A gestão da clínica requer cuidados específicos. Isso acontece porque na área da saúde as pessoas normalmente estão sensibilizadas por um problema pessoal. Diante disso, torna-se primordial uma atenção focada no bem-estar coletivo.
No entanto, existem muitas instituições que cometem erros grotescos em sua gestão. Inspirados nelas, nós listamos os 7 pecados capitais da gestão da clínica, para que você não caia na tentação de cometê-los! Acompanhe.
1. Manter apenas uma linha telefônica
Quando o usuário tenta manter contato por telefone para tirar dúvidas ou marcar uma consulta, mas o telefone está constantemente ocupado, a tendência é que ele desista de ligar. Sendo assim, o ideal é adotar um sistema de agendamento online e disponibilizar essa opção no seu site. Isso vai fazer com que o fluxo de ligações diminua.
2. Fazer o paciente esperar mais que o normal
Nas clínicas onde os processos não são automatizados, é muito comum existir uma demora excessiva na localização do prontuário e outros anexos do paciente. Além disso, os usuários se queixam do tempo de espera para o atendimento.
Nesse último caso, o problema é mais grave quando os próprios funcionários priorizam a entrada de parentes. Esse fato causa frustração nos pacientes que aguardam atendimento, além de prejuízo financeiro para a instituição. Um sistema de controle por biometria pode resolver a questão.
3. Não monitorar a gestão financeira
Administrar uma clínica envolve muitos fatores, como infraestrutura, atendimento, relacionamento com os planos de saúde, marketing. Nesse contexto, muitas vezes a responsabilidade da gestão financeira é delegada para alguém que já exerce outras atividades.
O resultado é um fluxo de caixa desorganizado, que não aponta a real situação financeira da instituição. Para uma gestão eficiente, utilize um software capaz de integrar o setor de finanças com atendimento e estoque.
4. Não lembrar o paciente sobre a data da consulta
Muitos atendentes marcam a consulta do paciente mas não fazem contato para lembrá-lo do compromisso. Em consequência disso, aquele horário fica vago, pois o paciente não comparece.
Para deixar o consumidor satisfeito com o atendimento, é importante adotar um sistema que permita enviar lembretes automáticos por SMS ou e-mail para os pacientes. Isso é o mínimo que a sua clínica pode fazer pelas pessoas que escolheram utilizar o seu serviço.
5. Não motivar a equipe de trabalho
O bom atendimento depende, essencialmente, do trabalho de toda a equipe. Se os colaboradores não são incentivados, não participam de treinamentos e nem assistem a palestras motivacionais. Assim, fica muito difícil manter o bom humor na rotina diária.
Por isso, invista em treinamentos e crie encontros informais em datas comemorativas para que o grupo se relacione, faça amizades e troque experiências. Essa ação vai se refletir positivamente no atendimento.
6. Não investir em marketing digital na gestão da clínica
A sua clínica vai bem, portanto, não precisa de marketing, certo? Errado. O marketing é uma necessidade de qualquer organização que deseja conquistar clientes e aumentar o faturamento — inclusive a médica.
Mantenha um blog atualizado, com artigos de interesse do seu público, preferencialmente relacionados à sua área de atuação. Marque presença nas redes sociais e conquiste seguidores. Na internet, quem não é visto não é lembrado.
7. Menosprezar a importância de automatizar a gestão da clínica
O pecado imperdoável é a falta de um sistema automatizado, que pode levar a sua clínica a cometer todos esses erros e muitos outros. Hoje, a tecnologia oferece soluções práticas e inovadoras para o gerenciamento de clínicas de saúde.
A mais utilizada é um software inteligente, capaz de auxiliar o controle financeiro, fazer agendamentos de consultas e controle de estoque (segmentado por lote, data de validade, setores ou procedimentos).
Agora que você já conhece os 7 pecados capitais da gestão da clínica, vai ser muito mais fácil identificar os obstáculos que estão impedindo o seu crescimento e alcançar melhores resultados.
E então, você se identificou com algum desses erros? Deixe um comentário!
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