Empresas de desenvolvimento de software estão sempre criando e oferecendo soluções que visam otimizar processos de empresas dos mais variados ramos de atuação. Esse crescimento tem se dado, em grande parte, pelo reconhecimento que as empresas têm de que o investimento em tecnologia pode trazer diversos benefícios para o negócio.
No artigo de hoje, vamos falar como um software de gestão pode otimizar os processos e proporcionar essas vantagens para uma clínica médica. Confira!
Cadastro otimizado dos pacientes
A utilização de um software de gestão permite que o cadastro do paciente seja feito no sistema apenas uma vez, de forma que, da próxima vez que ele entrar em contato tentando agendar uma consulta ou um procedimento, isso seja feito de forma simples e ágil — informando apenas um dado, por exemplo.
Alguns softwares também permitem o registro do histórico desses pacientes. Além de facilitar para a recepcionista — que consegue identificar o paciente e marcar a consulta com rapidez —, ajuda também o profissional da saúde, que passa a ter todas as informações reunidas em apenas um lugar. Além disso, a clínica passa a ter mais credibilidade com o cliente, que se sente reconhecido e não precisa ficar repassando sempre as mesmas informações.
Agilidade no agendamento de consultas
O investimento em um software também permite otimizar processos de marcação de consultas. Por meio da automatização, verificar a disponibilidade de horários e fazer a marcação fica muito mais rápido e fácil. O mesmo serve para remarcar e cancelar consultas que já haviam sido agendadas.
Parte dessa agilidade também é graças ao cadastro otimizado dos pacientes, visto que, uma vez que as informações já constam no sistema, a confirmação do horário pode ser feita com poucos cliques.
Além disso, alguns sistemas oferecem a opção de lembrete de consulta, que pode ser feita por meio do envio de SMS, por exemplo, na véspera da data agendada.
Emissão de receitas
Um problema que acontece com certa frequência, infelizmente, é o fato de o farmacêutico ou o atendente da farmácia não conseguir entender o que o médico escreveu na receita. Para evitar esse tipo de ocorrência, que acaba sendo um risco para os pacientes, é possível fazer a emissão de receitas por meio do sistema e imprimi-las — o que elimina o problema de prescrições ilegíveis, que podem levar a erros (de medicamento e dosagem).
Gestão financeira da clínica
O investimento em um sistema também permite otimizar processos de gestão da clínica, principalmente a gestão financeira. Ou seja, controles feitos em planilhas e anotações são eliminados e, com isso, é possível controlar melhor aspectos como o fluxo de caixa, demonstrativos de resultado, faturamento e controle de contas a pagar e a receber, por exemplo.
Além disso, em muitos casos, é possível fazer a integração entre dados de faturamento e informações financeiras, separando os pagamentos dos clientes (em convênio médico e particular, por exemplo), além de obter mais controle sobre os gastos e a opção de gerar relatórios, que ajudam a compreender melhor os resultados obtidos no período.
Mais segurança da informação
A utilização de processos manuais faz com que as informações estejam mais sujeitas a extravios e erros, o que acaba tornando os processos e as análises menos confiáveis. Quando se utiliza um software de gestão, automaticamente os dados passam a ser protegidos, criptografados e salvos em backups, que são realizados periodicamente — o que permite a recuperação das informações, em caso de perdas acidentais.
Além disso, como as informações ficam concentradas em uma base de dados única, as chances de fraudes são praticamente eliminadas.
Controle de estoque
Também é possível contar com um controle de estoque dos materiais da clínica. Ou seja, todo controle de medicamentos e vacinas, por exemplo, pode ser feito por meio do software, agilizando o processo e obtendo informações importantes a respeito das quantidades disponíveis e a necessidade de reposição.
No caso do SCE Saúde, por exemplo, ainda é possível fazer o controle de saídas por profissional, ou por especialidade, fazer cotações para os pedidos de compra de novos itens, controlar lotes e validade dos itens e ainda fazer o controle das perdas (podendo, inclusive, apontar qual foi o motivo que levou ao desperdício).
Redução de custos
Antes de investir em um software de gestão, muitos gestores focam mais no investimento que é necessário e acabam adiando a ideia. Porém, por mais contraditório que pareça, adquirir um sistema leva à redução de custos, que, em um determinado período paga o valor do investimento que foi realizado.
Essa redução de custos se dá pelo aumento da produtividade, pela redução do tempo necessário para a realização das atividades (como no caso do agendamento de consultas), pela melhoria do relacionamento com os pacientes, pela redução do índice de não comparecimento (por meio do controle de agenda), pela redução do índice de perdas de estoque, entre outros aspectos que envolvem organização e otimização na forma como as atividades são realizadas.
Economia dos recursos
É possível economizar recursos, como tempo, mão de obra, materiais (em decorrência da automatização, visto que a maioria das atividades passa a ser feita via software) e estoques.
Embasamento para a tomada de decisões
É preciso lembrar que, em uma clínica, além das atividades relacionadas aos pacientes e ao atendimento, é necessário lidar com aspectos de gestão (como gestão financeira, gestão de compras e controle de estoques). Logo, além do aspecto comercial, é preciso planejar e tomar decisões relacionadas a essas questões, que também influenciam nos resultados e no sucesso do negócio.
Nesse sentido, o software de gestão permite acompanhar os dados atualizados, avaliar os resultados obtidos, identificar falhas, além de obter um direcionamento melhor a respeito do que precisa ser feito. Ou seja, o sistema oferece o suporte que o gestor necessita para embasar melhor suas decisões e redirecionar o planejamento.
Como vimos, o investimento em um software de gestão para clínicas ajuda a otimizar processos operacionais e de gestão, trazendo benefícios que vão desde a melhoria nos métodos de trabalho, até uma lucratividade maior (que pode ser obtida com a redução de custos), além de melhorar o relacionamento com os pacientes, oferecendo um atendimento mais ágil e eficiente.
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