A gestão financeira é um dos maiores desafios para os profissionais de saúde que decidem abrir uma clínica. Afinal, eles passam a ter que lidar com conceitos e processos financeiros com os quais não estão acostumados, e que, com certeza, não foram aprendidos durante a graduação em saúde.
Algumas estratégias podem ser utilizadas para ajudar esses profissionais a organizar as finanças da clínica e ter um bom retorno financeiro do estabelecimento. Utilizar um software de gestão para clínica, por exemplo, é uma solução prática e eficiente, ideal para auxiliar na gestão financeira de sua clínica médica.
Por isso, nos post de hoje falaremos justamente sobre os benefícios de adotar um software de gestão para clínicas. Acompanhe e confira!
1. Maior controle de fluxo de caixa
O maior problema financeiro vivido por médicos em suas clínicas é a falta de controle do fluxo de caixa no dia a dia de atendimento. Muitas vezes, a secretaria fica responsável pela organização financeira, e o profissional dono da clínica sabe pouco e tem mínimo controle sobre as transações financeiras que são realizadas.
Por isso, os softwares de gestão oferecem recursos destinados ao controle do fluxo de caixa, com automatização dos processos e registro de todas as transações realizadas na clínica, de forma organizada e fidedigna. Há ainda espaço para o registro de todas as entradas e saídas da clínica.
Assim, as informações, registradas digitalmente, são mais exatas e confiáveis do que aquelas registradas manualmente, mais sujeitas a erros humanos. Além disso, a automatização torna os processos da clínica mais agilizados, e aumenta o rendimento da equipe.
2. Gestão de estoque e de fornecedores
Os softwares apresentam também ferramentas para a gestão de estoque e dos fornecedores da clínica. Com isso, é possível criar planilhas de comparação de preços entre os principais fornecedores, de forma a ajudar na escolha de um produto de confiança e com preço mais acessível.
É possível também realizar o controle de estoque diretamente no sistema de gestão. Assim, todas as informações sobre número de materiais, vencimentos e datas das próximas compras podem ser visualizadas de uma vez só.
As planilhas manuais de controle de estoque são trabalhosas, e exigem muito tempo do profissional, para o acompanhamento exato dos materiais que entram e saem da clínica. Já o controle pelo software é exato e prático, e evita problemas com falta de materiais ou vencimento de produtos.
3. Organização de contas a pagar e receber
Os módulos de gestão financeira dos softwares de gestão permitem a divisão organizada entre contas a pagar e contas a receber — um processo essencial para uma melhor visualização e acompanhamento da saúde financeira da clínica.
Organizar e dividir essas contas permite que sejam acompanhados todos os custos da clínica, o que facilita identificar custos mais altos ou que podem não ser necessários. Trata-se de uma forma de analisar e planejar a redução de custos organizadamente, e baseada em informações confiáveis.
Assim, as compras são confirmadas automaticamente no sistema, pela entrada das notas fiscais, garantindo um controle de estoque bastante preciso e a identificação dos produtos que estão “encalhados”, sem uso na clínica.
Na parte de contas a receber, o software ajuda também a identificar possíveis atrasos de pagamentos e redução da entrada de lucros de consultas e procedimentos, por exemplo. O dono da clínica detecta precocemente essas alterações e pode agir antes que o problema cresça e tenha maiores problemas financeiros.
4. Melhor planejamento de reservas
Toda clínica médica precisa ter um fundo de reservas financeiras, para o caso de imprevistos. Mas, para isso, a clínica precisa saber, com clareza, quais são seus custos fixos do mês (aluguel e manutenção do espaço físico, compra de materiais e produtos, pagamento de salários) e os possíveis custos esporádicos (manutenção de equipamentos, contratações e demissões).
Quanto a isso, o controle financeiro proporcionado pelo software de gestão permite a projeção dos custos e lucros nos meses baseados nas movimentações anteriores, tornando mais fácil todo o planejamento de reservas financeiras.
Além disso, a vantagem de ter um planejamento de reservas é que, se a clínica passar por um momento financeiramente difícil, sofrerá menos impactos, e poderá se restabelecer com mais facilidade.
5. Acesso facilitado às informações
Outra das grandes vantagens do uso de softwares de gestão em clínicas médicas é a facilidade de acesso às informações da clínica, a qualquer momento.
O registro financeiro manual ou em planilhas soltas no computador traz desorganização e dificulta ao profissional encontrar rapidamente os dados que precisa para planejar alguma compra ou tomar decisões na clínica. Isso resulta em mais tempo é gasto — pior ainda, as informações podem se perder.
Já com um software de gestão para clínica, todas as informações financeiras são reunidas em um mesmo lugar, facilmente acessado. Assim, os dados podem ser acessados rapidamente, a partir de qualquer dispositivo com internet.
O dono da clínica pode acessar relatórios financeiros mensais, planilhas de entrada e saída de recursos, fluxo de caixa diário e mensal, faturamento em consultas e procedimentos, gastos com fornecedores, e qualquer outra informação financeira que desejar.
6. Segurança das informações
Sem dúvida, a segurança das informações é um dos pontos mais importantes em softwares de gestão. Esses sistemas são feitos de modo que todos os dados registrados são de sigilo absoluto, tanto aqueles referentes aos pacientes atendidos e procedimentos realizados como os relativos à gestão financeira da clínica.
Como uma forma de proteção para a clínica, apenas os funcionários responsáveis pela gestão financeira e os donos da clínica podem ter acesso às informações de fluxo de caixa e planilhas financeiras.
Inclusive, uma boa opção são os sistemas em nuvem, com vários níveis de acesso e criptografia, que conferem ainda mais segurança.
Seja como for, o software de gestão é uma forma segura e eficaz, como bem vimos, de fazer o controle financeiro da clínica. Com eles, nenhuma informação financeira é vazada ou acessada de forma inadequada.
Utilizar um software de gestão para clínica é o caminho para um controle financeiro mais acertado, prático e seguro. E, vale lembrar, uma clínica médica com boa saúde financeira é o primeiro passo para o crescimento, desenvolvimento e sucesso do negócio no mercado de saúde atual!
Então, gostou do post? Agora que você descobriu algumas das vantagens de se utilizar um software de gestão, entre em contato conosco e conheça o nosso software de gestão de clínicas e consultórios!
