Treinar a equipe para o correto uso do software de gestão é essencial para o sucesso em sua implantação. Assim é no mundo corporativo, e em um consultório médico não é diferente. O que muda são os atores, quer dizer, enquanto no primeiro contexto, normalmente, uma equipe multidisciplinar está envolvida, no segundo caso existe apenas uma secretária incumbida de lidar com o sistema de gestão.
Assim sendo, a colaboradora deve assimilar bem como utilizar os recursos da nova ferramenta antes mesmo que a solução esteja em funcionamento. E para que isso seja possível, deve receber não só treinamento operacional, mas também informações sobre como o sistema de gestão vai aumentar a produtividade e eficiência do consultório.
Veja a seguir as melhores práticas para treinar a secretária para o uso correto do sistema!
Evidenciar a simplicidade do sistema de gestão
Para conquistar uma motivação ainda maior da secretária, num primeiro momento, é essencial transmitir a ideia de que usar um sistema de gestão não é algo assim tão complicado. No máximo, é esperada uma dificuldade inicial, mas no decorrer dos trabalhos as rotinas acabam sendo extremamente simplificadas e muito mais fluidas do que quando se usa diversas planilhas, ou mesmo papel.
Uma maneira simples de fazer isso é explicar o passo a passo de atividades que se tornarão mais fáceis com a implantação do software, no estilo antes e depois.
Destacar os benefícios para o consultório
Uma das melhores formas de engajar os funcionários a usar o sistema de gestão corretamente é propagando as vantagens do sistema. Evidenciar para a secretária como a integração proporcionada pela solução vai facilitar os trabalhos no consultório, além de servir de incentivo, tende a contribuir para o aumento de sua produtividade.
Ou seja, o médico deve se concentrar nos benefícios, explicar como vai melhorar quando o software de gestão estiver implementado.
Conceder autonomia à secretária
Uma excelente estratégia para treinar a secretária é dar poder ao profissional para que esse atue de forma independente. Para fazer isso, basta elaborar e manter um documento com todos os materiais de treinamento relacionados às operações do sistema.
Os manuais que vão ajudar a colaboradora a assimilar a interagir com o sistema na fase de implementação devem ser mantidos para consulta posterior, até porque podem vir a ser úteis para novos profissionais que venham a ser contratados.
Apoiar-se no fornecedor do sistema de gestão
Existe um consenso de que apenas 50% do que é ensinado, normalmente, é retido por uma pessoa. Tendo isso em mente, não se iluda imaginando que a secretária vai entender e se lembrar meticulosamente de todos os aspectos do sistema de gestão de seu consultório. Assim, é importante solicitar suporte do fabricante, ou até treinamentos, mesmo que à distância, auxiliando assim os colaboradores que irão interagir com a ferramenta.
Lembre-se de que o sucesso na implantação e no uso do sistema de gestão em seu consultório depende muito da postura daqueles que irão operar o sistema. Portanto, invista em treinamento, foque nos benefícios que o software irá trazer e aumente as chances de sucesso.
Agora que você já sabe como a treinar sua equipe, não deixe de conhecer a nossa solução: um sistema integrado, com tudo o que você precisa para a gestão do seu consultório!
