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]]>O benefício desse instrumento de navegação inventado pelos chineses (no século I a.C.) tornou-se ainda mais eficaz com o uso simultâneo de mapas cartográficos. Juntos, a bússola e os mapas permitiam que os comandantes da tripulação fizessem cálculos precisos sobre a direção e a geografia do local para onde se dirigiam.
Figurativamente, no contexto de uma clínica, é possível comparar a função dos softwares de gestão integrada à das bússolas, e a função dos relatórios gerenciais à dos mapas — visto que essas duas ferramentas modernas de gestão empresarial servem para orientar a diretoria e a gerência das organizações a encontrarem, em um mar de incertezas, um porto seguro e próspero para o negócio.
Nesse sentido, se você está interessado em aperfeiçoar a administração da sua clínica ou consultório e melhorar os resultados operacionais do empreendimento como um todo, continue a leitura deste post para conhecer os benefícios de acompanhar os relatórios gerenciais tendo tais interesses em vista. Acompanhe!
A frase latina que inspirou a poesia “Navegar é preciso”, de Fernando Pessoa (“Navigare necesse; vivere non est necesse”), foi proferida originalmente por um ilustre e jovem general romano chamado Pompeu Magno (106-48 a.C.) a uma tripulação de marinheiros amedrontada e que se recusava a navegar rumo à guerra.
Outra vez, de maneira figurativa, emprestamos o exemplo das navegações, bem como a interpretação da poesia portuguesa para enfatizar que, da mesma forma que era preciso navegar rumo à batalha, hoje é preciso sair da zona de conforto e gerenciar com disciplina todos os resultados da organização.
Para isso, eis uma estratégia eficiente:
Momentos e ações desse tipo são comuns em algumas empresas, mas não em todas. Se na sua clínica vocês não têm um calendário de reuniões para resolver questões internas à luz de dados dos relatórios de acompanhamento, esse é um excelente momento para começar a “comandar mais de perto sua embarcação”.
Na medida em que a arte requer inspiração, a gestão administrativa requer precisão. O poeta, no exemplo anterior, recorreu a um clássico da literatura grega para criar; mas, e o gestor moderno, a que deve recorrer para obter maior precisão ao decidir?
Em resposta a essa necessidade, os relatórios gerenciais caem como uma luva, pois condensam informações relevantes, as organizam em categorias e facilitam a análise minuciosa de dados. Dessa maneira, fica simples acompanhar históricos de resultados e identificar se a empresa tem conquistado avanços ou retrocessos em determinadas áreas.
Para acertar ao decidir, principalmente em situações delicadas, a clareza dos dados é fundamental. Os riscos sempre vão existir em qualquer tomada de decisão, no entanto eles serão menores se a ação decisória estiver alicerçada sobre números que refletem a realidade da clínica.
Os gargalos são entraves que atrasam o andamento dos processos de uma empresa. No setor financeiro, os gargalos podem ser representados por atrasos nos pagamentos em geral, lentidão na emissão de boletos ou ordens de pagamento, dificuldade para atualizar e extrair informações do sistema etc.
A produtividade, por sua vez, no ambiente de uma clínica, está relacionada com:
Na prática, obter ganhos em cada uma dessas frentes que determinam a produtividade do empreendimento só é possível por meio de uma gestão organizada, enxuta e objetiva.
Os relatórios gerenciais, nesse contexto, se destacam por tornar visíveis informações-chave das áreas financeira, fiscal, compras, atendimento, entre outras; informações estratégicas que servem de amparo às equipes nas suas várias decisões cotidianas.
Além do crescimento do faturamento, a redução de custos também está relacionada ao aumento do ROI de uma clínica. Realizar mais tarefas em menos tempo, utilizando menos recursos e obtendo mais qualidade, é o grande desafio da gerência.
O retorno sobre o investimento, ou simplesmente ROI (Return On Investment), em qualquer negócio, é caracterizado por um percentual aferido por uma equação que envolve todos os investimentos realizados no empreendimento, assim como os respectivos resultados financeiros obtidos nas operações comerciais.
Para levantar e tratar esse tipo de dado é necessário uma ampla análise de relatórios gerenciais, os quais tornam a apuração de resultados possível, transparente e confiável.
Relatórios personalizados, após serem gerados nos softwares de gestão, permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas do negócio. Veja alguns desses relatórios gerenciais:
Esse certamente é um dos mais importantes, visto que traz à torna a verdadeira situação financeira da empresa, considerando o histórico e a previsão de suas receitas, despesas, investimentos e reservas. Vale destacar que erros na gestão do fluxo de caixa impactam diretamente o ROI da clínica.
Os relatórios gerenciais de contas simplificam a gestão dos dois principais comportamentos de uma empresa: pagar e receber. Sem a visibilidade do detalhamento dessas ações, a condução das demais atividades do empreendimento fica comprometida.
Aumentar o número de atendimentos é importante, mas aumentar em quanto? Será que um ajuste nos preços não seria suficiente? Em que período do ano o número de pacientes diminui? Perguntas desse tipo são levantadas e respondidas pela análise de relatórios de atendimentos, os quais devem ser diariamente observados pelos gerentes da clínica.
Saber o que os pacientes precisam, bem como o que acharam da experiência com cada área da empresa é tão importante quanto apenas atendê-los. Isso porque os custos da retenção de clientes são bastante inferiores aos da aquisição. Além disso, o prestígio do estabelecimento tende a crescer quando o nível de satisfação dos pacientes é acompanhado de perto.
O DRE é uma visão contábil do negócio, que mostra o lucro ou o prejuízo das operações durante determinado período. Portanto, quanto mais rigorosa for a apuração dos dados que alimentam esse demonstrativo (faturamento, impostos, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que evidenciam a real situação financeira da clínica.
Como se pode perceber, comandar uma empresa sem apoio de tecnologia e de relatórios gerenciais é como navegar à deriva no oceano. Não corra esse risco!
Entre em contato conosco agora para conhecer as transformações positivas que nossos 20 anos de experiência em soluções tecnológicas são capazes de propiciar à gestão da sua clínica ou consultório!
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]]>O post 6 dicas para melhorar o controle financeiro de sua clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Quer dizer, estudar as variáveis, analisar os diferentes contextos e traçar um planejamento eficiente, que se converta em um adequado controle financeiro de sua clínica faz toda a diferença.
Em um primeiro momento, pode até parecer que planejar as finanças é algo muito complicado, mas não é. Inclusive, é mais barato do que se imagina, carecendo apenas de um pouco de disciplina e atenção.
Pensando nisso, criamos este post com 6 dicas para melhorar o controle financeiro de sua clínica. Confira!
É comum que os empreendedores deixem para se dedicar ao planejamento financeiro quando o ano se inicia. Mas ainda que seja um passo importante, pois significa que a “ficha caiu” quanto à necessidade planejar, o ideal é começar em meados de setembro, para que, no início do novo ano, tudo esteja bem consolidado.
A depender do tipo do negócio, o gestor pode estabelecer controles periódicos por dia, semana, quinzena ou mês. O cuidado deve ser o de não escolher um período muito longo, o que acarreta em maiores riscos de se perder o controle do fluxo de caixa.
De todo modo, a prática mais usual é o controle mensal.
Diminuir ou eliminar aqueles gastos supérfluos é sempre uma estratégia que rende ótimos resultados, principalmente no logo prazo. Não adianta: ainda que algumas coisas possam ser considerada essenciais, uma análise mais criteriosa irá identificar itens a descartar.
O cérebro humano tem uma facilidade muito grande de lidar com indicadores visuais. Quando se trata de números, estabelecer formas de diferenciar receitas e despesas por cores (verde e vermelho, por exemplo), pequenos detalhe tornam o entendimento muito mais simples e intuitivo.
Os locais de onde as despesas se originam devem ser agrupados, por exemplo: Administração, Recursos Humanos, Comercial, Produção. Assim, fica mais simples saber de onde está saindo o dinheiro e em que ele está sendo investido.
Assim como não se pode fazer um trabalho de qualidade sem que se tenha as ferramentas adequadas, no que se refere ao planejamento financeiro não é diferente.
Uma boa solução oferece um excelente suporte para o controle financeiro de sua clínica, permitindo a extração de relatórios, o acesso simplificado ao histórico de gastos e ganhos, entre outras facilidades. São recursos decisivos que permitirão que os dados dos passado sejam usados assertivamente para planejar o futuro.
Em suma, não desperdice tempo negligenciando os dados da sua empresa, deixando-os soltos ou sem controle. Mantenha tudo devidamente documentado e monitorado, estimulando uma cultura de controle financeiro no negócio.
Como você tem exercido o controle financeiro de sua clínica? Você aplica alguma dessas estratégias? Compartilhe conosco suas experiências deixando comentários!
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]]>O post Como calcular o retorno mensal da minha clínica ou consultório? apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>É natural, portanto, ouvirmos desse tipo de profissional a seguinte pergunta: “como calcular o controle mensal da minha clínica?” Pensando em resolver de uma vez por todas essa questão, elaboramos este post, que ajudará você a calcular o retorno mensal da sua clínica. Ficou interessado? Então siga a leitura e confira agora mesmo!
Para fazer o cálculo de retorno da sua clínica, é preciso conhecer os conceitos listados nos próximos tópicos.
Primeiro você precisa conhecer todo o ganho obtido no mês, ou seja, toda a sua receita bruta. As receitas devem ser calculadas com base nos recebimentos decorrentes dos serviços prestados. No caso de uma clínica ou consultório isso pode incluir consultas, exames e fisioterapia, por exemplo.
É importante ainda categorizar essas receitas. Os lucros provenientes de consultas e exames particulares podem ser somados separadamente dos que são pagos por planos de saúde, por exemplo. Isso é útil para você saber qual fonte de renda gera mais lucratividade para o consultório médico.
As despesas podem ser consideradas como todo o gasto que é necessário para que a clínica ou consultório possa prestar seus serviços. Elas estão relacionadas diretamente aos gastos administrativos e comerciais. Existem basicamente dois tipos:
Os custos são os gastos que a clínica ou consultório possui para conseguir manter as suas atividades. Nesse caso, podemos citar como exemplo a depreciação das máquinas e equipamentos, materiais de conservação e limpeza do escritório, entre outros.
Nessa categoria, entram os impostos que a clínica ou consultório deve recolher, como o ISS, o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Vale lembrar que ainda existem impostos municipais, que variam de acordo com cada localidade. Por isso, para saber quais impostos a sua cidade cobra para consultórios médicos, convém uma visita até a prefeitura municipal.
Para saber exatamente qual é o retorno mensal líquido da sua clínica ou consultório, você deve considerar todas as receitas, as despesas, os custos, os impostos e as outras deduções.
Para que o entendimento fique mais claro, vamos demonstrar como o cálculo pode ser realizado. Confira, a seguir.
O Demonstrativo do Resultado do Exercício – DRE é um relatório contábil que deve ser feito em sua clínica, de modo que sejam descritos todos os movimentos financeiros realizados em um determinado período.
É o DRE que mostrará se o seu estabelecimento está dando lucro ou prejuízo, pois ele demonstra as entradas e saídas de dinheiro do fluxo de caixa, facilitando assim a observação do retorno financeiro sobre os investimentos realizados.
Veja, a seguir, um exemplo de DRE:
(-) Deduções e Impostos
(=) Receita Líquida
(-) Custos
(=) Lucro Bruto
(-) Despesas
(=) Resultado antes do IRPJ e CSLL
(-) IRPJ e CSLL
(=) Resultado líquido
Esse é o que se chama de Demonstrativo de Resultados na contabilidade de uma empresa. É por meio dele que é possível saber se a organização está operando com lucro ou prejuízo.
Entretanto, para que o resultado seja assertivo e apresente a realidade da clínica ou consultório, é necessário incluir todos os custos e despesas gerados no exercício das atividades — até mesmo aquelas compras simples, que muitas vezes deixam de entrar no cálculo. Portanto, não se esqueça de anotar todos os valores que entram e saem da clínica.
Outra dica interessante, é que você jamais tire dinheiro do caixa da clínica ou consultório para pagar alguma despesa pessoal. É preciso ter em mente que, por menor que seja o valor retirado, se isso ocorrer com frequência, você poderá estar prejudicando a saúde financeira do negócio.
A ideia é que o gestor ou responsável pela clínica defina um valor mensal para ser o seu salário. Essa quantia deve ser retirada mensalmente, no mesmo dia em que é feito o pagamento dos funcionários. Depois, não deve mais ser tirado dinheiro do caixa para despesas pessoais, pois o gestor tem um salário para isso.
Existem algumas maneiras simples de conseguir aumentar o retorno mensal da sua clínica ou consultório. Dentre algumas delas, podemos citar as que serão descritas nos tópicos seguintes.
O controle financeiro é o primeiro passo para aumentar o rendimento da clínica ou consultório. Nesse sentido, é essencial controlar o fluxo de caixa, o capital de giro, registrar todas as operações e monitorar as contas a pagar e a receber, por exemplo.
Isso é fundamental para compreender os gastos que são absorvidos com a operação e conseguir conciliar os recebimentos com os pagamentos. Além disso, esse controle também permite ao gestor uma visão dos problemas que mais afetam os resultados e do que precisa ser feito para que eles sejam eliminados ou minimizados.
Caso você tenha dificuldade em fazer isso no papel, convém a contratação de um bom software de gestão que facilite esse trabalho, evitando também a ocorrência de erros nas atividades.
Os indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão utilizada para visualizar melhor os resultados de cada atividade. Com eles, é possível comparar a realidade com o planejamento e analisar se existe muita discrepância, quais são as possíveis falhas e o que pode ser feito para que os resultados se aproximem das metas estabelecidas ou até mesmo as ultrapassem.
Só é preciso ter o cuidado para não criar controles e excessos e acabar perdendo o foco do que realmente precisa ser controlado. Sendo assim, o ideal é acompanhar as informações que estejam alinhadas com as metas e as estratégias das empresas.
É possível, por meio desse estudo, desenvolver uma espécie de meta individual para cada tipo de despesa. Assim, se você perceber que está gastando muito com horas extras de funcionários, por exemplo, poderá avaliar se não é mais interessante contratar mais uma pessoa para suprir a demanda necessária.
Contar com um serviço de lembretes de consulta ajuda a reduzir o índice de não comparecimento. Com ele, é possível enviar SMS para os pacientes confirmando a data e o horário marcados para o atendimento.
Desse modo, caso um paciente desmarque o atendimento, é possível adiantar consultas que estão marcadas para mais adiante, abrindo agenda para novos atendimentos e não perdendo a lucratividade por conta de faltas.
Essa estratégia pode ser adotada tanto solicitando o feedback e buscando eliminar os problemas relatados quanto dividindo-os por perfil e adequando o atendimento a cada um deles. Isso faz com que o relacionamento com os pacientes seja personalizado, contribuindo para que eles se sintam compreendidos e especiais.
Vale lembrar que pacientes satisfeitos têm mais chance de indicar a clínica ou consultório para outras pessoas, atraindo mais pessoas e, consequentemente, aumentando os rendimentos mensais.
Um dos fatores que mais interferem na lucratividade de uma empresa é o custo total da operação. Mesmo que o faturamento seja alto, se os custos também forem altos, isso fará com que o lucro diminua consideravelmente, visto que o dinheiro que estaria disponível será necessário para cobrir as despesas.
Porém, para uma redução de custos mais assertiva, que não comprometa a qualidade dos serviços, é necessário fazer um planejamento, analisando os impactos que cada redução pode causar.
A utilização de um software de gestão para clínicas ou consultórios, além de automatizar muitas atividades, como marcação de consultas e envio de lembretes, por exemplo, garante o aumento dos índices de produtividade, reduz a quantidade de erros e necessidade de retrabalho e ainda contribui para a redução de custos.
Ainda que pareça contraditório falar em investimentos quando se deseja reduzir custos e aumentar os rendimentos, a relação custo-benefício de se utilizar um sistema de gestão é muito benéfica.
Para calcular o retorno mensal que a clínica ou consultório oferece é extremamente necessário saber exatamente quais são todos os gastos e controlá-los, de forma a incluir cada uma das contas corretamente no detalhamento mensal. Para que o controle seja feito de forma eficiente e confiável, o ideal é poder contar com um software de gestão que auxilia na contabilização de todas as receitas e as contas a pagar.
Ficou claro como o controle deve ser minucioso para que os resultados sejam mostrados de acordo com a realidade da sua clínica ou consultório? Então agora você já não precisa ficar se perguntando “como calcular o controle mensal da minha clínica?”, pois já obteve tais conhecimentos.
Para continuar aprendendo, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre como gerenciar pagamentos e confirmações de consulta. Temos certeza de que ele será muito útil para você.
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]]>O post 4 passos para reduzir custos na sua clínica médica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Uma excelente maneira de diminuir as despesas sem correr esse risco é otimizar processos de gestão que estejam pouco eficientes. Neste post vamos dar algumas dicas simples, aplicáveis por qualquer pessoa sem especialização na gestão de negócios.
Confira os 4 passos para reduzir custos na sua clínica médica:
A análise das finanças, assim como a anamnese de um paciente, é um passo essencial para um diagnóstico de problemas de produtividade benfeito. Para isso, comece reunindo todas as contas, extratos financeiros, despesas e receitas de seu consultório, e agrupe os documentos do último ano em períodos mensais.
Depois, faça uma análise de cada um deles separadamente, indicando categorias de gastos e origem de receitas. Como foi o fluxo de caixa? Qual foi o retorno dos seus investimentos? Faça um relatório completo a partir dessa análise e indique a evolução dos gastos e receitas durante o ano para identificar sazonalidades e tendências recorrentes, por exemplo
Por fim, defina quais indicadores não funcionaram como planejado para elaborar um plano de ação.
Depois do procedimento anterior, você terá identificado alguns problemas nas suas finanças. Então, pense em maneiras de atuar nesses problemas para melhorá-los. Faça cortes de itens supérfluos, reformule sua grade de horário caso perceba que atrasos em consultas levaram a cancelamentos e mude ou renegocie fornecedores se eles estiverem cobrando preços acima do mercado.
Há diversos modos de burocracia em uma clínica médica e talvez o mais pronunciado deles seja a agenda. Quando a agenda está lotada, seus pacientes ligam constantemente em busca de uma consulta, o que exige que o consultório tenha uma secretária sempre de prontidão.
Além disso, você acaba gastando bastante em retorno de ligações telefônicas e perdendo muitas oportunidades de novos clientes. Identifique essa e outras burocracias e busque soluções criativas. Lembre-se de que você tem a tecnologia em seu favor: você pode utilizar redes sociais e WhatsApp para marcar consultas e acompanhar pacientes, por exemplo.
A adoção de um software médico é essencial para reduzir custos. Isso pode parecer contraditório à primeira vista, dada à necessidade de pagar licenças ou mensalidades, mas a verdade é o que o software otimiza os processos de tal forma que acaba com muitos gargalos da empresa. Por exemplo:
Com essas dicas, você certamente já conseguirá reduzir gastos. Como o seu foco são seus atendimentos, tire um dia para analisar suas finanças, identificar os gargalos e otimizar os processos. E se tiver alguma dúvida, é só deixar seu comentário!
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]]>O post Como fazer o planejamento tributário da sua clínica em 4 passos apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Para que você tire todas as suas dúvidas sobre o planejamento tributário, resolvemos trazer um post explicando um passo a passo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto! Confira a seguir!
Em primeiro lugar, você terá que escolher se você será tributado como pessoa física ou jurídica. Normalmente, no primeiro caso, a solução para o gestor é constituir a empresa desde o início como uma EIRELI (Empresa de Responsabilidade Limitada), pois essa é uma forma de reduzir bastante a carga tributária. No entanto, essa opção só é válida se você não pretende ter sócios.
A outra opção é constituir pessoa jurídica. A partir daí temos um desafio, afinal, podemos escolher três modelos de tributação: o Simples Nacional; o Lucro Real e o Lucro Presumido. Acontece que, mesmo quando enquadrado no Simples, o gestor ainda deve verificar com o contador qual será o modelo escolhido, pois, dependendo do faturamento e das despesas dedutíveis, o Lucro Presumido ou Real também apresentarão suas vantagens. Portanto, é fundamental procurar um especialista para avaliar o seu caso.
É claro que o passo seguinte é conhecer todos os tributos incidentes sobre as suas atividades; afinal, a falta de pagamento de qualquer um pode gerar as desagradáveis multas, além dos juros de mora. Hospitais, clínicas e laboratórios pertencem ao setor de serviços, portanto, o primeiro imposto que você deve conhecer é o Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS), de origem municipal. A alíquota, é claro, pode variar de município para município.
Para os tributos federais, a atenção deve ser destinada ao IRPJ ou IRPF, ou seja, o Imposto de Renda tanto para pessoas jurídicas quanto físicas; a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS). Além disso, temos o PIS e o INSS, sendo que este último é retirado diretamente sobre a folha de pagamento.
É fundamental que você procure sempre se informar sobre a situação da legislação tributária para as clínicas médicas. Um exemplo disso é a alteração recente da jurisprudência do STJ, que passou a interpretar como “serviços hospitalares” não só aqueles prestados pelos hospitais como também pelas clínicas. Com isso, o IRPJ e CSLL, que eram cobrados à base de 32% para essas instituições, foram reduzidos para 8% e 12%, respectivamente, em acordo com a Lei nº 9.249/95, alterada pela Lei nº 11.727/08.
Ainda hoje, muitos gestores não sabem dessa mudança e, por esse motivo, acabam pagando mais tributos do que devem. No entanto, é fundamental ressaltar que a nossa legislação muda constantemente, bem como o entendimento dos tribunais sobre diversos assuntos. Por isso, você deve sempre procurar a opinião de especialistas, principalmente advogados tributaristas e contadores, além, é claro, dos jornais, para saber se a sua empresa está realizando uma gestão tributária eficiente ou não.
Por fim, é fundamental que você conte com algum software de gestão especializado em clínicas para que você organize todas as finanças. Assim, terá um controle maior sobre o patrimônio da sua empresa, bem como os resultados financeiros do ano inteiro.
Com as informações coletadas, fica muito mais fácil definir qual será o modelo de tributação, por exemplo, já que ele pode variar de acordo com o lucro do seu negócio e as despesas dedutíveis. Além disso, você poderá monitorar todas as despesas que tem com tributos e se preparar para pagá-las, evitando surpresas desagradáveis!
Ficou com alguma dúvida sobre alguma das nossas dicas? Fique à vontade para deixá-la nos comentários!
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]]>O post Retorno sobre o investimento da clínica: Aprenda a calcular apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O ROI (sigla que significa “return on investment” em inglês) é a fórmula usada para saber se a sua clínica está lucrando e se o investimento inicial já foi coberto. Por ser uma métrica simples e bastante eficaz, ela pode ser calculada com bastante frequência para verificar o que o consultório ganhou ou perdeu. No post de hoje, você vai aprender como fazer esse cálculo e como ele pode te ajudar. Confira:
Quando você estiver montando a clínica, é necessário guardar todos os comprovantes, desde as despesas mais simples até as maiores. Gastos com a contratação de prestadores de serviços e funcionários, compras de equipamentos médicos, aquisição de material de todos os tipos, investimento em marketing, decoração da empresa, entre outros precisam entrar na conta.
Somando tudo isso, você terá o investimento inicial da empresa. Depois disso, será preciso calcular o lucro da clínica até o momento. Esses dados devem ser aplicados dentro da seguinte fórmula:
ROI = (lucro obtido – investimento inicial) / investimento inicial
Vamos dar um exemplo para ficar mais fácil de visualizar: suponhamos que você tenha investido R$ 200 mil na montagem da sua clínica e obtido R$ 600 mil de lucro até o momento. Aplicando esses valores na fórmula, temos a seguinte equação:
ROI = (600.000 – 200.000) / 200.000
ROI = 2
Ou seja, a clínica já rendeu duas vezes o que você gastou para montá-la. Isso significa 200% de lucro.
Usando essa fórmula para calcular o retorno mensal da sua clínica, você poderá dizer se esse valor é satisfatório ou não, levando em consideração a quantidade de pacientes atendidos, por exemplo.
Ao fazer esse cálculo, você zela pela saúde financeira da sua clínica. É por meio do retorno sobre o investimento que você saberá se está agindo certo ou não com o dinheiro que entra no seu consultório médico, evitando alguns erros com seu controle financeiro.
Esse cálculo precisa ser constante; por isso, anote todas as entradas e saídas de dinheiro e recursos da clínica — você pode separar por mês ou por qualquer outro período de sua escolha. Também oriente seus funcionários a fazerem o mesmo quando envolver o dinheiro da empresa para que você não perca o controle financeiro do consultório.
Um bom software para consultórios médicos pode ser a saída mais eficaz e prática para fazer esse gerenciamento. Além de auxiliar com o agendamento de consultas, calendários, elaboração de prontuários e organização de fichas, ele também poderá ser um grande aliado na área de finanças, guardando todos os ganhos e gastos da empresa.
Sabendo como calcular o retorno sobre o investimento e fazendo isso periodicamente, você terá mais controle da situação financeira da sua clínica, garantindo prosperidade para o seu consultório.
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]]>O post Fluxo de caixa da clínica: O que é e como fazer apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Dessa maneira, saber fazer o fluxo de caixa da clínica/consultório é fundamental. Quando bem realizado, o procedimento gera uma excelente noção da saúde econômica do negócio e pode ser útil para explicitar a necessidade de novos investimentos, de cortes ou até de um realinhamento de estratégias pouco efetivas.
Essa ferramenta não serve apenas para enxergar se haverá dinheiro até o final do mês, mas principalmente para fazer um bom planejamento financeiro. Com base nesse registro, é possível calcular o capital de giro, prever pagamentos e recebimentos, definir períodos para a retirada de lucros e pró-labore e reduzir ou aumentar preços.
Saiba, neste post, o que é fluxo de caixa, como fazê-lo e quais são os erros mais comuns ao se administrar esse importantíssimo instrumento para sua clínica. Boa leitura!
O fluxo de caixa descreve a movimentação de capital (entrada menos saída) em um determinado período de tempo. Ele tem, como principal objetivo, a organização dos gastos, para que o empresário saiba ao certo onde seu capital se encontra e onde e quando está tendo lucros ou prejuízos.
A prática também proporciona à entidade uma visão mais vasta de suas finanças, a fim de checar as transações ocorridas para as tomadas de decisão, bem como permite que a empresa possa projetar seus gastos futuros. Isso confere a você uma maior capacidade de investir em aplicações ou captações de fundos com mais privilégios do que seus concorrentes, por exemplo.
O fluxo de caixa é uma excelente opção para pequenas empresas — como sua clínica —, já que, devido à alta competitividade do mercado em que você está inserido, qualquer brecha para obter vantagens pode ser a cereja do bolo que falta para sair à frente da concorrência.
Há alguns passos a serem seguidos para a elaboração de um bom fluxo de caixa do seu consultório. Confira quais são eles:
Definir metas semanais, mensais ou até mesmo anuais de lucratividade é muito interessante e pode auxiliar nas tomadas de decisão da clínica. Coletar os registros do ano anterior é essencial para acompanhar o crescimento mensal.
Caso o seu negócio não possua um saldo equivalente ou superior ao do mesmo período do ano anterior, isso não deve ser encarado com alarmismo, pois, como você já deve saber, o mercado possui oscilações próprias. Porém, um cenário como esse é uma boa oportunidade para buscar entender os possíveis motivos da queda de consultas/exames.
Ao fazer isso, é possível adotar novas medidas para amenizar o quadro, prever futuras dificuldades e se organizar para enfrentá-las. Se a baixa nas consultas é pontual e ocorre em um determinado período do mês ou do ano, que tal investir em uma promoção incrível durante essa época?
Assim, você pode atrair mais pacientes e melhorar o relacionamento com os já fidelizados na sua clínica. Isso é planejamento estratégico!
Para ter um fluxo de caixa bem feito, você precisa manter um registro bastante rigoroso de todas as movimentações financeiras do seu consultório. Esse é o passo básico para instituir um pouco mais de organização no seu capital.
Anote todas as entradas e saídas de um determinado período, de acordo com o tamanho e as características de sua empresa. Fique atento às informações do dia a dia, mesmo que pareçam irrelevantes, como compra de material básico de exames ou revistas para a sala de espera.
Essa quantia é, muitas vezes, bem maior do que você imagina. Pequenas despesas, quando somadas, podem fazer toda a diferença no seu orçamento final. Portanto, registre todas as transações!
Um dos erros mais comuns de diversos empreendimentos é não separar as despesas pessoais das profissionais. Os proprietários acabam fazendo compras ou anexando contas particulares para que os colaboradores efetuem o pagamento.
Se elas entrarem no controle do fluxo de caixa, a precisão desaparece! Lembre-se: no ambiente de trabalho, efetue e registre apenas as movimentações da clínica.
Cada empresa ou clínica tem a sua própria forma de estruturar o fluxo de caixa, a fim de simplificar a coleta de informações. Mesmo que o negócio realize uma análise específica, é necessário dividir a projeção do fluxo de caixa em três categorias.
Essa divisão facilita o conhecimento do que a clínica tem, de quanto ela fatura, do que ela consome, do quanto possui para investir em melhorias etc. Tais categorias são conhecidas como:
É o que mantém a clínica operando. É nessa categoria que estarão registradas as receitas de vendas de consultas e exames, os custos de conservação e manutenção e as despesas de administração. E os gastos vão desde o vale-transporte até o pagamento de funcionários, passando pela conta de energia elétrica.
É aqui que devem constar todas as transações relacionadas aos investimentos. Alguns exemplos são: a compra de bens para a clínica (móveis, máquinas, equipamentos, computadores, aparelhos de telefone etc.) e, também, as aplicações financeiras.
Finalmente, neste grupo devem ser registradas todas as transações — de entrada e de saída — resultantes de ações de financiamento. O pagamento de tarifas (juros) e o abatimento de empréstimos bancários são algumas delas.
A reserva financeira é um ponto importante para qualquer negócio. Mantenha-se preparado para enfrentar o inesperado: um mês de pouco movimento, alguma conta repentina ou outro imprevisto qualquer.
O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle financeiro que ajudará na criação de um fundo de reserva. Isso porque a análise precisa das finanças do seu negócio permite que você saiba do quanto pode precisar em um momento de necessidade.
Todo o processo do fluxo de caixa deve evitar uma série de erros que, apesar de serem comuns, podem trazer grandes prejuízos ao empreendimento. Confira a lista abaixo e reflita se você está cometendo deslizes no seu negócio:
Atualizar o fluxo de caixa uma vez por semana ou mensalmente parece mais cômodo, porém compromete a confiabilidade das informações. Os dados precisam ser assertivos o bastante para que você possa planejar o futuro da clínica com mais segurança.
Assim, será possível diagnosticar eventuais problemas com antecedência e buscar por novas formas de evitar que seu negócio não seja prejudicado. Para agilizar essa tarefa, use um sistema de controle financeiro, pois nele você pode lançar despesas e receitas com praticidade e comodidade.
Softwares do tipo são ideais para pequenos e microempreendedores. Mesmo que você precise sair por alguns momentos (ou por dias), poderá gerenciar as finanças da clínica de qualquer lugar, pelo smartphone ou tablet. Basta se conectar à internet!
É essencial repartir despesas e receitas em planos de contas. Isso porque o lançamento simples de cada movimentação financeira como faturamento ou gasto não lhe garante o conhecimento exato da origem e da finalidade do capital que circula dentro do seu empreendimento.
Ao identificar onde há mais despesas, você consegue diminuir ou até extinguir algumas delas. Em compensação, sabendo de que forma são pagas as consultas e os exames (cartão, cheque ou convênios), é possível buscar incentivos para estimular esses pagamentos, como oferecer descontos conforme um determinado número de consultas, por exemplo.
Algumas pessoas, por questão de costume, registram recebimentos no fluxo de caixa antes que os valores entrem efetivamente na conta da clínica. Se um exame é fechado a prazo, é normal registrar, em seguida, o valor total como pagamento.
Isso, porém, não garante que o paciente quite a dívida ou respeite o prazo. Portanto, oriente sua equipe a não realizar registros desse tipo habitualmente, pois seu fluxo de caixa ficará impreciso, o que aumentará as chances de inadimplência.
Realize o processo de lançamento somente quando os valores caírem na conta. Esse é o seu lucro. Se o recebimento for a prazo, anote o dinheiro recebido a cada mês. Tente fazer o mesmo com seus pagamentos: só registre como saída quando o valor sair da conta do consultório.
Quanto mais você especificar os registros no fluxo de caixa, mais seus dados serão precisos. Desse modo, lance todos os gastos, principalmente os de valores menores, como: materiais de escritório, copos descartáveis, cafezinhos, lâmpadas e eventuais manutenções (substituição de fechaduras ou pinturas, por exemplo).
Como se trata de uma ferramenta muito prática, não hesite em atualizá-la sempre, para aumentar sua efetividade e garantir um melhor controle de suas finanças. Basta criar o hábito.
Esperamos que você tenha compreendido como fazer o fluxo de caixa da clínica e qual a importância desse procedimento. Se você ainda não faz o seu, não perca mais tempo e comece já a utilizá-lo: ele pode deixar seu negócio funcionando com muito mais precisão, sem perdas desnecessárias de capital!
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]]>Fazer o controle financeiro de qualquer empresa não é tarefa simples, mas quando falamos em consultórios, essa prática pode se tornar ainda mais complexa. Os profissionais da área da saúde são altamente especializados e passam muito tempo dedicados aos meandros da saúde, muitas vezes não tendo a devida prática em conhecimentos administrativos.
Por essa razão, muitas falhas básicas podem ser cometidas e, com o passar do tempo, elas poderão minar o capital da clínica. Quer descobrir quais são os erros de controle financeiro mais comuns para que você possa evitá-los em seu consultório? Confira no post de hoje:
Não fazer o fluxo de caixa é um dos erros de controle financeiro mais comuns em clínicas e consultórios. Através dele você consegue ter a noção exata de quanto entra, quanto sai e em quanto tempo esse dinheiro vai ajudá-lo a projetar seu futuro e a descobrir qual o poder de investimento você tem para melhorar o seu funcionamento. Saber de onde vem o seu dinheiro e quanto você está gastando com suas contas é essencial para que você acompanhe a evolução do seu negócio e preveja a necessidade de ajustes nos gastos ou até com fornecedores. Só assim você poderá garantir uma boa sustentabilidade do seu negócio e saberá ao certo para onde seu capital está indo.
Como todos nós sabemos, a secretária é o cartão de visitas de qualquer consultório. No entanto, subestimar o seu papel dentro do empreendimento é um dos maiores erros de controle financeiro que você pode cometer. Sua importância começa num fato basilar: a experiência de atendimento do seu cliente começa assim que ele ligar para marcar sua consulta. Se sua secretária for receptiva e atenciosa, as chances de conquistar um paciente perene aumentam bastante. Se ela for mal-educada ou grossa, você pode começar a amargar prejuízos antes mesmo do seu atendimento.
Lembre-se: a maneira como você recebe seu público pode colocar a perder toda a reputação do empreendimento.
Não investir em marketing é outro erro financeiro clássico na área de saúde. No entanto, essa realidade vem mudando nos últimos anos e os empreendimentos do ramo estão percebendo que criar diferentes estratégias para atrair novos clientes é indispensável para o crescimento do negócio. Embora algumas práticas sejam vedadas pelo Conselho Regional de Medicina, existem diversas estratégias permitidas que podem ajudar a popularizar a sua clínica. Um site com informações relevantes, perfis nas redes sociais e um cartão elegante com as especialidades e registro dos médicos da casa são ideias eficazes e econômicas.
Esse é um erro antigo, mas bastante comum. Especialmente em empreendimentos menores, a pessoa física acaba se misturando à pessoa jurídica e é nesse ponto que a confusão começa. As contas bancárias, despesas, cartões de crédito e transferências precisam estar bem separadas, até para que isso não prejudique seu fluxo de caixa. A clínica deve ter seu registro próprio, e acima de tudo, ser sustentável por si só. Deixe isso claro para seus funcionários e, principalmente, não caia em tentação: você correrá risco de perder o controle das finanças.
A agenda é um item primordial no controle financeiro do consultório, afinal sua gestão adequada é crucial para a rentabilidade do negócio. Quem conseguir oferecer horários mais flexíveis e atender em períodos alternativos, como o da noite ou finais de semana, vai ter muito mais facilidade em conquistar pacientes: é comum que as pessoas precisem agendar consultas fora do horário comercial. Do lado do médico, há necessidade de gerenciar as faltas e encaixes para que exista o mínimo de horários vagos, pois eles representam perda de tempo e dinheiro para o empreendimento. Converse com seus funcionários, realinhe seus horários e cogite a adoção de um software para ajudá-lo nessa tarefa.
Gostou do conteúdo? Ficou interessado em aumentar o controle financeiro do consultório e melhorar o funcionamento da sua clínica? Então não deixe de conferir nosso artigo com 8 dicas para melhorar o seu consultório médico!
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