que você está inserido, qualquer brecha para obter vantagens pode ser a cereja do bolo que falta para sair à frente da concorrência.
Vantagens
- prever se o recebimento por vendas/consultas será suficiente para quitar gastos assumidos e previstos;
- antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
- descobrir se a clínica está funcionando com carência ou abundância financeira;
- ter recursos para ajustar o preço das consultas e dos exames para cima ou para baixo;
- verificar a possibilidade de implantar programas de fidelização de pacientes;
- comprovar se o capital próprio será suficiente para manter o negócio ou se há a necessidade de conseguir um empréstimo ou financiamento.
Como fazê-lo corretamente?
Há alguns passos a serem seguidos para a elaboração de um bom fluxo de caixa do seu consultório. Confira quais são eles:
Planejar
Definir metas semanais, mensais ou até mesmo anuais de lucratividade é muito interessante e pode auxiliar nas tomadas de decisão da clínica. Coletar os registros do ano anterior é essencial para acompanhar o crescimento mensal.
Caso o seu negócio não possua um saldo equivalente ou superior ao do mesmo período do ano anterior, isso não deve ser encarado com alarmismo, pois, como você já deve saber, o mercado possui oscilações próprias. Porém, um cenário como esse é uma boa oportunidade para buscar entender os possíveis motivos da queda de consultas/exames.
Ao fazer isso, é possível adotar novas medidas para amenizar o quadro, prever futuras dificuldades e se organizar para enfrentá-las. Se a baixa nas consultas é pontual e ocorre em um determinado período do mês ou do ano, que tal investir em uma promoção incrível durante essa época?
Assim, você pode atrair mais pacientes e melhorar o relacionamento com os já fidelizados na sua clínica. Isso é planejamento estratégico!
Registrar
Para ter um fluxo de caixa bem feito, você precisa manter um registro bastante rigoroso de todas as movimentações financeiras do seu consultório. Esse é o passo básico para instituir um pouco mais de organização no seu capital.
Anote todas as entradas e saídas de um determinado período, de acordo com o tamanho e as características de sua empresa. Fique atento às informações do dia a dia, mesmo que pareçam irrelevantes, como compra de material básico de exames ou revistas para a sala de espera.
Essa quantia é, muitas vezes, bem maior do que você imagina. Pequenas despesas, quando somadas, podem fazer toda a diferença no seu orçamento final. Portanto, registre todas as transações!
Separar
Um dos erros mais comuns de diversos empreendimentos é não separar as despesas pessoais das profissionais. Os proprietários acabam fazendo compras ou anexando contas particulares para que os colaboradores efetuem o pagamento.
Se elas entrarem no controle do fluxo de caixa, a precisão desaparece! Lembre-se: no ambiente de trabalho, efetue e registre apenas as movimentações da clínica.
Projetar
Cada empresa ou clínica tem a sua própria forma de estruturar o fluxo de caixa, a fim de simplificar a coleta de informações. Mesmo que o negócio realize uma análise específica, é necessário dividir a projeção do fluxo de caixa em três categorias.
Essa divisão facilita o conhecimento do que a clínica tem, de quanto ela fatura, do que ela consome, do quanto possui para investir em melhorias etc. Tais categorias são conhecidas como:
1. Atividades operacionais
É o que mantém a clínica operando. É nessa categoria que estarão registradas as receitas de vendas de consultas e exames, os custos de conservação e manutenção e as despesas de administração. E os gastos vão desde o vale-transporte até o pagamento de funcionários, passando pela conta de energia elétrica.
2. Atividades de investimento
É aqui que devem constar todas as transações relacionadas aos investimentos. Alguns exemplos são: a compra de bens para a clínica (móveis, máquinas, equipamentos, computadores, aparelhos de telefone etc.) e, também, as aplicações financeiras.
3. Atividades de financiamento
Finalmente, neste grupo devem ser registradas todas as transações — de entrada e de saída — resultantes de ações de financiamento. O pagamento de tarifas (juros) e o abatimento de empréstimos bancários são algumas delas.
Guardar
A reserva financeira é um ponto importante para qualquer negócio. Mantenha-se preparado para enfrentar o inesperado: um mês de pouco movimento, alguma conta repentina ou outro imprevisto qualquer.
O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle financeiro que ajudará na criação de um fundo de reserva. Isso porque a análise precisa das finanças do seu negócio permite que você saiba do quanto pode precisar em um momento de necessidade.
Quais são os erros mais comuns no procedimento?
Todo o processo do fluxo de caixa deve evitar uma série de erros que, apesar de serem comuns, podem trazer grandes prejuízos ao empreendimento. Confira a lista abaixo e reflita se você está cometendo deslizes no seu negócio:
Não ter um controle diário
Atualizar o fluxo de caixa uma vez por semana ou mensalmente parece mais cômodo, porém compromete a confiabilidade das informações. Os dados precisam ser assertivos o bastante para que você possa planejar o futuro da clínica com mais segurança.
Assim, será possível diagnosticar eventuais problemas com antecedência e buscar por novas formas de evitar que seu negócio não seja prejudicado. Para agilizar essa tarefa, use um sistema de controle financeiro, pois nele você pode lançar despesas e receitas com praticidade e comodidade.
Softwares do tipo são ideais para pequenos e microempreendedores. Mesmo que você precise sair por alguns momentos (ou por dias), poderá gerenciar as finanças da clínica de qualquer lugar, pelo smartphone ou tablet. Basta se conectar à internet!
Não fazer os lançamentos em grupos
É essencial repartir despesas e receitas em planos de contas. Isso porque o lançamento simples de cada movimentação financeira como faturamento ou gasto não lhe garante o conhecimento exato da origem e da finalidade do capital que circula dentro do seu empreendimento.
Ao identificar onde há mais despesas, você consegue diminuir ou até extinguir algumas delas. Em compensação, sabendo de que forma são pagas as consultas e os exames (cartão, cheque ou convênios), é possível buscar incentivos para estimular esses pagamentos, como oferecer descontos conforme um determinado número de consultas, por exemplo.
Lançar valores antes de receber
Algumas pessoas, por questão de costume, registram recebimentos no fluxo de caixa antes que os valores entrem efetivamente na conta da clínica. Se um exame é fechado a prazo, é normal registrar, em seguida, o valor total como pagamento.
Isso, porém, não garante que o paciente quite a dívida ou respeite o prazo. Portanto, oriente sua equipe a não realizar registros desse tipo habitualmente, pois seu fluxo de caixa ficará impreciso, o que aumentará as chances de inadimplência.
Realize o processo de lançamento somente quando os valores caírem na conta. Esse é o seu lucro. Se o recebimento for a prazo, anote o dinheiro recebido a cada mês. Tente fazer o mesmo com seus pagamentos: só registre como saída quando o valor sair da conta do consultório.
Não considerar os detalhes
Quanto mais você especificar os registros no fluxo de caixa, mais seus dados serão precisos. Desse modo, lance todos os gastos, principalmente os de valores menores, como: materiais de escritório, copos descartáveis, cafezinhos, lâmpadas e eventuais manutenções (substituição de fechaduras ou pinturas, por exemplo).
Como se trata de uma ferramenta muito prática, não hesite em atualizá-la sempre, para aumentar sua efetividade e garantir um melhor controle de suas finanças. Basta criar o hábito.
Esperamos que você tenha compreendido como fazer o fluxo de caixa da clínica e qual a importância desse procedimento. Se você ainda não faz o seu, não perca mais tempo e comece já a utilizá-lo: ele pode deixar seu negócio funcionando com muito mais precisão, sem perdas desnecessárias de capital!
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