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]]>Ficou interessado no assunto? Então confira a nossa lista de 3 benefícios financeiros do uso de um software de gestão!
São muitos os recursos que um sistema de gestão oferece. Assim, consequentemente, os benefícios também são diversos. No que se refere à administração financeira, vale destacar que essa sistematização facilita o controle, gerando benefícios a partir da realização de rotinas como:
Por que pagar juros de mora e multa por atraso em contas por perda do prazo de vencimento? Com o uso do sistema, esse risco acaba. As informações dos compromissos financeiros são lançadas antecipadamente em formulários digitais e ficam organizadas cronologicamente por datas de vencimento, podendo ser visualizadas por meio da emissão de relatórios de contas a pagar.
Não receber nas datas previstas por falta de controle é tão ruim quanto não pagar nas datas devidas. Os recebíveis de convênios, pacientes ou qualquer outra forma de faturamento também ficam registrados. Assim, usando a mesma lógica das contas a pagar, as contas a receber são controladas por meio de relatórios do sistema.
A automatização da área financeira aplicada às rotinas de contas a pagar e de contas a receber propicia, ainda, a obtenção de um instrumento, que é a chave para a análise do desempenho do estabelecimento: o fluxo de caixa.
O fluxo de caixa antecipa para o gestor se há previsão de recursos monetários para liquidar os compromissos assumidos, cruzando as informações lançadas dos módulos de contas a receber e de contas a pagar. Na verdade, esse instrumento é muito mais que um relatório operacional do desempenho financeiro. Ele é uma radiografia das estratégias comerciais do estabelecimento, a ferramenta que auxilia a tomada de decisões estratégicas e o feedback sobre o que está sendo empreendido com o esforço das ações de marketing.
Assim, o uso de um software de gestão desenvolvido especificamente para clínicas e consultórios médicos traz em si mesmo, pelo menos, três importantes benefícios econômico-financeiros:
Um sistema proporciona agilidade aos processos administrativos e diminui a necessidade de atribuir tarefas a pessoas. Com isso, o gestor pode avaliar, com maior segurança, o quanto reduzir custos por meio da diminuição do número de funcionários lotados no departamento impacta na qualidade e na excelência das atividades realizadas.
Com a o uso do software e a aplicação dos controles apropriados, a administração do consultório impede a fuga de dinheiro, porque consegue evitar o desembolso de valores desnecessários ou o não crédito dos numerários esperados.
Algumas vezes, tais recursos nem são propriamente em moeda, pois o sistema também ajuda na economicidade do material de escritório, por reduzir a demanda por papel impresso.
Informações precisas são fundamentais para tomada de decisões estratégicas. Os relatórios financeiros, juntamente aos apontamentos das demais áreas (marketing, atendimento, produtividade e gestão), compõem uma perspectiva muito mais completa e concreta para análise do desempenho do estabelecimento.
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]]>É natural, portanto, ouvirmos desse tipo de profissional a seguinte pergunta: “como calcular o controle mensal da minha clínica?” Pensando em resolver de uma vez por todas essa questão, elaboramos este post, que ajudará você a calcular o retorno mensal da sua clínica. Ficou interessado? Então siga a leitura e confira agora mesmo!
Para fazer o cálculo de retorno da sua clínica, é preciso conhecer os conceitos listados nos próximos tópicos.
Primeiro você precisa conhecer todo o ganho obtido no mês, ou seja, toda a sua receita bruta. As receitas devem ser calculadas com base nos recebimentos decorrentes dos serviços prestados. No caso de uma clínica ou consultório isso pode incluir consultas, exames e fisioterapia, por exemplo.
É importante ainda categorizar essas receitas. Os lucros provenientes de consultas e exames particulares podem ser somados separadamente dos que são pagos por planos de saúde, por exemplo. Isso é útil para você saber qual fonte de renda gera mais lucratividade para o consultório médico.
As despesas podem ser consideradas como todo o gasto que é necessário para que a clínica ou consultório possa prestar seus serviços. Elas estão relacionadas diretamente aos gastos administrativos e comerciais. Existem basicamente dois tipos:
Os custos são os gastos que a clínica ou consultório possui para conseguir manter as suas atividades. Nesse caso, podemos citar como exemplo a depreciação das máquinas e equipamentos, materiais de conservação e limpeza do escritório, entre outros.
Nessa categoria, entram os impostos que a clínica ou consultório deve recolher, como o ISS, o Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Vale lembrar que ainda existem impostos municipais, que variam de acordo com cada localidade. Por isso, para saber quais impostos a sua cidade cobra para consultórios médicos, convém uma visita até a prefeitura municipal.
Para saber exatamente qual é o retorno mensal líquido da sua clínica ou consultório, você deve considerar todas as receitas, as despesas, os custos, os impostos e as outras deduções.
Para que o entendimento fique mais claro, vamos demonstrar como o cálculo pode ser realizado. Confira, a seguir.
O Demonstrativo do Resultado do Exercício – DRE é um relatório contábil que deve ser feito em sua clínica, de modo que sejam descritos todos os movimentos financeiros realizados em um determinado período.
É o DRE que mostrará se o seu estabelecimento está dando lucro ou prejuízo, pois ele demonstra as entradas e saídas de dinheiro do fluxo de caixa, facilitando assim a observação do retorno financeiro sobre os investimentos realizados.
Veja, a seguir, um exemplo de DRE:
(-) Deduções e Impostos
(=) Receita Líquida
(-) Custos
(=) Lucro Bruto
(-) Despesas
(=) Resultado antes do IRPJ e CSLL
(-) IRPJ e CSLL
(=) Resultado líquido
Esse é o que se chama de Demonstrativo de Resultados na contabilidade de uma empresa. É por meio dele que é possível saber se a organização está operando com lucro ou prejuízo.
Entretanto, para que o resultado seja assertivo e apresente a realidade da clínica ou consultório, é necessário incluir todos os custos e despesas gerados no exercício das atividades — até mesmo aquelas compras simples, que muitas vezes deixam de entrar no cálculo. Portanto, não se esqueça de anotar todos os valores que entram e saem da clínica.
Outra dica interessante, é que você jamais tire dinheiro do caixa da clínica ou consultório para pagar alguma despesa pessoal. É preciso ter em mente que, por menor que seja o valor retirado, se isso ocorrer com frequência, você poderá estar prejudicando a saúde financeira do negócio.
A ideia é que o gestor ou responsável pela clínica defina um valor mensal para ser o seu salário. Essa quantia deve ser retirada mensalmente, no mesmo dia em que é feito o pagamento dos funcionários. Depois, não deve mais ser tirado dinheiro do caixa para despesas pessoais, pois o gestor tem um salário para isso.
Existem algumas maneiras simples de conseguir aumentar o retorno mensal da sua clínica ou consultório. Dentre algumas delas, podemos citar as que serão descritas nos tópicos seguintes.
O controle financeiro é o primeiro passo para aumentar o rendimento da clínica ou consultório. Nesse sentido, é essencial controlar o fluxo de caixa, o capital de giro, registrar todas as operações e monitorar as contas a pagar e a receber, por exemplo.
Isso é fundamental para compreender os gastos que são absorvidos com a operação e conseguir conciliar os recebimentos com os pagamentos. Além disso, esse controle também permite ao gestor uma visão dos problemas que mais afetam os resultados e do que precisa ser feito para que eles sejam eliminados ou minimizados.
Caso você tenha dificuldade em fazer isso no papel, convém a contratação de um bom software de gestão que facilite esse trabalho, evitando também a ocorrência de erros nas atividades.
Os indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão utilizada para visualizar melhor os resultados de cada atividade. Com eles, é possível comparar a realidade com o planejamento e analisar se existe muita discrepância, quais são as possíveis falhas e o que pode ser feito para que os resultados se aproximem das metas estabelecidas ou até mesmo as ultrapassem.
Só é preciso ter o cuidado para não criar controles e excessos e acabar perdendo o foco do que realmente precisa ser controlado. Sendo assim, o ideal é acompanhar as informações que estejam alinhadas com as metas e as estratégias das empresas.
É possível, por meio desse estudo, desenvolver uma espécie de meta individual para cada tipo de despesa. Assim, se você perceber que está gastando muito com horas extras de funcionários, por exemplo, poderá avaliar se não é mais interessante contratar mais uma pessoa para suprir a demanda necessária.
Contar com um serviço de lembretes de consulta ajuda a reduzir o índice de não comparecimento. Com ele, é possível enviar SMS para os pacientes confirmando a data e o horário marcados para o atendimento.
Desse modo, caso um paciente desmarque o atendimento, é possível adiantar consultas que estão marcadas para mais adiante, abrindo agenda para novos atendimentos e não perdendo a lucratividade por conta de faltas.
Essa estratégia pode ser adotada tanto solicitando o feedback e buscando eliminar os problemas relatados quanto dividindo-os por perfil e adequando o atendimento a cada um deles. Isso faz com que o relacionamento com os pacientes seja personalizado, contribuindo para que eles se sintam compreendidos e especiais.
Vale lembrar que pacientes satisfeitos têm mais chance de indicar a clínica ou consultório para outras pessoas, atraindo mais pessoas e, consequentemente, aumentando os rendimentos mensais.
Um dos fatores que mais interferem na lucratividade de uma empresa é o custo total da operação. Mesmo que o faturamento seja alto, se os custos também forem altos, isso fará com que o lucro diminua consideravelmente, visto que o dinheiro que estaria disponível será necessário para cobrir as despesas.
Porém, para uma redução de custos mais assertiva, que não comprometa a qualidade dos serviços, é necessário fazer um planejamento, analisando os impactos que cada redução pode causar.
A utilização de um software de gestão para clínicas ou consultórios, além de automatizar muitas atividades, como marcação de consultas e envio de lembretes, por exemplo, garante o aumento dos índices de produtividade, reduz a quantidade de erros e necessidade de retrabalho e ainda contribui para a redução de custos.
Ainda que pareça contraditório falar em investimentos quando se deseja reduzir custos e aumentar os rendimentos, a relação custo-benefício de se utilizar um sistema de gestão é muito benéfica.
Para calcular o retorno mensal que a clínica ou consultório oferece é extremamente necessário saber exatamente quais são todos os gastos e controlá-los, de forma a incluir cada uma das contas corretamente no detalhamento mensal. Para que o controle seja feito de forma eficiente e confiável, o ideal é poder contar com um software de gestão que auxilia na contabilização de todas as receitas e as contas a pagar.
Ficou claro como o controle deve ser minucioso para que os resultados sejam mostrados de acordo com a realidade da sua clínica ou consultório? Então agora você já não precisa ficar se perguntando “como calcular o controle mensal da minha clínica?”, pois já obteve tais conhecimentos.
Para continuar aprendendo, recomendamos a leitura de nosso artigo sobre como gerenciar pagamentos e confirmações de consulta. Temos certeza de que ele será muito útil para você.
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]]>O post Retorno sobre o investimento da clínica: Aprenda a calcular apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>O ROI (sigla que significa “return on investment” em inglês) é a fórmula usada para saber se a sua clínica está lucrando e se o investimento inicial já foi coberto. Por ser uma métrica simples e bastante eficaz, ela pode ser calculada com bastante frequência para verificar o que o consultório ganhou ou perdeu. No post de hoje, você vai aprender como fazer esse cálculo e como ele pode te ajudar. Confira:
Quando você estiver montando a clínica, é necessário guardar todos os comprovantes, desde as despesas mais simples até as maiores. Gastos com a contratação de prestadores de serviços e funcionários, compras de equipamentos médicos, aquisição de material de todos os tipos, investimento em marketing, decoração da empresa, entre outros precisam entrar na conta.
Somando tudo isso, você terá o investimento inicial da empresa. Depois disso, será preciso calcular o lucro da clínica até o momento. Esses dados devem ser aplicados dentro da seguinte fórmula:
ROI = (lucro obtido – investimento inicial) / investimento inicial
Vamos dar um exemplo para ficar mais fácil de visualizar: suponhamos que você tenha investido R$ 200 mil na montagem da sua clínica e obtido R$ 600 mil de lucro até o momento. Aplicando esses valores na fórmula, temos a seguinte equação:
ROI = (600.000 – 200.000) / 200.000
ROI = 2
Ou seja, a clínica já rendeu duas vezes o que você gastou para montá-la. Isso significa 200% de lucro.
Usando essa fórmula para calcular o retorno mensal da sua clínica, você poderá dizer se esse valor é satisfatório ou não, levando em consideração a quantidade de pacientes atendidos, por exemplo.
Ao fazer esse cálculo, você zela pela saúde financeira da sua clínica. É por meio do retorno sobre o investimento que você saberá se está agindo certo ou não com o dinheiro que entra no seu consultório médico, evitando alguns erros com seu controle financeiro.
Esse cálculo precisa ser constante; por isso, anote todas as entradas e saídas de dinheiro e recursos da clínica — você pode separar por mês ou por qualquer outro período de sua escolha. Também oriente seus funcionários a fazerem o mesmo quando envolver o dinheiro da empresa para que você não perca o controle financeiro do consultório.
Um bom software para consultórios médicos pode ser a saída mais eficaz e prática para fazer esse gerenciamento. Além de auxiliar com o agendamento de consultas, calendários, elaboração de prontuários e organização de fichas, ele também poderá ser um grande aliado na área de finanças, guardando todos os ganhos e gastos da empresa.
Sabendo como calcular o retorno sobre o investimento e fazendo isso periodicamente, você terá mais controle da situação financeira da sua clínica, garantindo prosperidade para o seu consultório.
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]]>O post 5 erros de controle financeiro para evitar no consultório apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Fazer o controle financeiro de qualquer empresa não é tarefa simples, mas quando falamos em consultórios, essa prática pode se tornar ainda mais complexa. Os profissionais da área da saúde são altamente especializados e passam muito tempo dedicados aos meandros da saúde, muitas vezes não tendo a devida prática em conhecimentos administrativos.
Por essa razão, muitas falhas básicas podem ser cometidas e, com o passar do tempo, elas poderão minar o capital da clínica. Quer descobrir quais são os erros de controle financeiro mais comuns para que você possa evitá-los em seu consultório? Confira no post de hoje:
Não fazer o fluxo de caixa é um dos erros de controle financeiro mais comuns em clínicas e consultórios. Através dele você consegue ter a noção exata de quanto entra, quanto sai e em quanto tempo esse dinheiro vai ajudá-lo a projetar seu futuro e a descobrir qual o poder de investimento você tem para melhorar o seu funcionamento. Saber de onde vem o seu dinheiro e quanto você está gastando com suas contas é essencial para que você acompanhe a evolução do seu negócio e preveja a necessidade de ajustes nos gastos ou até com fornecedores. Só assim você poderá garantir uma boa sustentabilidade do seu negócio e saberá ao certo para onde seu capital está indo.
Como todos nós sabemos, a secretária é o cartão de visitas de qualquer consultório. No entanto, subestimar o seu papel dentro do empreendimento é um dos maiores erros de controle financeiro que você pode cometer. Sua importância começa num fato basilar: a experiência de atendimento do seu cliente começa assim que ele ligar para marcar sua consulta. Se sua secretária for receptiva e atenciosa, as chances de conquistar um paciente perene aumentam bastante. Se ela for mal-educada ou grossa, você pode começar a amargar prejuízos antes mesmo do seu atendimento.
Lembre-se: a maneira como você recebe seu público pode colocar a perder toda a reputação do empreendimento.
Não investir em marketing é outro erro financeiro clássico na área de saúde. No entanto, essa realidade vem mudando nos últimos anos e os empreendimentos do ramo estão percebendo que criar diferentes estratégias para atrair novos clientes é indispensável para o crescimento do negócio. Embora algumas práticas sejam vedadas pelo Conselho Regional de Medicina, existem diversas estratégias permitidas que podem ajudar a popularizar a sua clínica. Um site com informações relevantes, perfis nas redes sociais e um cartão elegante com as especialidades e registro dos médicos da casa são ideias eficazes e econômicas.
Esse é um erro antigo, mas bastante comum. Especialmente em empreendimentos menores, a pessoa física acaba se misturando à pessoa jurídica e é nesse ponto que a confusão começa. As contas bancárias, despesas, cartões de crédito e transferências precisam estar bem separadas, até para que isso não prejudique seu fluxo de caixa. A clínica deve ter seu registro próprio, e acima de tudo, ser sustentável por si só. Deixe isso claro para seus funcionários e, principalmente, não caia em tentação: você correrá risco de perder o controle das finanças.
A agenda é um item primordial no controle financeiro do consultório, afinal sua gestão adequada é crucial para a rentabilidade do negócio. Quem conseguir oferecer horários mais flexíveis e atender em períodos alternativos, como o da noite ou finais de semana, vai ter muito mais facilidade em conquistar pacientes: é comum que as pessoas precisem agendar consultas fora do horário comercial. Do lado do médico, há necessidade de gerenciar as faltas e encaixes para que exista o mínimo de horários vagos, pois eles representam perda de tempo e dinheiro para o empreendimento. Converse com seus funcionários, realinhe seus horários e cogite a adoção de um software para ajudá-lo nessa tarefa.
Gostou do conteúdo? Ficou interessado em aumentar o controle financeiro do consultório e melhorar o funcionamento da sua clínica? Então não deixe de conferir nosso artigo com 8 dicas para melhorar o seu consultório médico!
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