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]]>Por isso, sua clínica não deve ter receios em instalar essas inovações em todos os setores críticos. Acredite: todos os seus concorrentes também estão em alguma etapa do processo de implementação. Afinal, isso é praticamente uma exigência de um mercado cada vez mais competitivo.
Quer entender melhor esse cenário? Não deixe de ler o nosso post até o final!
Talvez, o grande benefício de um software de gestão de estoque seja a redução do desperdício. Isso é possível devido às diversas funcionalidades dessas ferramentas.
Por exemplo, elas são altamente integradas. Assim, quando você registra os procedimentos que você fez no sistema e seleciona os materiais utilizados, automaticamente o estoque é atualizado sem precisar fazer uma nova baixa.
Além disso, eles fornecem uma visualização rápida e intuitiva dos dados. Assim, quando alguém estiver preparando seus pedidos para os fornecedores, saberá exatamente o que está em estoque e poderá fazer uma requisição de insumos do tamanho da necessidade da clínica. Com isso, previne-se o desperdício pelo excesso de compras.
Da mesma forma, é possível calcular um nível mínimo ideal para que nunca faltem itens importantes no inventário. Se os níveis ficarem baixos, é possível configurar um alerta para informar à equipe de gerenciamento de suprimentos que é hora de contatar os fornecedores.
Na área da saúde, há uma regulação intensa das atividades das clínicas para evitar danos ao bem-estar da população. Assim, a Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) exige um controle rígido da movimentação de medicamentos. Um software de gestão de estoque especializado em clínicas faz todo esse processo de acordo com as normas.
Além disso, há uma redução significativa do risco de ter de cancelar consultas e procedimentos devido à indisponibilidade de equipamentos ou insumos. Nos softwares de gestão de estoque, é possível inserir informações sobre as datas de manutenção de equipamentos e criar alertas quando algum prazo estiver se aproximando. Desse modo, as equipes não marcarão procedimentos para essas datas.
Ademais, há ferramentas de reserva de equipamentos — o que melhora a organização interna. Tudo estará registrado para que eles saibam onde e quando eles estarão.
Além disso, é possível ter um controle maior das perdas, isto é, de materiais perdidos devido ao vencimento dos suprimentos. Afinal, os sistemas de gestão de estoque permitem que você insira o prazo de validade de cada item do estoque e receba um aviso quando ele estiver vencendo.
Assim, você poderá pensar em estratégias para a prevenção das perdas. Por exemplo, é possível oferecer procedimentos promocionais para evitar o desperdício de produtos mais caros. Nas clínicas de dermatologia, há determinados fármacos que podem custar milhares de reais — como a toxina botulínica.
O extravio de determinados medicamentos pode representar um perigo muito grande para as clínicas. Por exemplo, muitos anestésicos podem ser também utilizados como drogas e, se os funcionários percebem que há alguma falha na gestão do estoque, há o risco de que eles os subtraiam para uso próprio ou para venda.
Frequentemente, quando as empresas sofrem com um fluxo de caixa sempre negativo, o problema está na gestão de estoque. Elas deixam de faturar adequadamente os custos com insumos das contas dos pacientes e, com isso, levam um grande prejuízo.
Isso pode ser evitado com um sistema completo que ofereça as seguintes soluções:
Desse modo, é possível garantir que cada produto utilizado durante um tratamento seja devidamente cobrado de acordo com as normas brasileiras.
Outra grande vantagem dos softwares voltados para as clínicas é a possibilidade de inserir algumas instruções de armazenamento de produtos. Há determinados insumos que precisam de cuidados, como a insulina, que deve ser sempre refrigerada.
Ao digitalizar o monitoramento dos seus suprimentos e equipamentos, sua equipe de gestão gasta muito menos tempo em tarefas relacionadas ao estoque. Assim, em vez de manipular diversas planilhas para descobrir a quantidade de cada suprimento, bastarão alguns cliques e uma pesquisa rápida.
Além disso, as equipes médicas também saberão exatamente onde cada insumo está guardado. Consequentemente, reduz-se muito o tempo gasto com a procura deles nos mais diversos locais de armazenamento. No ramo da saúde, isso pode ser essencial até mesmo para prestar um socorro rápido a um paciente em urgência.
Afinal, os riscos na indústria da saúde são muito altos, e as indenizações, elevadíssimas. Portanto, cada segundo otimizado traz uma melhora significativa da qualidade dos seus serviços. Ou seja, quanto menos atividades de controle de estoque manuais, melhor.
O sistema NORTESYS Clinic conta com várias funcionalidades muito úteis para o dia a dia da gestão clínica, como:
Portanto, um software para gestão de estoque em clínica é essencial para que você alcance novos patamares de eficiência operacional. Grande parte das tarefas será automatizada, o que traz agilidade e precisão. Além disso, seus funcionários poderão se dedicar às atividades que realmente importam.
Quer saber como nosso software de gestão clínica pode ajudar a solucionar os problemas da sua empresa? Então, não deixe de entrar em contato com a nossa empresa!
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]]>Ter o conhecimento daquilo que entra e sai do estoque é essencial para montar um planejamento correto e ter o controle financeiro do negócio. Por isso, é importante documentar todas as operações de forma a facilitar cada processo de produção e melhorar a organização do empreendimento.
Mas, afinal, como fazer um controle de estoque nas clínicas? Neste post, daremos dicas para mostrar que não é difícil. Acompanhe a leitura!
Controlar o que entra e sai da clínica é muito importante. Contudo, nem todos os profissionais da área da saúde dão a atenção devida a isso.
Sendo assim, antes de passarmos às dicas, é necessário compreender a necessidade de realizar a gestão e o controle de estoque em clínicas, hospitais e demais centros de saúde.
Fazer o controle de estoque significa deter conhecimento acerca dos mantimentos, produtos, equipamentos e outros tipos de materiais que são utilizados nas operações e procedimentos realizados na clínica, para que sejam suficientes e destinados a todas as etapas do negócio. É, de maneira geral, conhecer o seu estabelecimento.
Logo, quanto maiores forem os recursos e o investimento para ajudar a melhorar a gestão de estoque, menores serão os riscos de surgimento de prejuízos financeiros para o negócio.
O controle de estoque exige organização nas áreas administrativas, financeira e de pessoal. Apresentaremos algumas dicas de como ele pode ser feito.
A organização dos produtos nos estabelecimentos de saúde respeita a data de validade, as características e o valor do item, por exemplo. Além disso, trata-se de garantir um local adequado para o seu armazenamento.
A partir daí, há a contabilização do inventário, ou seja, a contagem de todas as mercadorias que a clínica possui em estoque. Assim, depois de contabilizar todos os itens será feito o relatório, contendo as informações de compra e venda. Isso ajuda a controlar o valor que foi investido no negócio e saber o que foi utilizado e o que ainda permanece armazenado.
Dessa maneira, é necessário fazer o levantamento do estoque periodicamente. Isso pode ser feito por meio da elaboração de inventários e planilhas, não apenas anualmente, mas mensalmente ou conforme o volume de insumos que circulam no seu negócio.
Essas ferramentas ajudam a organizar e relatar o fluxo de entrada e saída de mercadorias e as suas características. Esse processo pode ser catalogado de acordo com o valor de cada produto, por exemplo.
Assim, aqueles que têm um valor maior podem ser inventariados mensalmente. Por outro lado, os produtos com valor médio e menor devem ser verificados a cada dois meses ou em mais tempo. A lógica é a seguinte: quanto mais caro for produto, maior será o dever de fazer o seu inventário em períodos mais curtos.
O armazenamento adequado dos insumos da clínica garante a preservação da sua qualidade original e das suas características químicas e biológicas, principalmente se a mercadoria se tratar de medicamentos.
Assim que os produtos chegam, eles devem ser catalogados conforme a data de validade e armazenados seguindo as orientações indicadas pelos fabricantes — alguns precisam ser guardados em altas temperaturas para não perder as suas propriedades, outros devem ficar fora do alcance da luz etc.
Assim, as boas condições de armazenamento dependem de:
Esses são apenas alguns dos cuidados a serem tomados e que garantem que os insumos não sejam descartados por má conservação antes da sua própria validade. Esse processo é trabalhoso e requer atenção. O ideal é contar com vários profissionais para ajudar nessa etapa.
Um controle de estoque bem organizado, contendo planilhas e relatórios com todas as informações importantes, ajuda a entender como funciona toda a rotina do estoque. Assim, torna-se possível conhecer o que sai com frequência e o que é mais raro de ser utilizado.
De posse desses dados, o gestor planejará melhor a compra de insumos e dará maior atenção aos produtos que têm mais rotatividade. Tudo isso é feito buscando a melhor relação custo-benefício-qualidade.
Dessa maneira, organizar o processo de compras ajuda a programar a aquisição dos produtos e, ao mesmo tempo, evita o desperdício e o acúmulo de mercadorias.
Gerar um banco de dados contendo cadastro das indústrias farmacêuticas e demais fornecedores ajuda a conhecê-los melhor e a realizar contratações. Nesse contexto, é possível saber qual deles oferece os melhores insumos, as condições de pagamento mais atrativas, a logística de entrega mais apropriada etc.
Dessa forma, permite que a clínica possa ter opções de fornecedores e, assim, faça a compra dos produtos que oferecer o menor preço, sem perder a qualidade.
O controle de estoque não pode, simplesmente, ser feito manualmente, em cadernos ou fichas de papel. Esse tipo de material pode ser facilmente rasgado, molhado e perdido. Além disso, há chances de ocorrerem emendas e desvios fraudulentos.
A gestão de uma etapa tão importante de um negócio exige a adoção de um método inovador, que realize essa tarefa de maneira automatizada. É aí que entra a importância do uso de softwares de gestão no controle do estoque de clínicas.
Essa tecnologia permite que o gestor tenha o conhecimento dos produtos armazenados e ajuda a controlar melhor o fluxo de entrada e saída dos mesmos, de forma mais eficiente.
O software consiste em um programa de computador que ajuda a criar planilhas e relatórios que catalogam o índice de consumo mensal dos produtos. Da mesma forma, contribui para fornecer informações em tempo real sobre o estoque e controlar o custo de cada operação e demais informações financeiras, como o gasto de cada paciente, salários, despesas com a manutenção da clínica etc.
Assim, de forma geral, o uso de softwares de gestão proporciona:
O controle de estoque em clínicas é essencial para manter o registro detalhado de todas as mercadorias que entram e saem da clínica. Esse processo demanda organização rígida, já que é importante que nenhuma informação passe batida ou fique perdida no decorrer de todo esse processo. Logo, a melhor opção para garantir que todo esse registro seja devidamente documentado é por meio do uso de um software de gestão eficiente.
Sua clínica precisa de um controle de estoque? Você está no lugar certo! Entre em contato conosco que vamos ajudá-lo!
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]]>Seja pelo excesso ou pela ausência de materiais, um estoque sem o devido monitoramento pode prejudicar o trabalho de diversas formas. Ter material sobrando significa planejamento ruim, que se resume, basicamente, em perda de dinheiro. Corre-se o risco de ter insumos com validade vencida que se destinarão ao lixo ou, pior, que serão usados em um momento de distração, causando danos aos pacientes.
Similarmente, a falta de materiais sinaliza, também, que o planejamento de compras não está adequado ao andamento dos serviços. As consequências podem ser desastrosas. Deixar de atender um paciente ou perder o horário devido à falta de insumos é um problema que não pode existir no seu consultório.
Ao longo deste post, listamos 4 dicas para ajudar você a obter um bom controle de estoque para reduzir perdas e aumentar a lucratividade da sua clínica. Boa leitura!
Na rotina corrida de uma clínica, nem sempre é possível dedicar o tempo necessário para lidar com o estoque. Sendo assim, é necessário ter o material em tempo hábil. Para que isso seja possível, é preciso ter organização. Avalie os serviços que são oferecidos em sua organização e separe os materiais em conformidade.
Além disso, lembre-se de que novos itens devem sempre ser alocados ao fundo para que você não tenha problemas relacionados à validade. Outra dica simples e útil consiste em usar etiquetas nos armários para ter mais agilidade na hora de utilizar os materiais.
Um bom exemplo pode ser verificado durante as estações mais frias do ano. Como nessa época há um considerável aumento na procura por vacinas, é altamente recomendável preparar seu estoque antecipadamente, baseando-se em dados coligidos pelo software.
Ao dispor de um sistema automatizado de controle, você poderá, em grande medida, abandonar processos manuais e, assim, ampliar a qualidade dos atendimentos oferecidos em sua clínica ou consultório.
Para que tudo isso seja, de fato, colocado em prática, o estoque deve ser constantemente avaliado. As análises devem ser realizadas de modo que os problemas possam ser diagnosticados oportunamente e resolvidos sem gerar prejuízos adicionais ao trabalho e performance da equipe. Nesse sentido, manter um colaborador responsável por isso ou fazer rodízio entre os membros pode ser uma boa ideia.
Outro ponto muito importante na hora de avaliar o estoque refere-se à quantidade de medicamentos e materiais que ele possui. Muitas pessoas acreditam que quanto mais produtos se tem no estoque, melhor ele está. E isso está erradíssimo!
É muito importante trabalhar com uma margem de segurança. Desse modo, você garante que todos os procedimentos oferecidos aos pacientes sejam adequadamente realizados.
Um estoque com muitos materiais apresenta grandes chances de falhas: medicamentos que estão parados podem vencer sem que você se dê conta, levando a clínica a perder a oportunidade de disponibilizar aos pacientes os materiais e medicamentos mais modernos, pois, você precisará utilizar todo o estoque que já possui.
Colocando em prática esses segredos de controle de estoque, nunca mais a sua organização sofrerá com a falta ou o excesso de materiais. Isso é imprescindível para oferecer o apoio que a sua equipe precisa para fazer o que ela sabe de melhor: acolher e atender com excelência e, assim, aprimorar o relacionamento com os pacientes.
Por que contratar um software se uma tabela simples pode resolver o problema? O estoque deve estar controlado de acordo com os processos de trabalho da clínica. Por isso ele tem relação direta com o planejamento de gestão. Definitivamente, não é uma tabela que faz isso.
Um software não serve apenas para controlar os itens, é preciso que ele seja integrado à gestão de todos os outros setores e fazer o controle do estoque com base:
Independentemente do porte da clínica, toda a equipe técnica deve ter conhecimentos mínimos sobre a gestão do estoque. Porém, os colaboradores cujas atividades têm relação direta com o estoque devem receber treinamentos específicos sobre organização, lançamento no sistema, etiquetamento e armazenagem.
Promova um treinamento indicando como deve ser o procedimento de organização do estoque, aborde o que deve ser feito todos os dias (o que é semanal, mensal e assim por diante). Tenha uma boa comunicação com a sua equipe para que os resultados positivos apareçam.
Outro ponto importante diz respeito a qualidade do controle do estoque de uma clínica que depende, também, do conhecimento do seu público, ou seja, você deve saber quais são as reais necessidades dos seus pacientes.
Há, por exemplo, materiais e equipamentos utilizados em clínicas de estética que não são utilizados em um consultório médico. Tendo esse conhecimento de mercado fica mais fácil gerir o estoque da clínica e evitar gastos extras.
É muito importante atentar-se às condições de armazenamentos dos medicamentos e materiais utilizados no estabelecimento. Eles devem ser abrigados em locais ventilados, com luz e temperatura adequadas. Há alguns que necessitam ser guardados em locais especiais, como refrigeradores e freezers.
Além disso, o local destinado ao abrigo desses materiais deve estar devidamente protegido contra animais e parasitas, ter boa circulação de ar, proteção contra incêndio, espaço adequado para a movimentação de pessoas e materiais, entre outros elementos dessa natureza.
Além do cuidado com o armazenamento dos materiais é muito válido adotar na clínica/consultório os inventários, uma vez que eles são os grandes aliados da gestão das clínicas e/ou consultórios. Com eles é possível controlar tudo o que se encontra armazenado, a fim de acompanhar tudo o que entra, sai e o momento exato no qual essas ações são realizadas.
O controle de estoque, quando efetuado periodicamente, viabiliza a identificação de falhas, desperdícios, perdas de materiais no estoque etc. Ao realizar essas atividades com agilidade, você será capaz de obter respostas mais rápidas para corrigir os erros cometidos e evitar retrabalhos.
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]]>Com uma clínica, a coisa não muda muito de figura. Ela precisa ter um domínio eficiente do seu acervo, sob pena de não conseguir oferecer tudo aquilo de que os pacientes precisam, como tratamentos e procedimentos médicos.
Quer descobrir como fazer um eficiente controle de estoque da clínica? Continue a leitura e veja as dicas que preparamos!
O primeiro passo para gerenciar bem o controle de estoque da clínica é conhecer a sua demanda. Afinal, se você não tem ciência do volume de pessoas que vai atender, como saberá a quantidade de itens que deve ter em seu acervo? Essa falta de controle pode ocasionar a compra de produtos em excesso, a falta deles ou o pior: a expiração do prazo de validade.
Para conhecer sua demanda, é recomendável fazer uma inspeção semanal, que acompanhe a duração de cada lote adquirido em relação aos serviços prestados. Também é possível fazer essa análise individualmente, vendo o que cada profissional utilizou e o que ficou encostado.
Assim, ao final de um mês ou dois, você terá uma noção aproximada do que usa mais e do que não precisa comprar com tanta frequência, podendo fazer uma previsão mais exata, evitando a superlotação do estoque, desperdícios ou prejuízos desnecessários.
A organização é um passo muito importante para um controle de estoque eficiente. Ela ajuda a ter mais exatidão no processo e, mais uma vez, faz com que você não tenha prejuízos que poderiam ser evitados.
Uma boa sugestão é posicionar os produtos de acordo com o prazo de validade, deixando os mais antigos na frente. Assim, você dá prioridade de uso àqueles que estão mais próximos de vencer e evita que materiais sejam jogados fora.
Outro jeito interessante de organizar é de acordo com a demanda. Deixe mais à mão os itens que a clínica utiliza com mais frequência, pois isso auxilia até na logística e no acesso dos profissionais ao acervo.
Apostar na padronização é outra boa forma de melhorar o controle de estoque da clínica. Você pode criar descrições uniformes e colocá-las manualmente (ou com a ajuda de um etiquetador) nos produtos. Isso não só facilita a localização dos itens, como até mesmo evita que haja duplicidade no cadastro.
Aproveitar a existência dos códigos de barra das embalagens também pode ser uma atitude inteligente, pois elas propiciarão mais precisão a seu acervo. A padronização ajuda a evitar a duplicidade, diminui a ocorrência de erros e colabora para a elaboração de um inventário correto. Além disso, é uma forma de auxiliar os próprios funcionários a encontrarem com mais facilidade os itens do estoque.
Nos dias de hoje, as empresas que não apostarem em tecnologia estarão um passo atrás da concorrência — e isso serve também para quem quer um controle de estoque eficiente. Automatizar os processos pode ser uma excelente ideia, com um bom custo/benefício para o empreendimento.
Até mesmo aplicativos gratuitos podem trazer bons ganhos em termos de eficiência e produtividade, mas o mercado já oferece algumas soluções capazes de auxiliar no domínio de entradas, saídas, frequência e quantidade de itens do seu acervo. Vale a pena contar com esses softwares, pois, além de práticos e rápidos, eles conferem um ar moderno ao seu empreendimento.
O uso de sistemas para a gestão do estoque traz vantagens como:
Alguns estabelecimentos também utilizam o controle por código de barra, para garantir a exatidão na contagem dos itens do estoque. Essa é uma alternativa simples e com um bom custo/benefício, que facilita o controle de insumos e diminui as chances de erros.
As condições de armazenamento também são muito importantes para um bom controle de estoque da clínica. São elas que garantem que os produtos e materiais de saúde não sejam danificados e possam ser usados com segurança pelos profissionais de saúde.
Medicações para uso interno ou externo devem ser mantidas em locais bem ventilados, com temperatura e luz adequadas. Alguns necessitam de condições especiais de estocagem, como proteção de luz e armazenamento na geladeira.
Esses detalhes precisam ser conhecidos para evitar perdas desnecessárias. O espaço do estoque deve ser limpo com alta frequência, garantindo que os produtos utilizados não tenham interferência sobre a qualidade de algum insumo.
Aquele antigo hábito de “bater o olho” para verificar quais produtos precisam ser comprados deve ser deixado no passado. Uma verificação completa e organizada não pode ser feita apenas pela memória da pessoa responsável pelo estoque. O gestor precisa saber, com clareza, quais produtos possui, em que quantidade e quais as suas validades.
Qualquer item que entra e sai do estoque deve estar registrado de acordo com o seu tipo, a quantidade e a validade. O ideal é que esse registro ocorra nas plataformas dos softwares de gestão, para que o processo seja mais ágil e sem erros.
Se esse ainda não é o caso da sua clínica, comece com o registro em um livro específico para tal fim. O registro rigoroso do estoque ajuda a controlar as movimentações, permite identificar com mais exatidão a demanda e garante uma compra de estoque mais precisa (sem excessos ou falta de produtos).
Muitas pessoas acreditam que quanto mais estoque a clínica tem em seu espaço físico, melhor é o seu atendimento. Mas esse é um pensamento errôneo. O estabelecimento deve trabalhar com uma margem de segurança, para garantir que nunca falte um material durante o atendimento, mesmo que seu uso tenha aumentado por algum motivo. Porém, isso não significa que devem ser estocadas quantidades exageradas.
Além de ocupar muito espaço físico, a estocagem de grandes quantidades faz com que o dinheiro fique “parado”, assim como os materiais ali armazenados. Outras desvantagens dos grandes estoques em clínicas são:
A realização de inventários é um passo muito importante para um controle de estoque rigoroso. Trata-se da contagem de todos os materiais do estoque da clínica para a comparação com os números registrados no controle (seja em controles feitos à mão, seja em controles que ocorrem nos sistemas de gestão digitais).
Essa ferramenta ajuda a controlar todo o estoque e a verificar se tudo o que entrou e saiu da clínica está registrado e de acordo. É possível identificar falhas, perdas, desperdícios e qualquer outra não conformidade.
O inventário deve ser realizado de forma periódica, de acordo com a organização da clínica. Quando feito de maneira mais frequente, permite a elaboração de uma resolução rápida e a implantação de ações que evitem mais erros. Além disso, ele ajuda os profissionais a se prepararem para os próximos atendimentos, de acordo com o que foi visto e registrado.
A relação com os fornecedores tem grande influência sobre o controle de estoque de qualquer clínica. Afinal, trata-se dos responsáveis pela entrega de materiais e pela garantia de que não faltem suprimentos durante o atendimento.
Os prazos para entrega precisam estar muito bem definidos entre o estabelecimento e os fornecedores. Evita-se, assim, passar pela falta de materiais ou comprometer a qualidade do atendimento.
Busque fornecedores que trabalhem com prazos regulares e programados para as entregas. É interessante buscar informações sobre a pontualidade da empresa junto a outras clínicas antes de contratá-la.
Outro ponto importante é a construção de um relacionamento de confiança entre o estabelecimento e seus fornecedores. Essa relação pode garantir ajuda em momentos críticos para a clínica, quando for preciso ter maiores quantidades de materiais ou uma entrega com um prazo menor.
De nada adianta ter um estoque organizado, padronizado e com as quantidades suficientes se a equipe da clínica não souber fazer a sua manutenção. Por isso, é importante que os colaboradores sejam treinados para lidar com ele no dia a dia de trabalho e atendimento.
Primeiramente, a forma de organização e padronização deve ser explicada a todos os membros do time (profissionais de saúde, recepcionistas, secretárias). Isso garante que todos mantenham o estoque da melhor forma e possam encontrar com facilidade qualquer item, sem a necessidade de chamar uma pessoa específica.
O responsável pelo registro dos controles do estoque deve ser treinado para o uso do software de gestão escolhido, para que a ferramenta seja manuseada da melhor forma possível. Os demais funcionários precisam também de, pelo menos, um treinamento básico, para que possam registrar e acessar informações na ausência da pessoa encarregada.
A equipe deve ser informada quando o fornecedor de algum produto for trocado, pois a embalagem passará a ser diferente — e pode haver dificuldades para encontrá-lo no estoque. Um bom controle garante o funcionamento organizado e impede que um paciente deixe ser atendido por falta de material, o que seria muito prejudicial para ele e para o próprio estabelecimento.
Gostou de nossas dicas para um eficaz controle de estoque da clínica? Continue a visita em nosso blog, baixe o e-book “Software de gestão para clínicas e consultórios” e saiba tudo sobre os sistemas de gestão médica!
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