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]]>O benefício desse instrumento de navegação inventado pelos chineses (no século I a.C.) tornou-se ainda mais eficaz com o uso simultâneo de mapas cartográficos. Juntos, a bússola e os mapas permitiam que os comandantes da tripulação fizessem cálculos precisos sobre a direção e a geografia do local para onde se dirigiam.
Figurativamente, no contexto de uma clínica, é possível comparar a função dos softwares de gestão integrada à das bússolas, e a função dos relatórios gerenciais à dos mapas — visto que essas duas ferramentas modernas de gestão empresarial servem para orientar a diretoria e a gerência das organizações a encontrarem, em um mar de incertezas, um porto seguro e próspero para o negócio.
Nesse sentido, se você está interessado em aperfeiçoar a administração da sua clínica ou consultório e melhorar os resultados operacionais do empreendimento como um todo, continue a leitura deste post para conhecer os benefícios de acompanhar os relatórios gerenciais tendo tais interesses em vista. Acompanhe!
A frase latina que inspirou a poesia “Navegar é preciso”, de Fernando Pessoa (“Navigare necesse; vivere non est necesse”), foi proferida originalmente por um ilustre e jovem general romano chamado Pompeu Magno (106-48 a.C.) a uma tripulação de marinheiros amedrontada e que se recusava a navegar rumo à guerra.
Outra vez, de maneira figurativa, emprestamos o exemplo das navegações, bem como a interpretação da poesia portuguesa para enfatizar que, da mesma forma que era preciso navegar rumo à batalha, hoje é preciso sair da zona de conforto e gerenciar com disciplina todos os resultados da organização.
Para isso, eis uma estratégia eficiente:
Momentos e ações desse tipo são comuns em algumas empresas, mas não em todas. Se na sua clínica vocês não têm um calendário de reuniões para resolver questões internas à luz de dados dos relatórios de acompanhamento, esse é um excelente momento para começar a “comandar mais de perto sua embarcação”.
Na medida em que a arte requer inspiração, a gestão administrativa requer precisão. O poeta, no exemplo anterior, recorreu a um clássico da literatura grega para criar; mas, e o gestor moderno, a que deve recorrer para obter maior precisão ao decidir?
Em resposta a essa necessidade, os relatórios gerenciais caem como uma luva, pois condensam informações relevantes, as organizam em categorias e facilitam a análise minuciosa de dados. Dessa maneira, fica simples acompanhar históricos de resultados e identificar se a empresa tem conquistado avanços ou retrocessos em determinadas áreas.
Para acertar ao decidir, principalmente em situações delicadas, a clareza dos dados é fundamental. Os riscos sempre vão existir em qualquer tomada de decisão, no entanto eles serão menores se a ação decisória estiver alicerçada sobre números que refletem a realidade da clínica.
Os gargalos são entraves que atrasam o andamento dos processos de uma empresa. No setor financeiro, os gargalos podem ser representados por atrasos nos pagamentos em geral, lentidão na emissão de boletos ou ordens de pagamento, dificuldade para atualizar e extrair informações do sistema etc.
A produtividade, por sua vez, no ambiente de uma clínica, está relacionada com:
Na prática, obter ganhos em cada uma dessas frentes que determinam a produtividade do empreendimento só é possível por meio de uma gestão organizada, enxuta e objetiva.
Os relatórios gerenciais, nesse contexto, se destacam por tornar visíveis informações-chave das áreas financeira, fiscal, compras, atendimento, entre outras; informações estratégicas que servem de amparo às equipes nas suas várias decisões cotidianas.
Além do crescimento do faturamento, a redução de custos também está relacionada ao aumento do ROI de uma clínica. Realizar mais tarefas em menos tempo, utilizando menos recursos e obtendo mais qualidade, é o grande desafio da gerência.
O retorno sobre o investimento, ou simplesmente ROI (Return On Investment), em qualquer negócio, é caracterizado por um percentual aferido por uma equação que envolve todos os investimentos realizados no empreendimento, assim como os respectivos resultados financeiros obtidos nas operações comerciais.
Para levantar e tratar esse tipo de dado é necessário uma ampla análise de relatórios gerenciais, os quais tornam a apuração de resultados possível, transparente e confiável.
Relatórios personalizados, após serem gerados nos softwares de gestão, permitem a análise e o planejamento das demandas administrativas do negócio. Veja alguns desses relatórios gerenciais:
Esse certamente é um dos mais importantes, visto que traz à torna a verdadeira situação financeira da empresa, considerando o histórico e a previsão de suas receitas, despesas, investimentos e reservas. Vale destacar que erros na gestão do fluxo de caixa impactam diretamente o ROI da clínica.
Os relatórios gerenciais de contas simplificam a gestão dos dois principais comportamentos de uma empresa: pagar e receber. Sem a visibilidade do detalhamento dessas ações, a condução das demais atividades do empreendimento fica comprometida.
Aumentar o número de atendimentos é importante, mas aumentar em quanto? Será que um ajuste nos preços não seria suficiente? Em que período do ano o número de pacientes diminui? Perguntas desse tipo são levantadas e respondidas pela análise de relatórios de atendimentos, os quais devem ser diariamente observados pelos gerentes da clínica.
Saber o que os pacientes precisam, bem como o que acharam da experiência com cada área da empresa é tão importante quanto apenas atendê-los. Isso porque os custos da retenção de clientes são bastante inferiores aos da aquisição. Além disso, o prestígio do estabelecimento tende a crescer quando o nível de satisfação dos pacientes é acompanhado de perto.
O DRE é uma visão contábil do negócio, que mostra o lucro ou o prejuízo das operações durante determinado período. Portanto, quanto mais rigorosa for a apuração dos dados que alimentam esse demonstrativo (faturamento, impostos, custos etc.), mais precisos serão os cálculos que evidenciam a real situação financeira da clínica.
Como se pode perceber, comandar uma empresa sem apoio de tecnologia e de relatórios gerenciais é como navegar à deriva no oceano. Não corra esse risco!
Entre em contato conosco agora para conhecer as transformações positivas que nossos 20 anos de experiência em soluções tecnológicas são capazes de propiciar à gestão da sua clínica ou consultório!
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]]>O post Financeiro: como saber o que entra e sai da minha clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Quando se trata da gestão financeira da clínica, é muito importante ter atenção a todos os detalhes, controlando todo o fluxo de caixa do estabelecimento. Para administrar e controlar as finanças de maneira efetiva, é fundamental saber todos os inputs e outputs do caixa, garantindo que sua clínica não enfrente nenhuma dificuldade.
Para te ajudar a cuidar melhor do seu negócio, confira algumas táticas de controle financeiro para saber exatamente o que entra e sai da sua clínica.
Para saber com exatidão quais são os ganhos e os custos da clínica, é fundamental colocar todas as informações “no papel”. Só é possível administrar um negócio quando se conhece as entradas e saídas. Esse controle pode ser feito de diversas formas: desde uma simples planilha de lançamentos até um sistema integrado de gestão.
A administração dos custos mensais da clínica, além de permitir que o médico ou o proprietário acompanhe o desempenho financeiro do negócio, também é permite que se faça um levantamento de prioridades e possíveis investimentos e melhorias.
Não adianta administrar todos os custos e acompanhar tudo o que entrou e saiu na clínica, e no próximo mês, parar de controlar tudo isso. Para se conhecer o fluxo de caixa do negócio, é necessário que o médico ou o proprietário tenha bastante disciplina, fazendo o controle de forma diária.
Lembre-se que para manter uma clínica não basta cuidar de pacientes e realizar diversos atendimentos. É preciso também controlar as despesas e conhecer todas as entradas. Somente assim é possível garantir o lucro mensal e anual do negócio.
Para fazer um controle financeiro eficiente e conhecer os resultados da clínica, deve-se planejar o mês seguinte e preparar-se para ele. É aconselhado também que seja feito um planejamento financeiro anual, pois dessa forma, é possível prever quais serão as entradas e as saídas da clínica, além da quantidade de pacientes durante o ano.
O planejamento é a melhor forma de evitar surpresas e preparar-se para que as saídas ou os gastos nunca superem as entradas, garantindo sempre o lucro da sua clínica.
É impossível fazer um trabalho de qualidade sem possuir as ferramentas adequadas. Quando tratamos de controle financeiro, não é diferente. A forma para se controlar todas as informações da clínica e todas as entradas e saídas é utilizando um software de gestão ou um programa de controle financeiro.
Um software de qualidade permite acompanhar todas as contas a receber e conhecer as que devem ser pagas. Além disso, pode-se também extrair relatórios, verificar históricos de tudo o que entrou ou saiu e diversas outras funções.
Resumindo: não se pode negligenciar nenhuma transação financeira da sua clínica. Jamais deixe informações soltas e sem controle, caso contrário, isso pode acabar prejudicando bastante os resultados e os lucros do seu negócio.
Agora que você sabe como conhecer e controlar tudo o que entra e o que sai da sua clínica, baixe este e-book e veja como utilizar melhor os recursos disponíveis no seu estabelecimento e potencializar seus ganhos!
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]]>O post 6 dicas para melhorar o controle financeiro de sua clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Quer dizer, estudar as variáveis, analisar os diferentes contextos e traçar um planejamento eficiente, que se converta em um adequado controle financeiro de sua clínica faz toda a diferença.
Em um primeiro momento, pode até parecer que planejar as finanças é algo muito complicado, mas não é. Inclusive, é mais barato do que se imagina, carecendo apenas de um pouco de disciplina e atenção.
Pensando nisso, criamos este post com 6 dicas para melhorar o controle financeiro de sua clínica. Confira!
É comum que os empreendedores deixem para se dedicar ao planejamento financeiro quando o ano se inicia. Mas ainda que seja um passo importante, pois significa que a “ficha caiu” quanto à necessidade planejar, o ideal é começar em meados de setembro, para que, no início do novo ano, tudo esteja bem consolidado.
A depender do tipo do negócio, o gestor pode estabelecer controles periódicos por dia, semana, quinzena ou mês. O cuidado deve ser o de não escolher um período muito longo, o que acarreta em maiores riscos de se perder o controle do fluxo de caixa.
De todo modo, a prática mais usual é o controle mensal.
Diminuir ou eliminar aqueles gastos supérfluos é sempre uma estratégia que rende ótimos resultados, principalmente no logo prazo. Não adianta: ainda que algumas coisas possam ser considerada essenciais, uma análise mais criteriosa irá identificar itens a descartar.
O cérebro humano tem uma facilidade muito grande de lidar com indicadores visuais. Quando se trata de números, estabelecer formas de diferenciar receitas e despesas por cores (verde e vermelho, por exemplo), pequenos detalhe tornam o entendimento muito mais simples e intuitivo.
Os locais de onde as despesas se originam devem ser agrupados, por exemplo: Administração, Recursos Humanos, Comercial, Produção. Assim, fica mais simples saber de onde está saindo o dinheiro e em que ele está sendo investido.
Assim como não se pode fazer um trabalho de qualidade sem que se tenha as ferramentas adequadas, no que se refere ao planejamento financeiro não é diferente.
Uma boa solução oferece um excelente suporte para o controle financeiro de sua clínica, permitindo a extração de relatórios, o acesso simplificado ao histórico de gastos e ganhos, entre outras facilidades. São recursos decisivos que permitirão que os dados dos passado sejam usados assertivamente para planejar o futuro.
Em suma, não desperdice tempo negligenciando os dados da sua empresa, deixando-os soltos ou sem controle. Mantenha tudo devidamente documentado e monitorado, estimulando uma cultura de controle financeiro no negócio.
Como você tem exercido o controle financeiro de sua clínica? Você aplica alguma dessas estratégias? Compartilhe conosco suas experiências deixando comentários!
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]]>É natural, portanto, ouvirmos desse tipo de profissional a seguinte pergunta: “como calcular o controle mensal da minha clínica?” Pensando em resolver de uma vez por todas essa questão, elaboramos este post, que ajudará você a calcular o retorno mensal da sua clínica. Ficou interessado? Então siga a leitura e confira agora mesmo!
Para fazer o cálculo de retorno da sua clínica, é preciso conhecer os conceitos listados nos próximos tópicos.
Primeiro você precisa conhecer todo o ganho obtido no mês, ou seja, toda a sua receita bruta. As receitas devem ser calculadas com base nos recebimentos decorrentes dos serviços prestados. No caso de uma clínica ou consultório isso pode incluir consultas, exames e fisioterapia, por exemplo.
É importante ainda categorizar essas receitas. Os lucros provenientes de consultas e exames particulares podem ser somados separadamente dos que são pagos por planos de saúde, por exemplo. Isso é útil para você saber qual fonte de renda gera mais lucratividade para o consultório médico.
As despesas podem ser consideradas como todo o gasto que é necessário para que a clínica ou consultório possa prestar seus serviços. Elas estão relacionadas diretamente aos gastos administrativos e comerciais. Existem basicamente dois tipos:
Os custos são os gastos que a clínica ou consultório possui para conseguir manter as suas atividades. Nesse caso, podemos citar como exemplo a depreciação das máquinas e equipamentos, materiais de conservação e limpeza do escritório, entre outros.
Nessa categoria, entram os impostos que a clínica ou consultório deve recolher, como o ISS, o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Vale lembrar que ainda existem impostos municipais, que variam de acordo com cada localidade. Por isso, para saber quais impostos a sua cidade cobra para consultórios médicos, convém uma visita até a prefeitura municipal.
Para saber exatamente qual é o retorno mensal líquido da sua clínica ou consultório, você deve considerar todas as receitas, as despesas, os custos, os impostos e as outras deduções.
Para que o entendimento fique mais claro, vamos demonstrar como o cálculo pode ser realizado. Confira, a seguir.
O Demonstrativo do Resultado do Exercício – DRE é um relatório contábil que deve ser feito em sua clínica, de modo que sejam descritos todos os movimentos financeiros realizados em um determinado período.
É o DRE que mostrará se o seu estabelecimento está dando lucro ou prejuízo, pois ele demonstra as entradas e saídas de dinheiro do fluxo de caixa, facilitando assim a observação do retorno financeiro sobre os investimentos realizados.
Veja, a seguir, um exemplo de DRE:
(-) Deduções e Impostos
(=) Receita Líquida
(-) Custos
(=) Lucro Bruto
(-) Despesas
(=) Resultado antes do IRPJ e CSLL
(-) IRPJ e CSLL
(=) Resultado líquido
Esse é o que se chama de Demonstrativo de Resultados na contabilidade de uma empresa. É por meio dele que é possível saber se a organização está operando com lucro ou prejuízo.
Entretanto, para que o resultado seja assertivo e apresente a realidade da clínica ou consultório, é necessário incluir todos os custos e despesas gerados no exercício das atividades — até mesmo aquelas compras simples, que muitas vezes deixam de entrar no cálculo. Portanto, não se esqueça de anotar todos os valores que entram e saem da clínica.
Outra dica interessante, é que você jamais tire dinheiro do caixa da clínica ou consultório para pagar alguma despesa pessoal. É preciso ter em mente que, por menor que seja o valor retirado, se isso ocorrer com frequência, você poderá estar prejudicando a saúde financeira do negócio.
A ideia é que o gestor ou responsável pela clínica defina um valor mensal para ser o seu salário. Essa quantia deve ser retirada mensalmente, no mesmo dia em que é feito o pagamento dos funcionários. Depois, não deve mais ser tirado dinheiro do caixa para despesas pessoais, pois o gestor tem um salário para isso.
Existem algumas maneiras simples de conseguir aumentar o retorno mensal da sua clínica ou consultório. Dentre algumas delas, podemos citar as que serão descritas nos tópicos seguintes.
O controle financeiro é o primeiro passo para aumentar o rendimento da clínica ou consultório. Nesse sentido, é essencial controlar o fluxo de caixa, o capital de giro, registrar todas as operações e monitorar as contas a pagar e a receber, por exemplo.
Isso é fundamental para compreender os gastos que são absorvidos com a operação e conseguir conciliar os recebimentos com os pagamentos. Além disso, esse controle também permite ao gestor uma visão dos problemas que mais afetam os resultados e do que precisa ser feito para que eles sejam eliminados ou minimizados.
Caso você tenha dificuldade em fazer isso no papel, convém a contratação de um bom software de gestão que facilite esse trabalho, evitando também a ocorrência de erros nas atividades.
Os indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão utilizada para visualizar melhor os resultados de cada atividade. Com eles, é possível comparar a realidade com o planejamento e analisar se existe muita discrepância, quais são as possíveis falhas e o que pode ser feito para que os resultados se aproximem das metas estabelecidas ou até mesmo as ultrapassem.
Só é preciso ter o cuidado para não criar controles e excessos e acabar perdendo o foco do que realmente precisa ser controlado. Sendo assim, o ideal é acompanhar as informações que estejam alinhadas com as metas e as estratégias das empresas.
É possível, por meio desse estudo, desenvolver uma espécie de meta individual para cada tipo de despesa. Assim, se você perceber que está gastando muito com horas extras de funcionários, por exemplo, poderá avaliar se não é mais interessante contratar mais uma pessoa para suprir a demanda necessária.
Contar com um serviço de lembretes de consulta ajuda a reduzir o índice de não comparecimento. Com ele, é possível enviar SMS para os pacientes confirmando a data e o horário marcados para o atendimento.
Desse modo, caso um paciente desmarque o atendimento, é possível adiantar consultas que estão marcadas para mais adiante, abrindo agenda para novos atendimentos e não perdendo a lucratividade por conta de faltas.
Essa estratégia pode ser adotada tanto solicitando o feedback e buscando eliminar os problemas relatados quanto dividindo-os por perfil e adequando o atendimento a cada um deles. Isso faz com que o relacionamento com os pacientes seja personalizado, contribuindo para que eles se sintam compreendidos e especiais.
Vale lembrar que pacientes satisfeitos têm mais chance de indicar a clínica ou consultório para outras pessoas, atraindo mais pessoas e, consequentemente, aumentando os rendimentos mensais.
Um dos fatores que mais interferem na lucratividade de uma empresa é o custo total da operação. Mesmo que o faturamento seja alto, se os custos também forem altos, isso fará com que o lucro diminua consideravelmente, visto que o dinheiro que estaria disponível será necessário para cobrir as despesas.
Porém, para uma redução de custos mais assertiva, que não comprometa a qualidade dos serviços, é necessário fazer um planejamento, analisando os impactos que cada redução pode causar.
A utilização de um software de gestão para clínicas ou consultórios, além de automatizar muitas atividades, como marcação de consultas e envio de lembretes, por exemplo, garante o aumento dos índices de produtividade, reduz a quantidade de erros e necessidade de retrabalho e ainda contribui para a redução de custos.
Ainda que pareça contraditório falar em investimentos quando se deseja reduzir custos e aumentar os rendimentos, a relação custo-benefício de se utilizar um sistema de gestão é muito benéfica.
Para calcular o retorno mensal que a clínica ou consultório oferece é extremamente necessário saber exatamente quais são todos os gastos e controlá-los, de forma a incluir cada uma das contas corretamente no detalhamento mensal. Para que o controle seja feito de forma eficiente e confiável, o ideal é poder contar com um software de gestão que auxilia na contabilização de todas as receitas e as contas a pagar.
Ficou claro como o controle deve ser minucioso para que os resultados sejam mostrados de acordo com a realidade da sua clínica ou consultório? Então agora você já não precisa ficar se perguntando “como calcular o controle mensal da minha clínica?”, pois já obteve tais conhecimentos.
Para continuar aprendendo, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre como gerenciar pagamentos e confirmações de consulta. Temos certeza de que ele será muito útil para você.
O post Como calcular o retorno mensal da minha clínica ou consultório? apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O post Como fazer o planejamento tributário da sua clínica em 4 passos apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Para que você tire todas as suas dúvidas sobre o planejamento tributário, resolvemos trazer um post explicando um passo a passo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto! Confira a seguir!
Em primeiro lugar, você terá que escolher se você será tributado como pessoa física ou jurídica. Normalmente, no primeiro caso, a solução para o gestor é constituir a empresa desde o início como uma EIRELI (Empresa de Responsabilidade Limitada), pois essa é uma forma de reduzir bastante a carga tributária. No entanto, essa opção só é válida se você não pretende ter sócios.
A outra opção é constituir pessoa jurídica. A partir daí temos um desafio, afinal, podemos escolher três modelos de tributação: o Simples Nacional; o Lucro Real e o Lucro Presumido. Acontece que, mesmo quando enquadrado no Simples, o gestor ainda deve verificar com o contador qual será o modelo escolhido, pois, dependendo do faturamento e das despesas dedutíveis, o Lucro Presumido ou Real também apresentarão suas vantagens. Portanto, é fundamental procurar um especialista para avaliar o seu caso.
É claro que o passo seguinte é conhecer todos os tributos incidentes sobre as suas atividades; afinal, a falta de pagamento de qualquer um pode gerar as desagradáveis multas, além dos juros de mora. Hospitais, clínicas e laboratórios pertencem ao setor de serviços, portanto, o primeiro imposto que você deve conhecer é o Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza (ISS), de origem municipal. A alíquota, é claro, pode variar de município para município.
Para os tributos federais, a atenção deve ser destinada ao IRPJ ou IRPF, ou seja, o Imposto de Renda tanto para pessoas jurídicas quanto físicas; a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS). Além disso, temos o PIS e o INSS, sendo que este último é retirado diretamente sobre a folha de pagamento.
É fundamental que você procure sempre se informar sobre a situação da legislação tributária para as clínicas médicas. Um exemplo disso é a alteração recente da jurisprudência do STJ, que passou a interpretar como “serviços hospitalares” não só aqueles prestados pelos hospitais como também pelas clínicas. Com isso, o IRPJ e CSLL, que eram cobrados à base de 32% para essas instituições, foram reduzidos para 8% e 12%, respectivamente, em acordo com a Lei nº 9.249/95, alterada pela Lei nº 11.727/08.
Ainda hoje, muitos gestores não sabem dessa mudança e, por esse motivo, acabam pagando mais tributos do que devem. No entanto, é fundamental ressaltar que a nossa legislação muda constantemente, bem como o entendimento dos tribunais sobre diversos assuntos. Por isso, você deve sempre procurar a opinião de especialistas, principalmente advogados tributaristas e contadores, além, é claro, dos jornais, para saber se a sua empresa está realizando uma gestão tributária eficiente ou não.
Por fim, é fundamental que você conte com algum software de gestão especializado em clínicas para que você organize todas as finanças. Assim, terá um controle maior sobre o patrimônio da sua empresa, bem como os resultados financeiros do ano inteiro.
Com as informações coletadas, fica muito mais fácil definir qual será o modelo de tributação, por exemplo, já que ele pode variar de acordo com o lucro do seu negócio e as despesas dedutíveis. Além disso, você poderá monitorar todas as despesas que tem com tributos e se preparar para pagá-las, evitando surpresas desagradáveis!
Ficou com alguma dúvida sobre alguma das nossas dicas? Fique à vontade para deixá-la nos comentários!
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