Para quem dirige um consultório ou uma clínica médica, é fundamental ter uma visão clara de como anda seu desempenho para aprimorar processos. Para tanto, é essencial estar sempre observando métricas e dados levantados.
Nesse sentido, uma solução muito eficaz são os KPIs. Você provavelmente já ouviu falar deles, não é verdade? Eles são uma ferramenta de grande importância para a avaliação dos progressos e desafios de um empreendimento.
Pois bem, para que você compreenda melhor o assunto, vamos facilitar as coisas e explicar como os key performance indicators (KPIs), ou indicadores de desempenho, são importantes na gestão da sua clínica médica.
Afinal, da mesma forma que você recomenda um checkup para seus pacientes, o desempenho da sua clínica também precisa ser checado para verificar a saúde do seu negócio. Preparado? Então continue a leitura e descubra a importância dos indicadores de desempenho para uma clínica médica!
A importância dos KPI’s
KPIs ou indicadores de desempenho, são exatamente isso: indicadores que vão mensurar seu desempenho nas práticas que são importantes para o sucesso da sua clínica. Você certamente já vem lidando com indicadores de desempenho e nem se deu conta disso.
Eles podem ser desde informações simples, como o seu saldo bancário, até complexas estatísticas fornecidas por seu software de gestão de negócios. Para estabelecer uma rota de sucesso para a clínica, você precisa medir seu progresso, e certificar-se de medir o que é importante.
Um exemplo: você pode, simplesmente, levantar o número de novos pacientes chegando à sua clínica. Um número alto pode ser um indicador de sucesso, mas há outros dados a mensurar e considerar.
Se você investe altos recursos para captar pacientes que comparecem a uma única consulta e depois desaparecem, por exemplo, nesses casos pode acontecer de você estar perdendo dinheiro.
Vamos ver, então, os indicadores de desempenho e métricas que são essenciais para medir o desempenho de sua clínica médica.
Os indicadores de desempenho para uma clínica médica
Os indicadores de desempenho para a área de saúde avaliam o desempenho de uma clínica, a metodologia de trabalho e a utilização de recursos de modo a mensurar a eficiência da gestão.
Quando relacionados, os dados coletados servem como parâmetros para a avaliação dos atendimentos prestados, do controle de custos e despesas e o quanto cada uma dessas áreas influencia os resultados das demais.
Quando analisados em sequência e com métodos bem definidos, os indicadores de desempenho podem determinar direções para mudanças de estratégias e correção de deficiências. Na sequência, falaremos sobre alguns dos principais KPI’s para clínicas médicas. Confira:
1. Taxa de permanência
Esse KPI avalia a quantidade de pacientes diários de um hospital em relação à capacidade de atendimento e acomodação da clínica. O indicador reflete, portanto, o aproveitamento da capacidade da clínica, tempo de duração dos atendimentos, além da taxa de rotatividade e de não comparecimento.
2. Intervalo de substituição
Avalia o tempo médio em que as salas e acomodações da clínica ficam desocupadas, revelando, de tal modo, o tempo de ociosidade de cada ambiente. A importância de tal avaliação reside no fato de que, com ela, torna-se possível para o gestor desenvolver métodos e agendas que permitam o melhor aproveitamento das capacidades da clínica.
3. Indicadores de rentabilidade
Para avaliar a rentabilidade e mensurar a eficiência administrativa de uma clínica médica, uma boa alternativa é a utilização do ROI (sigla para retorno sobre o investimento, do original em inglês, return on investment).
O ROI avalia a produtividade de uma clínica a partir do cálculo que relaciona a quantidade de recursos utilizados na clínica e a taxa de retorno sobre este investimento.
4. Satisfação do paciente
Mede a satisfação do paciente e da família em relação ao atendimento recebido, incluindo as instalações da clínica, a cortesia da equipe, a pontualidade dos profissionais de saúde, a limpeza do local, etc.
O atendimento prestado em uma clínica médica funciona como uma espécie de cartão de visita para os pacientes. Portanto, se a impressão que os atendentes passarem for negativa, a tendência é que o paciente não retorne, por melhores que sejam as instalações e o atendimento da equipe médica.
Para avaliar o nível de satisfação dos seus pacientes em relação ao atendimento que recebem na clínica, ao fim de cada consulta ofereça formulários de avaliação da clínica. As fichas deverão abordar a opinião do paciente sobre cada ponto: infraestrutura, qualidade do atendimento, tempo de espera, extensão da consulta, satisfação geral etc.
Desse modo, ficará muito mais fácil detectar o que deve ser melhorado de acordo com a perspectiva de quem mais influencia o seu sucesso: o paciente.
5. Tempo na sala de espera
Mede o tempo que um paciente permanece na sala de espera da clínica antes de ser atendido por um profissional. Essa métrica é muito importante, pois é uma clara indicação do desempenho e da qualidade de atendimento da sua clínica.
6. Taxa de cancelamentos e não comparecimentos às consultas
Essa métrica vai indicar quantas consultas são canceladas e quantos pacientes simplesmente não aparecem. Um número alto pode sugerir falhas no atendimento, ou então, que você não está sendo bem-sucedido em convencer seus pacientes da importância do tratamento. E ainda: você está atraindo pacientes mais focados na doença do que na saúde!
7. Número de pacientes que não marcam retorno
Além de sugerir insatisfação do paciente pelo atendimento, de novo, um número alto nesse indicador pode sugerir que seus pacientes estão mais preocupados com a doença do que com a preservação da saúde. Assim que os sintomas desaparecem, o paciente também desaparece do consultório médico.
8. Média de consultas por paciente
Outra métrica que deve ser avaliada é a média de consultas realizadas pelos pacientes. Isso porque um número baixo pode sugerir que seus pacientes estão abandonando o tratamento muito cedo. Um número alto, por outro lado, pode indicar que você é bem-sucedido em educar seus pacientes sobre a importância de tratar da saúde.
9. Faturamento
Com um bom sistema de gestão de clínica médica é possível prever o faturamento diário e fazer projeções de valores a receber em um certo período, como em um ou dois meses, por exemplo. Com base nessas métricas, o gestor pode otimizar a administração do orçamento.
Vários outros indicadores de desempenho podem ser utilizados na sua clínica, como:
- número de pacientes novos;
- total de consultas;
- média de consultas por paciente;
- valor médio gasto por paciente.
Para levantar facilmente esses dados e usá-los a seu favor, considere a implementação de um sistema de gestão em sua clínica. A tecnologia chegou para substituir processos manuais que perdem em praticidade e confiabilidade. Aproveite!
10. Eficiência das frentes de publicidade
Outro indicador fundamental a ser avaliado é a eficiência das campanhas de publicidade que são promovidas pela sua clínica — você deve avaliar, por exemplo, por qual canal cada paciente ficou sabendo da clínica, internet, outdoors, marketing boca a boca etc.
Essa avaliação permitirá que você foque em campanhas que realmente dão resultados, bem como apontará possíveis deficiências das formas de publicidade que estão sendo utilizadas.
Se você gostou de aprender mais sobre indicadores de desempenho para uma clínica médica, confira mais um de nossos posts — Gestão médica: o que podemos aprender com a Clínica Mayo? — e continue aprendendo!
