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]]>Assim sendo, a colaboradora deve assimilar bem como utilizar os recursos da nova ferramenta antes mesmo que a solução esteja em funcionamento. E para que isso seja possível, deve receber não só treinamento operacional, mas também informações sobre como o sistema de gestão vai aumentar a produtividade e eficiência do consultório.
Veja a seguir as melhores práticas para treinar a secretária para o uso correto do sistema!
Para conquistar uma motivação ainda maior da secretária, num primeiro momento, é essencial transmitir a ideia de que usar um sistema de gestão não é algo assim tão complicado. No máximo, é esperada uma dificuldade inicial, mas no decorrer dos trabalhos as rotinas acabam sendo extremamente simplificadas e muito mais fluidas do que quando se usa diversas planilhas, ou mesmo papel.
Uma maneira simples de fazer isso é explicar o passo a passo de atividades que se tornarão mais fáceis com a implantação do software, no estilo antes e depois.
Uma das melhores formas de engajar os funcionários a usar o sistema de gestão corretamente é propagando as vantagens do sistema. Evidenciar para a secretária como a integração proporcionada pela solução vai facilitar os trabalhos no consultório, além de servir de incentivo, tende a contribuir para o aumento de sua produtividade.
Ou seja, o médico deve se concentrar nos benefícios, explicar como vai melhorar quando o software de gestão estiver implementado.
Uma excelente estratégia para treinar a secretária é dar poder ao profissional para que esse atue de forma independente. Para fazer isso, basta elaborar e manter um documento com todos os materiais de treinamento relacionados às operações do sistema.
Os manuais que vão ajudar a colaboradora a assimilar a interagir com o sistema na fase de implementação devem ser mantidos para consulta posterior, até porque podem vir a ser úteis para novos profissionais que venham a ser contratados.
Existe um consenso de que apenas 50% do que é ensinado, normalmente, é retido por uma pessoa. Tendo isso em mente, não se iluda imaginando que a secretária vai entender e se lembrar meticulosamente de todos os aspectos do sistema de gestão de seu consultório. Assim, é importante solicitar suporte do fabricante, ou até treinamentos, mesmo que à distância, auxiliando assim os colaboradores que irão interagir com a ferramenta.
Lembre-se de que o sucesso na implantação e no uso do sistema de gestão em seu consultório depende muito da postura daqueles que irão operar o sistema. Portanto, invista em treinamento, foque nos benefícios que o software irá trazer e aumente as chances de sucesso.
Agora que você já sabe como a treinar sua equipe, não deixe de conhecer a nossa solução: um sistema integrado, com tudo o que você precisa para a gestão do seu consultório!
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]]>Se a relação entre médico e paciente não for bem sólida, é comum as pessoas faltarem ao consultório. Caso, por algum motivo, o paciente não se sentir ouvido ou não tiver se identificado com o estilo do médico, é possível que venha a não comparecer à consulta. Para evitar isso, o médico deve desenvolver um relacionamento estreito com o paciente, de modo que ele se sinta confortável e queira voltar na consulta seguinte.
Algumas pessoas ficam de ir à clínica em determinado horário, mas nem sempre confirmam na própria agenda se têm a ocasião livre. Quando há conflito na agenda, é comum o paciente faltar e, em alguns casos, sequer avisar o consultório. Por isso, a secretária da clínica deve confirmar com o cliente, sem pressioná-lo, se ele tem ou não espaço livre na agenda no horário da consulta. Isso, por si só, já ajuda a evitar várias faltas.
Na vida corrida de hoje em dia, há pacientes que faltam por simples esquecimento. Esse tipo de problema pode ser resolvido com um aviso prévio, por exemplo, por ligação telefônica, mensagem de celular (SMS) ou de WhatsApp. É importante que a secretária da clínica confirme a presença ou não do cliente. Com essa pergunta, o paciente se compromete mais com a resposta dada.
Se o paciente não conhece as regras da clínica sobre atrasos e faltas, talvez pense que não haverá problema na desistência da consulta. A secretária do consultório deve conscientizar o cliente de que uma falta não justificada deixa o horário ocioso, tira a oportunidade de outro paciente se consultar e atrapalha a agenda do médico. Isso sem contar os riscos para a saúde dos pacientes que faltam. Logo, a secretária deve pedir para que o cliente, caso precise realmente não comparecer à clínica, avise ao menos com uma ou duas horas de antecedência.
Um dos principais fatores para a desistência de consultas é o famoso “chá de cadeira”. Se o cliente chega à clínica no horário marcado e tem que esperar muito na recepção, pode sair de lá com uma imagem ruim do local e, com isso, não querer mais voltar. Por isso, o médico deve fazer a gestão de tempo das consultas para seguir os horários corretamente e, assim, evitar atrasos. A recepção também pode ter televisão, com uma TV Corporativa, por exemplo, além de revistas, jornais e folders de saúde, que podem servir para que o paciente passe o tempo antes de ser atendido.
Como você pôde notar, vários motivos, alguns até simples, fazem com que os clientes deixem de comparecer às consultas. No seu consultório, você toma medidas periódicas para diminuir o número de pacientes que faltam? Deixe seu comentário aqui no blog e compartilhe sua experiência!
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