Alguns gastos, principalmente os mais simples, acabam ficando de fora no fechamento mensal, fazendo com que os resultados apresentados não sejam reais. Isso tudo acarreta em malefícios que podem até mesmo prejudicar o bom andamento do setor financeiro da clínica ou consultório.
É natural, portanto, ouvirmos desse tipo de profissional a seguinte pergunta: “como calcular o controle mensal da minha clínica?” Pensando em resolver de uma vez por todas essa questão, elaboramos este post, que ajudará você a calcular o retorno mensal da sua clínica. Ficou interessado? Então siga a leitura e confira agora mesmo!
O que deve ser considerado para calcular o retorno mensal de uma clínica ou consultório?
Para fazer o cálculo de retorno da sua clínica, é preciso conhecer os conceitos listados nos próximos tópicos.
Receitas
Primeiro você precisa conhecer todo o ganho obtido no mês, ou seja, toda a sua receita bruta. As receitas devem ser calculadas com base nos recebimentos decorrentes dos serviços prestados. No caso de uma clínica ou consultório isso pode incluir consultas, exames e fisioterapia, por exemplo.
É importante ainda categorizar essas receitas. Os lucros provenientes de consultas e exames particulares podem ser somados separadamente dos que são pagos por planos de saúde, por exemplo. Isso é útil para você saber qual fonte de renda gera mais lucratividade para o consultório médico.
Despesas
As despesas podem ser consideradas como todo o gasto que é necessário para que a clínica ou consultório possa prestar seus serviços. Elas estão relacionadas diretamente aos gastos administrativos e comerciais. Existem basicamente dois tipos:
- Despesas fixas: são aquelas que não variam de acordo com a carga de trabalho — exemplos dessas despesas são os salários dos funcionários, as contas de energia elétrica, telefone, água e internet, entre outros.
- Despesas variáveis: são as que podem aumentar, ou diminuir, de acordo com a demanda de trabalho, como impostos e comissões — além disso, gastos esporádicos, como a compra ou conserto de equipamentos, manutenção na estrutura física na clínica, entre outros também devem ser contabilizados nessa categoria.
Custos
Os custos são os gastos que a clínica ou consultório possui para conseguir manter as suas atividades. Nesse caso, podemos citar como exemplo a depreciação das máquinas e equipamentos, materiais de conservação e limpeza do escritório, entre outros.
Impostos e outras deduções
Nessa categoria, entram os impostos que a clínica ou consultório deve recolher, como o ISS, o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Vale lembrar que ainda existem impostos municipais, que variam de acordo com cada localidade. Por isso, para saber quais impostos a sua cidade cobra para consultórios médicos, convém uma visita até a prefeitura municipal.
Como calcular o retorno mensal?
Para saber exatamente qual é o retorno mensal líquido da sua clínica ou consultório, você deve considerar todas as receitas, as despesas, os custos, os impostos e as outras deduções.
Para que o entendimento fique mais claro, vamos demonstrar como o cálculo pode ser realizado. Confira, a seguir.
Demonstrativo de resultados do exercício
O Demonstrativo do Resultado do Exercício – DRE é um relatório contábil que deve ser feito em sua clínica, de modo que sejam descritos todos os movimentos financeiros realizados em um determinado período.
É o DRE que mostrará se o seu estabelecimento está dando lucro ou prejuízo, pois ele demonstra as entradas e saídas de dinheiro do fluxo de caixa, facilitando assim a observação do retorno financeiro sobre os investimentos realizados.
Veja, a seguir, um exemplo de DRE:
(-) Deduções e Impostos
(=) Receita Líquida
(-) Custos
(=) Lucro Bruto
(-) Despesas
(=) Resultado antes do IRPJ e CSLL
(-) IRPJ e CSLL
(=) Resultado líquido
Esse é o que se chama de Demonstrativo de Resultados na contabilidade de uma empresa. É por meio dele que é possível saber se a organização está operando com lucro ou prejuízo.
Entretanto, para que o resultado seja assertivo e apresente a realidade da clínica ou consultório, é necessário incluir todos os custos e despesas gerados no exercício das atividades — até mesmo aquelas compras simples, que muitas vezes deixam de entrar no cálculo. Portanto, não se esqueça de anotar todos os valores que entram e saem da clínica.
Outra dica interessante, é que você jamais tire dinheiro do caixa da clínica ou consultório para pagar alguma despesa pessoal. É preciso ter em mente que, por menor que seja o valor retirado, se isso ocorrer com frequência, você poderá estar prejudicando a saúde financeira do negócio.
A ideia é que o gestor ou responsável pela clínica defina um valor mensal para ser o seu salário. Essa quantia deve ser retirada mensalmente, no mesmo dia em que é feito o pagamento dos funcionários. Depois, não deve mais ser tirado dinheiro do caixa para despesas pessoais, pois o gestor tem um salário para isso.
Como aumentar retorno mensal da minha clínica ou consultório?
Existem algumas maneiras simples de conseguir aumentar o retorno mensal da sua clínica ou consultório. Dentre algumas delas, podemos citar as que serão descritas nos tópicos seguintes.
Controle financeiro
O controle financeiro é o primeiro passo para aumentar o rendimento da clínica ou consultório. Nesse sentido, é essencial controlar o fluxo de caixa, o capital de giro, registrar todas as operações e monitorar as contas a pagar e a receber, por exemplo.
Isso é fundamental para compreender os gastos que são absorvidos com a operação e conseguir conciliar os recebimentos com os pagamentos. Além disso, esse controle também permite ao gestor uma visão dos problemas que mais afetam os resultados e do que precisa ser feito para que eles sejam eliminados ou minimizados.
Caso você tenha dificuldade em fazer isso no papel, convém a contratação de um bom software de gestão que facilite esse trabalho, evitando também a ocorrência de erros nas atividades.
Gestão de indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão utilizada para visualizar melhor os resultados de cada atividade. Com eles, é possível comparar a realidade com o planejamento e analisar se existe muita discrepância, quais são as possíveis falhas e o que pode ser feito para que os resultados se aproximem das metas estabelecidas ou até mesmo as ultrapassem.
Só é preciso ter o cuidado para não criar controles e excessos e acabar perdendo o foco do que realmente precisa ser controlado. Sendo assim, o ideal é acompanhar as informações que estejam alinhadas com as metas e as estratégias das empresas.
É possível, por meio desse estudo, desenvolver uma espécie de meta individual para cada tipo de despesa. Assim, se você perceber que está gastando muito com horas extras de funcionários, por exemplo, poderá avaliar se não é mais interessante contratar mais uma pessoa para suprir a demanda necessária.
Lembrete das consultas
Contar com um serviço de lembretes de consulta ajuda a reduzir o índice de não comparecimento. Com ele, é possível enviar SMS para os pacientes confirmando a data e o horário marcados para o atendimento.
Desse modo, caso um paciente desmarque o atendimento, é possível adiantar consultas que estão marcadas para mais adiante, abrindo agenda para novos atendimentos e não perdendo a lucratividade por conta de faltas.
Conhecimento dos pacientes
Essa estratégia pode ser adotada tanto solicitando o feedback e buscando eliminar os problemas relatados quanto dividindo-os por perfil e adequando o atendimento a cada um deles. Isso faz com que o relacionamento com os pacientes seja personalizado, contribuindo para que eles se sintam compreendidos e especiais.
Vale lembrar que pacientes satisfeitos têm mais chance de indicar a clínica ou consultório para outras pessoas, atraindo mais pessoas e, consequentemente, aumentando os rendimentos mensais.
Redução de custos
Um dos fatores que mais interferem na lucratividade de uma empresa é o custo total da operação. Mesmo que o faturamento seja alto, se os custos também forem altos, isso fará com que o lucro diminua consideravelmente, visto que o dinheiro que estaria disponível será necessário para cobrir as despesas.
Porém, para uma redução de custos mais assertiva, que não comprometa a qualidade dos serviços, é necessário fazer um planejamento, analisando os impactos que cada redução pode causar.
Investimento em tecnologia
A utilização de um software de gestão para clínicas ou consultórios, além de automatizar muitas atividades, como marcação de consultas e envio de lembretes, por exemplo, garante o aumento dos índices de produtividade, reduz a quantidade de erros e necessidade de retrabalho e ainda contribui para a redução de custos.
Ainda que pareça contraditório falar em investimentos quando se deseja reduzir custos e aumentar os rendimentos, a relação custo-benefício de se utilizar um sistema de gestão é muito benéfica.
Para calcular o retorno mensal que a clínica ou consultório oferece é extremamente necessário saber exatamente quais são todos os gastos e controlá-los, de forma a incluir cada uma das contas corretamente no detalhamento mensal. Para que o controle seja feito de forma eficiente e confiável, o ideal é poder contar com um software de gestão que auxilia na contabilização de todas as receitas e as contas a pagar.
Ficou claro como o controle deve ser minucioso para que os resultados sejam mostrados de acordo com a realidade da sua clínica ou consultório? Então agora você já não precisa ficar se perguntando “como calcular o controle mensal da minha clínica?”, pois já obteve tais conhecimentos.
Para continuar aprendendo, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre como gerenciar pagamentos e confirmações de consulta. Temos certeza de que ele será muito útil para você.
