A gestão de clínica médica é uma tarefa de árduo esforço, que envolve o cuidado com o relacionamento com o público e a organização ideal para preservar a qualidade dos serviços desenvolvidos pelo estabelecimento, priorizando o atendimento de consultas em qualquer tipo de especialidade, por meio de métodos particulares ou convênios.
Com toda a amplitude de atendimento, gerir sistemas para coordenar os pacientes, consultas e prontuários é um cuidado que todas as clínicas médicas devem ter, a fim de preservar o compromisso e o bom relacionamento com quem está sendo atendido.
Os softwares ou sistemas de gestão, dentro desse contexto, contribuem muito para o cumprimento de todas essas atividades. Nos tópicos a seguir, vamos esclarecer as principais dúvidas que os gestores de clínicas costumam ter sobre o tema, para que você compreenda mais sobre a importância desses programas. Acompanhe!
O que são sistemas de gestão de clínica médica?
Um sistema de gestão para clínica médica é um programa de computador que centraliza em um único local tudo o que o médico, secretária, enfermeiros e demais colaboradores de um estabelecimento de saúde precisam para a execução dos seus trabalhos.
No mesmo software é possível fazer agendamento de consultas e procedimentos dos pacientes e controlar o fluxo de caixa com as receitas e despesas obtidas no dia. Além disso, os enfermeiros responsáveis pela administração de medicamentos podem controlar o estoque, verificando o que está em falta e o que não precisa ser comprado em determinado período.
Por sua vez, os médicos e enfermeiros podem acessar os prontuários dos pacientes de forma digital, otimizando o tempo e o espaço da clínica. Armários e pastas enormes para guardar exames e informações dos pacientes poderão ser descartados, pois tudo permanecerá armazenado em nuvem.
Os gestores da clínica poderão, ainda, utilizar o software para monitorar todos os trabalhos já descritos e supervisionar o andamento de cada atividade, de forma rápida, prática e intuitiva. Também é importante destacar que existem sistemas de gestão em nuvem, que permitem o monitoramento à distância — ou seja, sem que o gestor esteja presente na clínica.
Como organizar o gerenciamento em clínicas e consultórios?
Os sistemas de gestão para clínicas médicas servem para melhorar o relacionamento do estabelecimento com os seus pacientes e ampliar seu potencial de atendimento. Para organizá-los e permitir seu funcionamento de qualidade, a clínica deve contar com a adoção de um bom software de gestão, considerando o que houver de mais moderno e útil para trabalhar.
A tecnologia aplicada no setor de administração tem como principal objetivo facilitar e organizar os processos vigentes entre os serviços da clínica, melhorando a produtividade da equipe e trazendo mais segurança na tomada de decisões dentro do empreendimento.
Além de garantir a organização, o trabalho com esses sistemas busca promover o controle administrativo, financeiro e gerencial de diversos negócios dentro da área da saúde. Portanto, busque por uma ferramenta que atenda aos seus principais requisitos de trabalho e às necessidades de seus pacientes.
Afinal, qual é a importância de sistemas de gestão nas clínicas médicas?
O apoio da tecnologia influenciou de forma positiva na forma como é desenvolvido o atendimento de pacientes em clínicas médicas dos mais diferentes serviços dentro da área da saúde. Hoje, os recursos tecnológicos são vistos como as principais ferramentas de trabalho dos profissionais relacionados ao serviço de gestão dentro dos estabelecimentos.
Como o atendimento é o primeiro contato entre a clínica e seu paciente, é essencial que seja promovido com total cortesia e exclusividade, fazendo com que quem está sendo atendido se sinta bem diante de possíveis ameaças pelas quais deve passar no momento.
Durante o atendimento, vincular a gestão do paciente em sistemas próprios para a tarefa é uma ótima ideia para preservar a relação com o cliente e a informatização da clínica.
Com uma boa relação de pacientes, é possível oferecer atendimento especial para cada caso em questão, fazendo render a produtividade da equipe e trazendo segurança para quem está sendo atendido quando ele opta pelos seus serviços.
No gerenciamento, são relacionados a organização de agendas, cadastros e prontuários de pacientes, que podem ser privilegiados pelo envio de lembretes de consultas e controles de faturamentos de consultas.
Quais são as principais dicas para utilizar um software de gestão para clínicas?
Existe uma série de boas práticas que podem ser desenvolvidas pelas clínicas que utilizam um software de gestão para realizar as suas atividades. Na sequência, apresentaremos algumas dicas que podem potencializar a execução de tarefas cotidianas no seu estabelecimento. Confira!
Capacite a sua equipe
Quando um sistema de gestão para clínicas é implementado, o primeiro passo que deve ser dado é capacitar a equipe para o seu uso. Desse modo, todas as pessoas que foram operar o software de alguma forma devem passar por um treinamento para conhecer as suas funções.
Também é importante orientar a equipe sobre os canais de comunicação com o suporte técnico do programa — via telefone ou atendimento online, por exemplo. Assim, os funcionários saberão como proceder em caso de terem dúvidas ou o programa apresentar falhas.
Faça um controle das despesas e receitas
Com o software de gestão, todas as receitas e despesas da clínica serão monitoradas e poderão ser controladas de forma separada. É possível catalogar os valores que são oriundos de consultas particulares e os que são por meio de planos de saúde, por exemplo. Assim, é possível verificar qual das opções traz mais rentabilidade para o negócio.
O mesmo vale para as despesas, que podem ser classificadas em categorias como fixas e variáveis. Se for identificado algum gargalo ou gasto exagerado em alguma área, os cortes podem ser feitos de forma estratégica.
Organize a agenda para evitar faltas e desistências
As secretárias terão muito mais facilidade para organizar os horários das agendas dos médicos da clínica. Assim, sempre que um paciente ligar ou enviar mensagem comunicando que faltará ou desistirá da consulta, outra pessoa pode ser transferida para a vaga de forma prática.
Sem “furos” na agenda, a lucratividade da clínica tende a aumentar, pois é natural que bons médicos sejam muito procurados. Assim, deixar de atender pacientes por conta de desistências de outros pode trazer prejuízos para o estabelecimento.
Agilize o atendimento na clínica
O atendimento nas clínicas será mais rápido com um sistema de gestão, a começar pela recepção. Isso porque, logo que o paciente chegar e se identificar, a recepcionista ou secretária pesquisará pelo seu nome e já terá todas as informações à disposição.
Além disso, o agendamento das consultas será rápido e sem burocracia. Erros humanos, como marcar dois pacientes no mesmo horário também deixarão de acontecer, pois o sistema não possibilita que isso ocorra.
Faça pesquisas de satisfação
Com os dados dos pacientes sempre à disposição, você poderá fazer pesquisas de satisfação por e-mail. Assim, sempre que uma pessoa é atendida na clínica, poderá ser enviado um questionário para que o atendimento da equipe, a estrutura da clínica, entre outros aspectos sejam avaliados.
Essas informações são muito valiosas, pois os pacientes podem atentar para pontos de vista que o gestor não perceba sobre o que se passa dentro da clínica.
Pratique ações de marketing
Devido ao rápido e fácil acesso aos dados dos pacientes, o sistema de gestão pode ser utilizado para a prática de ações de marketing, como o envio de newsletter. Por meio desse canal de comunicação podem ser enviadas dicas de saúde, avisos de férias, orientações sobre como prevenir doenças etc.
Além disso, o e-mail marketing também pode ser mais específico, com o time de marketing enviado mensagens de felicitação no dia do aniversário de cada paciente ou datas comemorativas relevantes, como o Natal e Páscoa.
Analise os prontuários antes das consultas
Os médicos devem ser orientados a sempre dar uma olhada rápida no prontuário digital do paciente antes da consulta. Essa prática é indicada para que relembre o caso de cada pessoa antes de iniciar o atendimento, assim ele já saberá por onde começar a abordagem, passando uma impressão de maior interesse pelos casos.
Como o prontuário é digital e de fácil acesso, por meio de um tablet ou computador que permanecer dentro do consultório, a consulta poderá ser feita rapidamente, sem que seja necessário investir muito tempo para isso.
Os sistemas de gestão de clínica médica trazem diversos benefícios, como você pôde perceber no decorrer deste post. No entanto, é preciso escolher um programa de qualidade e que realmente possa ser um diferencial para o seu consultório.
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