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5 dicas para organizar os documentos da sua clínica/consultório

5 dicas para organizar os documentos da sua clínica/consultório

Você sabia que organizar documentos da sua clínica é uma tarefa importante e que deve ser investido um “tempinho” para que todo o fluxo de informações funcione adequadamente?

Com efeito, quando você se empenha em cuidar da papelada que move os negócios, está contribuindo para o aumento da produtividade da sua equipe, já que tudo fica mais simples quando se conhece a localização exata de cada arquivo. Ou seja, você deve ter em mente que a guarda e o compartilhamento dos documentos devem ser sempre muito bem-feitos, se assegurando de que essa cultura de organização documental se reflita em todos os procedimentos do estabelecimento.

Resumindo: organizar documentos é o mesmo que organizar uma empresa. Um erro comum de administração é lidar com o arquivo como um simples depósito de documentos, quando na realidade, o arquivo é um valioso centro de informações.

Para evitar que isso aconteça, criamos este post com 15 dicas para administrar os documentos da sua clínica/consultório da melhor forma possível. Confira!

1. Tenha uma pessoa para lhe auxiliar nesta tarefa

Conte com uma secretária para lhe ajudar a manter tudo organizado. Ao dividir a tarefa, ficará muito mais fácil administrar a organização de documentos, evitando extravios e aumentando a praticidade na busca por um documento específico.

Sobretudo, não basta deixar todos os materiais em ordem: é preciso organizar sua agenda para que o seu consultório não venha a perder o controle das atividades ao longo do dia. Dessa forma, será possível lembrar das tarefas e compromissos que você precisa realizar. Lembre-se que: se não houver atenção a esse detalhe, uma simples organização de documentos pode comprometer a imagem do seu estabelecimento.

2. Atente para os documentos funcionais

Os documentos referentes a funcionários e prestadores de serviços devem ser armazenados por um longo período pelas empresas. Tendo isso em vista, cada profissional deve ter sua própria caixa ou pasta de arquivos, contendo toda a papelada desde sua contratação, com os comprovantes salariais, laudos de exames periódicos, concessão de férias, entre outros.

Os arquivos devem estar arquivados para fornecer informações, segurança e proteção para o seu estabelecimento. Se vier um fiscal trabalhista, por exemplo, você precisa saber onde estão os comprovantes dos seus colaboradores.

3. Utilize o arquivo suspenso

Para dados que requerem armazenamento em papel, é interessante manter um arquivo suspenso e organizar os documentos de seus clientes — e também os da própria empresa, é claro. Dessa forma, os novos documentos podem ser alocados na pasta correspondente.

Se algum papel precisar ser jogado fora, o ideal é sinalizar no documento a data para o descarte. Desse modo, tudo se manterá organizado e não será necessário realizar “faxinas” periódicas.

4. Faça a microfilmagem de arquivos

Em síntese, a microfilmagem consiste em uma técnica que transfere o conteúdo do papel, mantendo a integridade das informações — mesmo que seja de um arquivo com mais de 500 anos. Com isso, a empresa tem a oportunidade de conservar e organizar as informações de uma forma compacta, reduzindo a demanda por espaço.

Vale ressaltar que o documento microfilmado goza do mesmo valor do arquivo original — podendo ainda o papel ser descartado, restando apenas os rolos compactos.

5. Fique de olho na temporalidade

Alguns tipos de papéis devem ser preservados para sempre. Outros precisam obedecer um prazo determinado. Fique de olho nisso para não guardar documentos que já expiraram e principalmente para não perder aqueles que ainda precisam ser mantidos. Cada tipo tem suas próprias tabelas. Portanto, pesquise as que são referentes a cada um.

Confira abaixo uma lista de prazos de expiração de documentos:

  • comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: prazo de, no mínimo, 30 anos. Esses documentos podem ser guardados digitalmente, porém, ainda assim, é obrigatório tê-los em papel;
  • IPTU, IPVA e Extratos Bancários: prazo de 5 anos;
  • financiamentos ou consórcios: deverão ser armazenados até a quitação do bem que foi adquirido;
  • recibos de aluguel e condomínio: até o término do contrato de uso do imóvel;
  • nota fiscal de compra de bens: até o prazo de garantia;
  • água, telefone, luz, gás e outras contas de consumo: deverão ser guardadas por 90 dias ou até 5 anos, por precaução;
  • escritura de imóvel, PIS e CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social): permanentemente.

Depois que estiver organizado, mantenha tudo funcionando em ordem. Toda vez que pegar um arquivo, devolva para o seu devido lugar, para evitar que a bagunça inicie novamente.

6. Contrate um serviço de self storage (se necessário)

Se você ainda não quer, ou não pode digitalizar toda a sua papelada, contrate um serviço de self storage, que nada mais é do que uma empresa que armazena e toma conta dos seus documentos.

Com um serviço desse tipo, é possível guardar e gerir documentos, arquivos, resultados de exames, prontuários e equipamento de escritório fora de uso. Para quem não tolera bagunça, a solução ideal depende apenas da escolha do tamanho do box para arquivar tudo isso.

Assim, você paga pelo tempo que utilizar o serviço e tem a garantia de que seus documentos armazenados estarão em segurança e no ambiente ideal de conservação. É um serviço que funciona perfeitamente bem em estabelecimentos que estão procurando se instalar em outro local e precisam assegurar a proteção de suas informações.

Inclusive, a maioria dos self storage dão livre acesso aos seus clientes, bastando se deslocar até o local no horário de funcionamento.

7. Utilize um software de digitalização de documentos

No cotidiano empresarial, comprometer tempo buscando dados em papel pode significar um enorme prejuízo — isso sem falar no quão vulneráveis ficam os documentos armazenados dessa forma. Sendo assim, investir em um software de digitalização de documentos pode eliminar o problema e ainda poupar espaço no ambiente.

Muitas empresas têm buscado organizar os documentos de seus clientes dessa forma, já que é uma maneira prática, segura e econômica. Confira mais algumas vantagens de um sistema de digitalização:

Aumenta a segurança

Manter os documentos médicos (físicos) em segurança, dentro de pastas e/ou caixas de arquivo não é uma prática muito eficiente, pois há o risco de pessoas não autorizadas terem acesso aos prontuários de pacientes, o que pode causar diversos problemas.

A digitalização desses prontuários garante mais segurança. Dessa forma, somente quem é autorizado terá acesso a esses documentos. Para você ter uma ideia da eficiência desse tipo de sistema, ele relata imediatamente quem acessou e quando foi acessado um determinado documento.

Reduz custos com impressão

A sua clínica sentirá rapidamente a diminuição de custos referentes ao consumo de materiais para impressão: tintas e pacotes de sulfite. Essa mudança torna o seu negócio sustentável instantaneamente, o que é uma grande vantagem em relação à visão positiva dos pacientes perante o seu negócio.

Aumenta a responsabilidade dos funcionários

O uso de arquivos eletrônicos também eleva a responsabilidade dos funcionários em relação aos procedimentos tradicionais de manutenção de documentos. Com a digitalização de receitas, exames, pedidos, prontuários etc., o acesso torna-se rápido, o que melhora o fluxo de trabalho de toda a equipe do consultório.

Melhora o atendimento ao paciente

Com mais agilidade na entrega de resultados aos pacientes, o processo aumenta a precisão e, ao mesmo tempo, melhora a comunicação dos dados do paciente no sistema.

Quando uma pessoa solicita um documento médico, em vez de ficar muito tempo localizando, você terá tudo o que precisa em seu computador, reduzindo o tempo de espera tanto do paciente quanto do médico, que pode solicitar um resultado específico, por exemplo.

Mais espaço físico

Uma enorme sala de caixas de arquivos pode se transformar em um PC de servidor de imagens para toda a clínica. Se você considerar o custo que isso significa para o estabelecimento, verá que a digitalização fica muito mais barata.

8. Crie pastas no computador ao organizar documentos da clínica

Ao armazenar os dados no computador, o ideal é criar diversas pastas e subpastas para organizar documentos da clínica. Por exemplo, ao criar a pasta “Pendências financeiras”, podem ser criadas subpastas como “Boletos”, “Duplicatas”, “Contas a pagar” etc. Assim, quem precisar ter acesso a algum documento conseguirá fazê-lo de maneira intuitiva e, consequentemente, muito mais rápida.

9. Exclua aquilo que não é necessário

Quando você for ordenar seus documentos nas pastas criadas, perceberá que alguns deles são inúteis. Esses são os você deve excluir imediatamente, pois só atrapalharão a sua organização geral. Se a foto de um exame ficou borrada e não vai servir, apague. Se salvou sem querer um prontuário incompleto e que não pretender concluir, apague também. Adicionalmente, nunca se esqueça de esvaziar a lixeira do PC com frequência.

Esta é a dica de ouro: não adianta nada você criar o melhor sistema de organização de arquivos do mundo se não conseguir mantê-lo. Portanto, faça com que todos os documentos que chegam em seu computador sejam direcionados para a pasta correspondente e com o nome padronizado. Dessa maneira, fica fácil de gerenciar seus registros e você não se perde quando quiser localizar algo.

10. Mantenha sua área de trabalho sempre limpa

Salvar todos os arquivos no desktop parece muito conveniente. Ainda assim, somente quando se tem um ou dois arquivos salvos é que a sua localização fica facilitada. Só que esse costume nunca se resume em apenas “um ou dois documentos”. Sempre surgem mais. Até que chega um momento em que mal dá para enxergar o papel de parede do PC.

Portanto, tente manter sua área de trabalho a mais limpa possível, anexando nela somente aquilo que você realmente precisa que esteja lá, como os programas mais usados ou documentos que necessitam de atualização constante.

11. Cuide dos e-mails

A grande maioria das pessoas ainda encara o e-mail somente como uma modalidade de comunicação, deixando de notar que o histórico de mensagens é um meio importante de informação, o que acumula e desorganiza a caixa de entrada.

Muitos só percebem que está tudo desordenado quando precisam tirar uma dúvida referente a um acordo combinado virtualmente, perdendo minutos ou horas preciosas até localizar uma mensagem específica.

A primeira dica é: quando um e-mail vier com um anexo importante, salve-o. As mensagens podem ser armazenadas em pastas criadas dentro da plataforma de e-mail. Procure utilizar o mesmo padrão de organização dos arquivos físicos para nomeá-las.

Para não sobrecarregar a caixa de entrada, tente responder todas as mensagens rapidamente. Separe os primeiros e últimos minutos da sua rotina para dar as respostas — não se esqueça que e-mails urgentes devem ser respondidos imediatamente.

Um costume que deve ser abandonado é ignorar mensagens menos importantes e deixar para responder depois, uma vez que, com o passar do tempo, você acumula muitas pendências e pode precisar de muitas horas para resolvê-las.

12. Utilize o compartilhamento na nuvem

Esse tipo de armazenamento está muito em voga, pois facilita de sobremaneira a organização dos arquivos, reduzindo toda a busca de espaço para armazenar os documentos no desktop. A guarda em nuvem viabiliza a sincronização das informações digitalizadas com a plataforma, sem demandar por conexão via cabo. É uma excelente forma de armazenar e compartilhar os arquivos da empresa.

13. Faça backups constantes

Deixar todos os arquivos salvos somente em seu computador é muito arriscado. Afinal, nunca se sabe quando ele vai sofrer uma pane no sistema e levar consigo todos os seus documentos importantes. Para evitar que isso ocorra, busque maneiras de fazer um backup de seus dados, seja por meio de mídias físicas (pen drive ou HD externo), seja por meio de mídias online (nuvem).

14. Crie uma política de organização

Não é só você e poucas pessoas que devem saber a política de gestão de documentos da sua clínica, mas todos os que fazem parte dela. Crie um manual básico com procedimentos claros e objetivos sobre a importância de armazenar cada tipo de documento. Caso um funcionário seja desligado ou peça demissão, treine o seu substituto imediatamente após a admissão para manter a efetividade dos serviços do seu consultório.

15. Limpe sua mesa diariamente

Parece óbvio, mas destinar alguns minutos para organizar sua mesa no final do dia não parece uma grande coisa. Tendo isso em vista, saiba que fazer dessa tarefa um hábito lhe trará mais produtividade para o próximo dia.

Sobretudo, é essencial que todos os colaboradores conheçam os procedimentos de organização de documentos. Assim, o armazenamento de arquivos sempre estará em ordem. Essa preocupação constante contribui com a rotina de trabalho e, consequentemente, eleva a produtividade das equipes, pois, com tudo no seu devido lugar, basta ir direto ao ponto.

Também é importante ter em mente que modernizar os procedimentos de armazenamento dos dados deve ser prioridade. Quer dizer, o que pode ser digitalizado deve ser armazenado virtualmente, e documentos em papel que não podem ser descartados, precisam ser organizados de forma meticulosa.

Como você faz para organizar documentos da clínica? Tem alguma outra dica que queira compartilhar? Deixe um comentário aqui no post!

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