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]]>Você está tendo dificuldade em administrar o lado financeiro do seu negócio? Veja abaixo alguns erros de fluxo de caixa comumente cometidos e saiba como evitá-los!
A inconsistência de informações causa transtornos no fechamento do caixa, e isso talvez não esteja diretamente relacionado com a quantidade dessas informações que são lançadas.
É importante que todos os elementos estejam descritos de maneira a facilitar o entendimento. Quanto mais detalhados os dados, menos problemas você vai ter para decifrar alguma anotação feita há algum tempo. Contabilize tudo: desde gastos com material de escritório até a compra de equipamentos e manutenções.
Muitas vezes os valores gastos com pequenos reparos e lanches, por exemplo, pode ser considerável e fazer com que as contas não fechem.
Assim como manter a organização do que está sendo lançado, é imprescindível também sustentar uma rotina diária desses lançamentos. É frequente que somente no fechamento do mês haja a preocupação com o montante que entrou e saiu, e esse erro deve ser abolido para que nada passe despercebido.
Todos os dias há movimentação financeira na empresa, portanto, é com essa periodicidade que os registros devem ser realizados.
Às vezes acontece de algum recebimento ser lançado como faturado, sem de fato o dinheiro ter entrado. Isso pode ocorrer quando um produto ou serviço foi vendido, entretanto o pagamento não foi efetuado à vista. Se for esse o caso, mesmo se o negócio foi realizado hoje, somente deve constar como entrada no caixa quando o pagamento for realizado.
Caso contrário, haverá desorganização das finanças, uma vez que poderá ser gasta uma quantia que ainda não está disponível, fazendo com que exista divergências de recursos, podendo acarretar endividamento.
Como já citado, é vital para a empresa que todos os valores gastos e recebidos sejam devidamente listados, mas o controle do fluxo de caixa ficará mais preciso se todos os itens forem categorizados. Assim, cada valor que entra ou sai deve fazer parte de um grupo específico. Despesas como aluguel, IPTU e contas de água e luz, podem ser classificadas na categoria “imóvel”, por exemplo, enquanto salários e benefícios podem ser classificados na categoria “funcionários”.
Desse modo, os dados vão fornecer informações importantes para gerir, principalmente no médio e no longo prazo, quais são as maiores demandas e detectar melhores possibilidades de rendimentos.
Uma boa dose de otimismo é essencial e faz muito bem ao negócio, mas é necessário ser realista. Por mais detalhados que forem os dados lançados, prever sazonalidades e outros gastos variáveis faz com que atitudes corretas sejam tomadas, evitando grandes surpresas que comprometam o progresso e o desempenho do empreendimento
Como visto, gerir um negócio não é uma tarefa fácil, e por vezes pode ocasionar um descontrole financeiro. Portanto, quanto menores forem os erros de fluxo de caixa, melhores serão as perspectivas para a sua empresa e mais otimizada será sua gestão. Para executar de maneira descomplicada essa tarefa, clique aqui e descubra como um software pode auxiliar no fluxo de caixa de uma clínica!
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]]>A projeção de fluxo de caixa esclarece o gestor em relação à manutenção dos seus números. Assim, antecipadamente pode identificar se há necessidade de adiantar capital de giro, fazer um empréstimo ou se é possível investir o capital que sobrou.
Portanto, se você não sabe como fazer a sua previsão de caixa, aprenda em 3 passos simples. Antes, veja o que é o fluxo de caixa e qual é a importância da sua projeção.
O objetivo do fluxo de caixa é gerenciar as finanças por meio da movimentação de receitas e despesas. Então, mensalmente, você tem acesso aos números de faturamento, à quantidade de recursos consumidos pelos custos e ao resultado líquido.
A importância de prever tais valores está na possibilidade de se adiantar a necessidades, problemas e possibilidades. Além disso, a previsão serve — como o próprio fluxo — de apoio à tomada de decisões relativas a questões de rentabilidade, lucratividade, conservação de recursos, adiantamento de recebíveis e investimentos para a empresa.
Aqui são colocados todos os ganhos previstos em consultas, exames e outras formas de faturamento.
Primeiramente, registre apenas recebíveis provenientes de prazos firmados com notas fiscais e boletos emitidos. Ainda que eles não garantam o recebimento de dinheiro, são documentos idôneos que atestam o direito para a clínica e a obrigação para o cliente.
Então, lance esses recebíveis nas datas exatas em que devem ser compensados. Caso utilize um software de gestão empresarial e controle financeiro, deixe como valores em aberto. Mas se você atualiza planilhas, coloque esses números em uma coluna de direitos planejados — juntamente a outra somente para os realizados.
Os custos da clínica tendem a ser mais variados — como aluguel, telefone, energia elétrica, internet, folha de pagamentos e impostos — do que as origens de receitas. Então, se não for atrapalhar o acompanhamento, você pode categorizar os gastos e detalhar cada lançamento com histórico na sua ferramenta utilizada para projeção do fluxo de caixa.
Como nas receitas, apenas registre os valores cujas cobranças ou contratos já estão em mãos, principalmente em relação às despesas variáveis. E apenas dê tais números como consolidados após as obrigações abrangidas estarem pagas.
Analisar as previsões é muito fácil. Quando se usa um software, é possível emitir relatórios de valores planejados e realizados. Já as planilhas precisam ter os meses observados e os cálculos, feitos.
Independentemente da ferramenta, sempre atente-se à relação receitas-despesas para perceber se a previsão é de lucro ou prejuízo, e também leve em conta o funcionamento da clínica, pois muitos custos são sempre previsíveis e as receitas podem não ser assim, mesmo com fluxo recorrente e volumoso de clientes.
Por exemplo: a maioria dos novos e frequentes pacientes pode pagar costumeiramente à vista, não dando previsões desses recebíveis. Então, caso algo assim ocorra, pode-se fazer uma média de valores especialmente para a projeção de fluxo de caixa.
E no momento de analisar previsões passadas, compare-as ao caixa consolidado da empresa para avaliá-las. Sempre que possível, é preciso melhorar as projeções para torná-las cada vez mais confiáveis e próximas à realidade do negócio.
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]]>Mas você sabe o que é o fluxo de caixa e como ele deve ser otimizado? Neste post, você vai entender o que é um fluxo de caixa de clínica médica, como ele deve ser feito, quais são as vantagens e os cuidados que você deve ter com essa ferramenta. Confira!
Uma forma de otimizar o seu fluxo de caixa e conhecer a real situação da sua clínica médica é registrar todas as entradas e saídas de recursos, independentemente do valor. Um erro muito comum é acreditar que pequenos valores não têm importância dentro da gestão financeira, pois, no final de um determinado período, esses valores — que podem ser gastos como lanches, refeições, ou pequenos artigos — podem mascarar a realidade das suas finanças.
O uso do fluxo de caixa acaba ficando de lado quando o responsável pelas finanças tem dificuldades em registrar toda a movimentação ou de interpretar o que está acontecendo com as finanças da clínica.
Para evitar que isso aconteça e para ter uma gestão financeira consistente, invista em um bomsoftware de gestão integrado, que irá permitir, além de informações mais completas e confiáveis, a economia de recursos financeiros e humanos, já que os processos são padronizados — o que evita erros e retrabalhos.
Agora que você já sabe a importância de um bom software de gestão, é hora de prestar atenção nos detalhes. Sendo assim, é preciso criar diferentes categorias. Isso é necessário para compreender como estão seus gastos, seus recebimentos e, se necessário, cortar algum custo ou substituí-lo dentro da sua clínica — o que pode gerar economias interessantes no final do mês.
Utilizando seu software, além das categorias, é possível emitir diferentes relatórios, que permitem monitorar com mais detalhes a situação da sua clínica.
Entrando um pouco mais no planejamento financeiro, uma boa forma de visualizar o seu futuro é utilizando o fluxo de caixa projetado, que nada mais é do que uma estimativa das entradas e das saídas de recursos para um determinado período de tempo. Isso é necessário para entender como a empresa vai estar daqui a alguns meses ou até mesmo um período mais longo, e se terá recursos sobrando para investimentos ou para a compra de equipamentos.
Além de inserir todas as informações, criar categorias e utilizar o seu fluxo de caixa no planejamento financeiro, é preciso estar atento a um detalhe: o acompanhamento, de preferência, de forma diária. Isso é importante para que você possa verificar suas finanças em tempo real e possa saber o quanto de recursos sua clínica ainda tem, como estão seus recebimentos e seus pagamentos e se é preciso tomar alguma providência em relação às finanças.
Neste post, você entendeu que otimizar o fluxo de caixa de clínica médica começa com o registro completo de todas as entradas e as saídas, passa pela utilização de um bom software de gestão e a criação de categorias para entender seus gastos e recebimentos, bem como a projeção do seus recursos para compreender o futuro. Por fim, entendeu que o acompanhamento diário das suas finanças faz toda a diferença.
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]]>Dessa maneira, saber fazer o fluxo de caixa da clínica/consultório é fundamental. Quando bem realizado, o procedimento gera uma excelente noção da saúde econômica do negócio e pode ser útil para explicitar a necessidade de novos investimentos, de cortes ou até de um realinhamento de estratégias pouco efetivas.
Essa ferramenta não serve apenas para enxergar se haverá dinheiro até o final do mês, mas principalmente para fazer um bom planejamento financeiro. Com base nesse registro, é possível calcular o capital de giro, prever pagamentos e recebimentos, definir períodos para a retirada de lucros e pró-labore e reduzir ou aumentar preços.
Saiba, neste post, o que é fluxo de caixa, como fazê-lo e quais são os erros mais comuns ao se administrar esse importantíssimo instrumento para sua clínica. Boa leitura!
O fluxo de caixa descreve a movimentação de capital (entrada menos saída) em um determinado período de tempo. Ele tem, como principal objetivo, a organização dos gastos, para que o empresário saiba ao certo onde seu capital se encontra e onde e quando está tendo lucros ou prejuízos.
A prática também proporciona à entidade uma visão mais vasta de suas finanças, a fim de checar as transações ocorridas para as tomadas de decisão, bem como permite que a empresa possa projetar seus gastos futuros. Isso confere a você uma maior capacidade de investir em aplicações ou captações de fundos com mais privilégios do que seus concorrentes, por exemplo.
O fluxo de caixa é uma excelente opção para pequenas empresas — como sua clínica —, já que, devido à alta competitividade do mercado em que você está inserido, qualquer brecha para obter vantagens pode ser a cereja do bolo que falta para sair à frente da concorrência.
Há alguns passos a serem seguidos para a elaboração de um bom fluxo de caixa do seu consultório. Confira quais são eles:
Definir metas semanais, mensais ou até mesmo anuais de lucratividade é muito interessante e pode auxiliar nas tomadas de decisão da clínica. Coletar os registros do ano anterior é essencial para acompanhar o crescimento mensal.
Caso o seu negócio não possua um saldo equivalente ou superior ao do mesmo período do ano anterior, isso não deve ser encarado com alarmismo, pois, como você já deve saber, o mercado possui oscilações próprias. Porém, um cenário como esse é uma boa oportunidade para buscar entender os possíveis motivos da queda de consultas/exames.
Ao fazer isso, é possível adotar novas medidas para amenizar o quadro, prever futuras dificuldades e se organizar para enfrentá-las. Se a baixa nas consultas é pontual e ocorre em um determinado período do mês ou do ano, que tal investir em uma promoção incrível durante essa época?
Assim, você pode atrair mais pacientes e melhorar o relacionamento com os já fidelizados na sua clínica. Isso é planejamento estratégico!
Para ter um fluxo de caixa bem feito, você precisa manter um registro bastante rigoroso de todas as movimentações financeiras do seu consultório. Esse é o passo básico para instituir um pouco mais de organização no seu capital.
Anote todas as entradas e saídas de um determinado período, de acordo com o tamanho e as características de sua empresa. Fique atento às informações do dia a dia, mesmo que pareçam irrelevantes, como compra de material básico de exames ou revistas para a sala de espera.
Essa quantia é, muitas vezes, bem maior do que você imagina. Pequenas despesas, quando somadas, podem fazer toda a diferença no seu orçamento final. Portanto, registre todas as transações!
Um dos erros mais comuns de diversos empreendimentos é não separar as despesas pessoais das profissionais. Os proprietários acabam fazendo compras ou anexando contas particulares para que os colaboradores efetuem o pagamento.
Se elas entrarem no controle do fluxo de caixa, a precisão desaparece! Lembre-se: no ambiente de trabalho, efetue e registre apenas as movimentações da clínica.
Cada empresa ou clínica tem a sua própria forma de estruturar o fluxo de caixa, a fim de simplificar a coleta de informações. Mesmo que o negócio realize uma análise específica, é necessário dividir a projeção do fluxo de caixa em três categorias.
Essa divisão facilita o conhecimento do que a clínica tem, de quanto ela fatura, do que ela consome, do quanto possui para investir em melhorias etc. Tais categorias são conhecidas como:
É o que mantém a clínica operando. É nessa categoria que estarão registradas as receitas de vendas de consultas e exames, os custos de conservação e manutenção e as despesas de administração. E os gastos vão desde o vale-transporte até o pagamento de funcionários, passando pela conta de energia elétrica.
É aqui que devem constar todas as transações relacionadas aos investimentos. Alguns exemplos são: a compra de bens para a clínica (móveis, máquinas, equipamentos, computadores, aparelhos de telefone etc.) e, também, as aplicações financeiras.
Finalmente, neste grupo devem ser registradas todas as transações — de entrada e de saída — resultantes de ações de financiamento. O pagamento de tarifas (juros) e o abatimento de empréstimos bancários são algumas delas.
A reserva financeira é um ponto importante para qualquer negócio. Mantenha-se preparado para enfrentar o inesperado: um mês de pouco movimento, alguma conta repentina ou outro imprevisto qualquer.
O fluxo de caixa é uma das ferramentas de controle financeiro que ajudará na criação de um fundo de reserva. Isso porque a análise precisa das finanças do seu negócio permite que você saiba do quanto pode precisar em um momento de necessidade.
Todo o processo do fluxo de caixa deve evitar uma série de erros que, apesar de serem comuns, podem trazer grandes prejuízos ao empreendimento. Confira a lista abaixo e reflita se você está cometendo deslizes no seu negócio:
Atualizar o fluxo de caixa uma vez por semana ou mensalmente parece mais cômodo, porém compromete a confiabilidade das informações. Os dados precisam ser assertivos o bastante para que você possa planejar o futuro da clínica com mais segurança.
Assim, será possível diagnosticar eventuais problemas com antecedência e buscar por novas formas de evitar que seu negócio não seja prejudicado. Para agilizar essa tarefa, use um sistema de controle financeiro, pois nele você pode lançar despesas e receitas com praticidade e comodidade.
Softwares do tipo são ideais para pequenos e microempreendedores. Mesmo que você precise sair por alguns momentos (ou por dias), poderá gerenciar as finanças da clínica de qualquer lugar, pelo smartphone ou tablet. Basta se conectar à internet!
É essencial repartir despesas e receitas em planos de contas. Isso porque o lançamento simples de cada movimentação financeira como faturamento ou gasto não lhe garante o conhecimento exato da origem e da finalidade do capital que circula dentro do seu empreendimento.
Ao identificar onde há mais despesas, você consegue diminuir ou até extinguir algumas delas. Em compensação, sabendo de que forma são pagas as consultas e os exames (cartão, cheque ou convênios), é possível buscar incentivos para estimular esses pagamentos, como oferecer descontos conforme um determinado número de consultas, por exemplo.
Algumas pessoas, por questão de costume, registram recebimentos no fluxo de caixa antes que os valores entrem efetivamente na conta da clínica. Se um exame é fechado a prazo, é normal registrar, em seguida, o valor total como pagamento.
Isso, porém, não garante que o paciente quite a dívida ou respeite o prazo. Portanto, oriente sua equipe a não realizar registros desse tipo habitualmente, pois seu fluxo de caixa ficará impreciso, o que aumentará as chances de inadimplência.
Realize o processo de lançamento somente quando os valores caírem na conta. Esse é o seu lucro. Se o recebimento for a prazo, anote o dinheiro recebido a cada mês. Tente fazer o mesmo com seus pagamentos: só registre como saída quando o valor sair da conta do consultório.
Quanto mais você especificar os registros no fluxo de caixa, mais seus dados serão precisos. Desse modo, lance todos os gastos, principalmente os de valores menores, como: materiais de escritório, copos descartáveis, cafezinhos, lâmpadas e eventuais manutenções (substituição de fechaduras ou pinturas, por exemplo).
Como se trata de uma ferramenta muito prática, não hesite em atualizá-la sempre, para aumentar sua efetividade e garantir um melhor controle de suas finanças. Basta criar o hábito.
Esperamos que você tenha compreendido como fazer o fluxo de caixa da clínica e qual a importância desse procedimento. Se você ainda não faz o seu, não perca mais tempo e comece já a utilizá-lo: ele pode deixar seu negócio funcionando com muito mais precisão, sem perdas desnecessárias de capital!
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