Uma equipe médica de alta qualidade é essencial para o funcionamento e o sucesso de uma clínica, é claro — mas você já parou para pensar que a secretária também é uma peça importantíssima do estabelecimento? Além de ser, na maioria dos casos, o primeiro contato do paciente com o consultório, a secretária também atua em prol do funcionamento logístico e da organização adequados.
Ela deve, portanto, ser uma representação das características e objetivos da clínica. Mas como escolher essa profissional? Para ajudar você, no post de hoje trazemos as informações de que você precisa contratar ao contratar uma secretária para seu consultório. Continue a leitura!
Recomendações
Uma ótima forma de encontrar secretárias competentes é buscar indicações de seus colegas. Entretanto, cuide para não deixar o lado pessoal influenciar na sua decisão: não é só porque um médico é seu amigo desde a faculdade que a candidata que ele sugeriu é a mais adequada para sua clínica!
Da mesma forma, é importante evitar a contratação de conhecidos. Eles podem participar da seleção, se você desejar, mas só devem ser contratados se realmente forem a pessoa certa para a vaga. Se você contratar sua sobrinha como secretária só porque ela é da família, vai se arrepender logo!
Experiência e vontade
Ter experiência na área de secretariado é uma qualidade importante, mas não deve ser sua prioridade. Se a candidata for determinada, inteligente e competente com informática, por exemplo, com certeza aprenderá rápido durante o treinamento.
Lembre-se de que experiência com empregos anteriores pode significar vícios e hábitos difíceis de romper. Além disso, qualquer candidata terá que passar por um treinamento mais curto ou mais longo, pois cada clínica tem funcionamentos, costumes e até mesmo sistemas diferentes.
Portanto, o mais importante é analisar o quanto a candidata demonstra-se interessada no trabalho, determinada a dar o seu melhor, e quais os conhecimentos que ela tem além da experiência como secretária.
Simpatia
Quando o paciente entra na clínica, a primeira pessoa que ele vê é a secretária. Ela é a responsável por receber os recém-chegados, passar as informações de que eles precisam e, também, fazê-los se sentir bem-vindos no consultório.
Além disso, ela precisa demonstrar simpatia e atenção, pois muitos pacientes ou acompanhantes gostam de conversar com a secretária. Ela deve dar espaço para isso quando não atrapalhar suas demais obrigações. Nesse papo, os pacientes podem até revelar informações importantes sobre sua saúde!
Organização
Para que o consultório funcione com eficiência, é essencial que haja uma gestão de qualidade dos horários dos médicos, das consultas marcadas, dos cancelamentos, etc. Para isso, a secretária deve ser uma pessoa organizada, atenciosa e rápida no serviço.
Da mesma forma, ela deve manter o ambiente da secretaria organizado e arrumado, além de apresentar uma aparência profissional. Se o paciente entra e se depara com a secretária atrás de uma mesa toda bagunçada, imediatamente terá uma má impressão da clínica.
Paciência e atitude
Sabe aquele velho ditado que diz que “o cliente sempre tem razão”? Quem trabalha com o público sabe muito bem que isso está longe de ser verdade! A secretária, muitas vezes, ouve o que não deve de pacientes, que podem ser mal educados ou impacientes sem motivo. Por isso, é importante que a secretária tenha paciência e tato para lidar com impacientes incômodos.
Por outro lado, ela deve ter atitude para encerrar a discussão com esses mesmos pacientes, e com quem gosta de conversar demais e, assim, atrapalha o serviço dela. A secretária precisa conhecer muito bem a clínica e seu funcionamento para poder se posicionar.
Essas são algumas das principais considerações que devem ser feitas na hora de contratar uma secretária para seu consultório. É importante colocá-las em prática por que, afinal, elas são peça essencial da sua clínica. Saiba mais sobre isso no nosso post sobre a importância de uma boa secretária!
