Quando estabelecem a agenda de atendimentos para sua clínica ou consultório, muitos proprietários estão tão focados em otimizar a gestão do tempo que se esquecem do mais importante.
O agendamento está diretamente atrelado à qualidade do atendimento e ao relacionamento com o cliente. Em outras palavras, funciona como um cartão de visitas para quem quer fazer sua consulta ou exame. Afinal, é por meio dessa etapa que muitos clientes vão ter seu primeiro contato com a clínica ou consultório.
A seguir, vamos mostrar alguns motivos que tornam o agendamento tão importante e dar algumas dicas de como melhorar esse processo. Acompanhe!
Organize o atendimento
Como dissemos, internamente, o agendamento otimiza a gestão do tempo, permitindo a distribuição dos horários ao longo do dia. Isso elimina os períodos de ociosidade e possibilita explorar toda a grade de horários disponíveis, aumentando a produção e o controle sobre ela.
Para a imagem que é passada ao público, o agendamento tem impactos diretos na satisfação em relação ao atendimento. Ele evita ou diminui os tempos de espera, motivo comum de insatisfação dos clientes na área de saúde e estética, e possibilita um atendimento mais personalizado, uma vez que permite organizar as demandas.
Com o agendamento, o cliente pode escolher o dia e a hora para seu exame ou consulta, sem a necessidade de enfrentar filas ou ficar aguardando pela oportunidade de ser atendido.
Mostre um melhor conhecimento sobre o paciente
O primeiro passo é definir um tempo médio para diferentes tipos de atendimento e trabalhar com prazos de segurança. Também é importante intercalar a demanda entre atendimentos mais e menos demorados, consultas de rotina e primeiras consultas, por exemplo.
Uma vez que o proprietário já conhece os seus clientes, com seus diferentes perfis e características, deve levar isso em conta na hora de organizar a agenda, separando dos demais os atendimentos que exigem maior tempo, cuidados e preparação.
Automatize o processo e garanta qualidade
Também é importante investir em tecnologia e automatizar o sistema de agendamento. Com um bom software de gestão é possível ganhar em agilidade e praticidade no dia a dia, além de enriquecer o acesso às informações sobre o cliente com um cadastro e histórico mais completos.
Capacite sua equipe para o atendimento interpessoal
Treinamento constante dos funcionários também é indispensável para ganhar em empatia e interação com os pacientes. Enquanto na internet é possível automatizar todas as etapas do sistema de agendamento, os contatos telefônicos contam com atividade interpessoal.
É importante ter os dois formatos à disposição dos seus pacientes, pois, além de o agendamento por telefone ser preferência de boa parte dos assistidos na sua clínica, esse tipo de contato é uma oportunidade única de relacionamento com o cliente.
Por isso, o atendimento telefônico deve ser prático, com um roteiro objetivo, pouca espera e atendentes treinados para seguir um padrão de qualidade.
Saiba quais cuidados não podem ser negligenciados
Por fim, algumas práticas também são essenciais e devem ser consideradas: prime pela pontualidade, reserve horários para a demanda espontânea e dê atenção particular aos atendimentos preferenciais.
Mesmo com o sistema de agendamento, pessoas cujos atendimentos devem ser prioritários têm preferência nas demais etapas do atendimento.
Seja cordial no processo da agenda de atendimento
No geral, todo o relacionamento deve ser natural, gentil, evitando atritos e servindo como um facilitador entre a clínica e o paciente. Por isso, é tão importante ter tato e delicadeza com o cliente na hora de marcar, confirmar uma marcação ou cancelar alguma consulta agendada.
Essa etapa de atendimento não deve ser vista como uma obrigação. Enfim, para o cliente, ela não deve ser um obstáculo, e sim uma conveniência.
Agora que você já sabe como usar a agenda de atendimento para causar uma ótima primeira impressão nos seus clientes, que tal divulgar seus conhecimentos compartilhando este post nas redes sociais?
