A secretária da clínica, muitas vezes, é quem tem o primeiro contato dos pacientes, de modo que a primeira impressão que eles terão será relacionada ao seu atendimento. Por isso, é importante saber o que considerar na hora de sua contratação.
Além disso, a profissional dá suporte às questões gerenciais do consultório, permitindo que o médico tenha mais tempo para se concentrar no atendimento ao paciente e nos serviços que deverão ser prestados. Mesmo assim, muitos profissionais ainda não se dão conta do papel da secretária nesse tipo de ambiente.
No post de hoje você vai entender a importância de uma boa secretária para clínicas e consultórios. Confira!
O papel da secretária na clínica
A secretária é fundamental para que as clínicas e consultórios funcionem bem e de forma organizada. Ao chegar para uma consulta médica o paciente já espera encontrá-la, afinal, ele sabe que é ela quem vai agilizar os procedimentos para que possa ser atendido. Além disso, ele já fez um contato telefônico com ela para agendar a consulta e criou um vínculo, que, muitas vezes, não existe com o médico, por ser a primeira consulta.
Por ser esse primeiro contato, ela terá impacto fundamental na impressão da pessoa sobre o consultório ou clínica e, por isso, essa profissional precisa ser bem preparada. O clima da sala de espera também é de responsabilidade dela, pois os pacientes costumam conversar com a secretária da clínica e até mesmo fazem um “desabafo” sobre as suas condições de saúde.
A organização do ambiente, como colocar revistas para os pacientes, a inclusão de informações no sistema, gerenciamento das consultas, pagamentos de contas e muitas outras tarefas para que a clínica possa funcionar bem é de responsabilidade da profissional de secretariado.
As características de uma boa secretária
Ser secretária da clínica não é apenas ficar sentada atrás de uma mesa atendendo telefone e fazendo anotações, sua importância vai muito além disso. É preciso que essa profissional goste de lidar com pessoas, já que ela será o intermédio entre paciente e médico. Além disso, cabe a ela acalmar os pacientes quando estão ansiosos e os distrair.
Ser simpática também é essencial, afinal ninguém gosta de ser recebido com grosseria. Isso também vai demonstrar que ela tem interesse em atender bem o paciente — que é o que todos esperam, mas nem sempre conseguem.
A organização dessa profissional é importante, afinal a secretária da clínica, na maioria das vezes, é responsável por tudo o que acontece fora da consulta. Cabe a ela manter a agenda dos médicos organizadas e passar a orientação correta aos pacientes.
Conhecimento de informática hoje também é fundamental, uma vez que a maioria dos planos de saúde utiliza procedimentos informatizados para registrar a consulta dos pacientes e solicitar procedimentos. Os médicos também já aderiram a esse método de trabalho e, por isso, é necessário conhecer todos os sistemas com os quais se vai trabalhar.
Saber a rotina do local e as suas funções faz com que tudo ocorra bem. Porém, somente isso não é suficiente: a secretária do consultório precisa estar se aperfeiçoando constantemente. Por isso é indicado que sejam realizados cursos periodicamente que abordem não apenas o atendimento aos clientes como também algumas rotinas administrativas e até mesmo informações da área de saúde.
A contratação de uma secretária para clínicas e consultórios
As obrigações legais para contratação de uma secretária não diferem muito da de outro profissional. Ainda assim, é comum que surjam inúmeras dúvidas, como:
- Quanto a clínica deve contribuir de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)?
- Quais são os benefícios e direitos da secretária?
Essas são algumas das indagações comuns de muitos médicos que, por falta de tempo ou mesmo dificuldade na obtenção de informação, acabam adiando a contratação de uma secretária.
Porém, não estar a par desses detalhes pode acarretar em grande prejuízo. Alguns cuidados com a área de recursos humanos são essenciais para evitar litígios trabalhistas e zelar pela manutenção da motivação dessa profissional, figura imprescindível que é a secretária para clínicas e consultórios médicos.
Quais são os custos básicos na contratação de uma secretária?
Contar com essa profissional traz custos básicos com INSS, contribuições sociais, FGTS e vale-transporte. Os 3 primeiros variam conforme o salário, pois incidem de acordo com a remuneração.
Custos com sindicato são abatidos do salário da secretária, ou seja, a clínica ou consultório fica isenta dessa contribuição. Há também benefícios instituídos em convenções ou acordos coletivos, além de despesas operacionais indiretas.
A clínica contribui com 20% para o INSS e com cerca de 1% a 3% para o seguro de acidente do trabalho. Contudo, a depender do grau de riscos que a secretária está exposta, esse valor pode ser acrescido em até 2 vezes pelo Fator Acidentário de Prevenção. Em geral, a contribuição se situa entre 5,8 % e 8% do FGTS.
A secretária tem direito a vale-transporte?
Todos os trabalhadores têm o direito ao vale-transporte, cujo desconto deve equivaler a, no máximo, 6% de seu salário. A clínica ou consultório assume a diferença, caso haja. Se for o caso de a secretária gastar menos que os 6%, é descontado o valor integral do VT e o empregador não paga nada além disso.
Por exemplo: se a secretária receber um salário de R$ 2 mil, 6% dessa quantia equivale a R$ 120. Caso ela gaste R$100 de transporte, vai ter descontados os R$ 100 integralmente. Caso o gasto seja de R$ 150, por exemplo, o consultório deve cobrir a diferença — nesse caso, de R$ 30,00.
E quanto aos benefícios de convenções e acordos coletivos?
É fundamental que o consultório ou clínica verifique nos sindicatos da categoria ou no site do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) os mais recentes acordos coletivos. Quanto ao que concerne aos antigos acordos, esses eram registrados em papel, ou seja, devem ser pesquisados pessoalmente, quando indisponíveis na web.
Ainda que existam encargos trabalhistas e trâmites burocráticos envolvidos, não se pode ignorar a importância da secretária para o bom funcionamento e humanização do atendimento da clínica.
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