Todo profissional que decide montar o seu próprio negócio precisa de mais do que os conhecimentos práticos do ofício: é necessário saber como gerir a empresa. Nessa função entram as noções administrativas, a supervisão de pessoal, o monitoramento de estoque e o controle financeiro, ou seja, uma série de práticas que vão determinar o sucesso do empreendimento ou não. Com as clínicas e consultórios não é diferente. Por isso, os médicos também devem ficar atentos.
Hoje, desenvolver uma metodologia administrativa não é tão complicado como antigamente. A tecnologia tem sido uma importante aliada nisso — desde a automação de processos até sistemas eletrônicos de monitoramento e acompanhamento das rotinas. Porém é preciso desenvolver esses mecanismos no ambiente de trabalho e, assim, assegurar que as boas práticas de gestão se tornem comuns no seu dia a dia.
Separamos neste artigo algumas dicas valiosas para implementar no seu ambiente de trabalho e, com isso, gerar mais facilidade na administração e garantir maior controle sobre os processos da sua empresa. Não perca essas dicas e acompanhe os próximos parágrafos:
Não deixe de considerar os recursos humanos
Os colaboradores são peça fundamental em qualquer negócio, mas, para conseguir o melhor de cada um deles é necessário definir bem suas funções e, a partir disso, incentivar o trabalho coletivo. É interessante também oferecer cursos de capacitação e treinamentos para que eles possam ofertar um atendimento cada vez melhor a seus pacientes. Cuide bem da sua equipe.
Tenha objetivos claros
Trace suas metas e objetivos a curto, médio e longo prazo. Melhorar o atendimento, reduzir o tempo na fila de espera, dobrar o número de consultas, abrir um consultório em outro ponto da cidade: não importa o seu objetivo, deixe-o claro e coordene os trabalhos para alcançá-lo. Inclua os seus colaboradores nesse processo, faça reuniões regulares e sempre mensure os seus resultados. Os indicadores para isso são vários: finanças, produção, atendimento etc.
Faça uma boa gestão financeira
As contas são várias: aluguel, manutenção da clínica ou consultório, pagamento dos funcionários, reposição de estoque, energia elétrica, água, internet e por aí vai. É preciso dar conta disso tudo e ainda obter o seu lucro. Sem um controle financeiro bem elaborado, fica difícil alcançar bons resultados. Cuide do seu fluxo de caixa, elabore um planejamento financeiro para no mínimo um ano e tenha um capital de giro seguro.
Atenção ao estoque
Medicamentos, curativos, máscaras e luvas, materiais para os seus equipamentos, materiais de limpeza e diversos outros itens fazem parte do seu estoque. É preciso tomar cuidado para que nada disso falte, e esse processo não se resume apenas em fazer o pedido e pagar. Também é preciso negociar com fornecedor, fazer pesquisas no mercado, controlar prazos (pois a reposição deve acontecer antes que seu estoque zere), não perder os prazos de validade, entre outros aspectos. Desenvolva uma metodologia de acompanhamento do estoque e fique atento.
Recorra à tecnologia
O mercado conta com diversas ferramentas que auxiliam na gestão de um negócio. Algumas das funcionalidades desses sistemas são mecanismos para:
- Controle financeiro: saber o quanto entrou e saiu, controlar as movimentações financeiras e reunir informações para o seu planejamento.
- Coordenação das rotinas de atendimento: agenda, relação com os convênios e notificação aos pacientes.
- Controle de estoque: informações sobre produtos disponíveis, controle de validade, relatório de compra.
Não subestime o trabalho da sua secretária
Todo consultório médico precisa de uma secretária, e ela oferece a primeira impressão para o paciente, seja por telefone ou pessoalmente. É importante que essa profissional seja receptiva, atenciosa e simpática, deixando os pacientes satisfeitos. Para isso, ofereça treinamentos, que devem desenvolver as seguintes habilidades:
- Boa comunicação: isso abrange tanto fala quanto escrita, permitindo que a secretária se comunique da melhor forma possível com os pacientes.
- Aptidão com tecnologia: o uso de um sistema de gestão é fundamental. Então, a secretária precisa estar familiarizada com ele e com a tecnologia em geral.
- Paciência e respeito aos pacientes: no dia a dia de uma clínica médica, diversas são as situações e os pacientes que vão surgir para a secretária. É importante que ela esteja preparada para lidar com possíveis conflitos com respeito, paciência e cordialidade.
- Organização: com a quantidade de atividades que a secretária de uma clínica ou consultório tem, é fundamental ser organizada para evitar problemas e atrasos nas tarefas.
Não misture o dinheiro pessoal com o da clínica
Um problema comum entre empreendedores é misturar o dinheiro pessoal com o da clínica. No entanto, uma boa gestão de clínicas e consultórios requer deixar as contas separadas para evitar problemas, especialmente em momentos de crise. Assim, sempre que precisar fazer algum investimento, o dinheiro vai estar disponível.
Faça uma boa gestão da agenda de consultas
A agenda de consultas é um dos pontos principais para uma clínica ou consultório, porque auxilia a oferecer um atendimento de qualidade e a aumentar a rentabilidade. Assim, a agenda deve ser prática para o paciente marcar sua consulta e, ao mesmo tempo, conseguir gerenciar os horários do médico para que não haja horários vagos.
Esse trabalho é concentrado com a secretária, mas existem sistemas que podem ajudar a melhorar essa questão. O apontamento de consultas digital e o lembrete via SMS são duas boas opções para haver mais agilidade no processo.
Tenha todos os dados sempre disponíveis
Para uma gestão de clínicas e consultórios eficaz, os dados devem ser de fácil acesso. Usar um software que permita verificar a agenda, controlar o estoque e fazer o agendamento de consultas de forma on-line, por exemplo, é a melhor forma de garantir que não se perderá tempo com atividades rotineiras e simples.
Além disso, com esses dados, é possível gerar relatórios que apresentem informações dos seus pacientes, do estoque, das finanças, entre outros elementos. Por exemplo, pode-se verificar qual é a relação entre o total de pacientes e o sexo deles, a média de idade dos pacientes, etc. Assim, é possível criar estratégias ou verificar quais são elementos em que se deve investir.
Escolha um software para a gestão de clínicas e consultórios
Depois de tudo isso, chega a hora de escolher o software de gestão mais adequado para a sua clínica ou consultório. O ideal é utilizar um sistema que alie todas as vantagens listadas. Além disso, esse sistema precisa ser confiável e fácil de usar. O objetivo é que o seu trabalho seja mais fácil com um sistema de gestão, permitindo que o seu dia seja mais produtivo e que os seus pacientes fiquem tranquilos e satisfeitos.
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