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]]>Seja pelo excesso ou pela ausência de materiais, um estoque sem o devido monitoramento pode prejudicar o trabalho de diversas formas. Ter material sobrando significa planejamento ruim, que se resume, basicamente, em perda de dinheiro. Corre-se o risco de ter insumos com validade vencida que se destinarão ao lixo ou, pior, que serão usados em um momento de distração, causando danos aos pacientes.
Similarmente, a falta de materiais sinaliza, também, que o planejamento de compras não está adequado ao andamento dos serviços. As consequências podem ser desastrosas. Deixar de atender um paciente ou perder o horário devido à falta de insumos é um problema que não pode existir no seu consultório.
Ao longo deste post, listamos 4 dicas para ajudar você a obter um bom controle de estoque para reduzir perdas e aumentar a lucratividade da sua clínica. Boa leitura!
Na rotina corrida de uma clínica, nem sempre é possível dedicar o tempo necessário para lidar com o estoque. Sendo assim, é necessário ter o material em tempo hábil. Para que isso seja possível, é preciso ter organização. Avalie os serviços que são oferecidos em sua organização e separe os materiais em conformidade.
Além disso, lembre-se de que novos itens devem sempre ser alocados ao fundo para que você não tenha problemas relacionados à validade. Outra dica simples e útil consiste em usar etiquetas nos armários para ter mais agilidade na hora de utilizar os materiais.
Um bom exemplo pode ser verificado durante as estações mais frias do ano. Como nessa época há um considerável aumento na procura por vacinas, é altamente recomendável preparar seu estoque antecipadamente, baseando-se em dados coligidos pelo software.
Ao dispor de um sistema automatizado de controle, você poderá, em grande medida, abandonar processos manuais e, assim, ampliar a qualidade dos atendimentos oferecidos em sua clínica ou consultório.
Para que tudo isso seja, de fato, colocado em prática, o estoque deve ser constantemente avaliado. As análises devem ser realizadas de modo que os problemas possam ser diagnosticados oportunamente e resolvidos sem gerar prejuízos adicionais ao trabalho e performance da equipe. Nesse sentido, manter um colaborador responsável por isso ou fazer rodízio entre os membros pode ser uma boa ideia.
Outro ponto muito importante na hora de avaliar o estoque refere-se à quantidade de medicamentos e materiais que ele possui. Muitas pessoas acreditam que quanto mais produtos se tem no estoque, melhor ele está. E isso está erradíssimo!
É muito importante trabalhar com uma margem de segurança. Desse modo, você garante que todos os procedimentos oferecidos aos pacientes sejam adequadamente realizados.
Um estoque com muitos materiais apresenta grandes chances de falhas: medicamentos que estão parados podem vencer sem que você se dê conta, levando a clínica a perder a oportunidade de disponibilizar aos pacientes os materiais e medicamentos mais modernos, pois, você precisará utilizar todo o estoque que já possui.
Colocando em prática esses segredos de controle de estoque, nunca mais a sua organização sofrerá com a falta ou o excesso de materiais. Isso é imprescindível para oferecer o apoio que a sua equipe precisa para fazer o que ela sabe de melhor: acolher e atender com excelência e, assim, aprimorar o relacionamento com os pacientes.
Por que contratar um software se uma tabela simples pode resolver o problema? O estoque deve estar controlado de acordo com os processos de trabalho da clínica. Por isso ele tem relação direta com o planejamento de gestão. Definitivamente, não é uma tabela que faz isso.
Um software não serve apenas para controlar os itens, é preciso que ele seja integrado à gestão de todos os outros setores e fazer o controle do estoque com base:
Independentemente do porte da clínica, toda a equipe técnica deve ter conhecimentos mínimos sobre a gestão do estoque. Porém, os colaboradores cujas atividades têm relação direta com o estoque devem receber treinamentos específicos sobre organização, lançamento no sistema, etiquetamento e armazenagem.
Promova um treinamento indicando como deve ser o procedimento de organização do estoque, aborde o que deve ser feito todos os dias (o que é semanal, mensal e assim por diante). Tenha uma boa comunicação com a sua equipe para que os resultados positivos apareçam.
Outro ponto importante diz respeito a qualidade do controle do estoque de uma clínica que depende, também, do conhecimento do seu público, ou seja, você deve saber quais são as reais necessidades dos seus pacientes.
Há, por exemplo, materiais e equipamentos utilizados em clínicas de estética que não são utilizados em um consultório médico. Tendo esse conhecimento de mercado fica mais fácil gerir o estoque da clínica e evitar gastos extras.
É muito importante atentar-se às condições de armazenamentos dos medicamentos e materiais utilizados no estabelecimento. Eles devem ser abrigados em locais ventilados, com luz e temperatura adequadas. Há alguns que necessitam ser guardados em locais especiais, como refrigeradores e freezers.
Além disso, o local destinado ao abrigo desses materiais deve estar devidamente protegido contra animais e parasitas, ter boa circulação de ar, proteção contra incêndio, espaço adequado para a movimentação de pessoas e materiais, entre outros elementos dessa natureza.
Além do cuidado com o armazenamento dos materiais é muito válido adotar na clínica/consultório os inventários, uma vez que eles são os grandes aliados da gestão das clínicas e/ou consultórios. Com eles é possível controlar tudo o que se encontra armazenado, a fim de acompanhar tudo o que entra, sai e o momento exato no qual essas ações são realizadas.
O controle de estoque, quando efetuado periodicamente, viabiliza a identificação de falhas, desperdícios, perdas de materiais no estoque etc. Ao realizar essas atividades com agilidade, você será capaz de obter respostas mais rápidas para corrigir os erros cometidos e evitar retrabalhos.
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]]>Com uma clínica, a coisa não muda muito de figura. Ela precisa ter um domínio eficiente do seu acervo, sob pena de não conseguir oferecer tudo aquilo de que os pacientes precisam, como tratamentos e procedimentos médicos.
Quer descobrir como fazer um eficiente controle de estoque da clínica? Continue a leitura e veja as dicas que preparamos!
O primeiro passo para gerenciar bem o controle de estoque da clínica é conhecer a sua demanda. Afinal, se você não tem ciência do volume de pessoas que vai atender, como saberá a quantidade de itens que deve ter em seu acervo? Essa falta de controle pode ocasionar a compra de produtos em excesso, a falta deles ou o pior: a expiração do prazo de validade.
Para conhecer sua demanda, é recomendável fazer uma inspeção semanal, que acompanhe a duração de cada lote adquirido em relação aos serviços prestados. Também é possível fazer essa análise individualmente, vendo o que cada profissional utilizou e o que ficou encostado.
Assim, ao final de um mês ou dois, você terá uma noção aproximada do que usa mais e do que não precisa comprar com tanta frequência, podendo fazer uma previsão mais exata, evitando a superlotação do estoque, desperdícios ou prejuízos desnecessários.
A organização é um passo muito importante para um controle de estoque eficiente. Ela ajuda a ter mais exatidão no processo e, mais uma vez, faz com que você não tenha prejuízos que poderiam ser evitados.
Uma boa sugestão é posicionar os produtos de acordo com o prazo de validade, deixando os mais antigos na frente. Assim, você dá prioridade de uso àqueles que estão mais próximos de vencer e evita que materiais sejam jogados fora.
Outro jeito interessante de organizar é de acordo com a demanda. Deixe mais à mão os itens que a clínica utiliza com mais frequência, pois isso auxilia até na logística e no acesso dos profissionais ao acervo.
Apostar na padronização é outra boa forma de melhorar o controle de estoque da clínica. Você pode criar descrições uniformes e colocá-las manualmente (ou com a ajuda de um etiquetador) nos produtos. Isso não só facilita a localização dos itens, como até mesmo evita que haja duplicidade no cadastro.
Aproveitar a existência dos códigos de barra das embalagens também pode ser uma atitude inteligente, pois elas propiciarão mais precisão a seu acervo. A padronização ajuda a evitar a duplicidade, diminui a ocorrência de erros e colabora para a elaboração de um inventário correto. Além disso, é uma forma de auxiliar os próprios funcionários a encontrarem com mais facilidade os itens do estoque.
Nos dias de hoje, as empresas que não apostarem em tecnologia estarão um passo atrás da concorrência — e isso serve também para quem quer um controle de estoque eficiente. Automatizar os processos pode ser uma excelente ideia, com um bom custo/benefício para o empreendimento.
Até mesmo aplicativos gratuitos podem trazer bons ganhos em termos de eficiência e produtividade, mas o mercado já oferece algumas soluções capazes de auxiliar no domínio de entradas, saídas, frequência e quantidade de itens do seu acervo. Vale a pena contar com esses softwares, pois, além de práticos e rápidos, eles conferem um ar moderno ao seu empreendimento.
O uso de sistemas para a gestão do estoque traz vantagens como:
Alguns estabelecimentos também utilizam o controle por código de barra, para garantir a exatidão na contagem dos itens do estoque. Essa é uma alternativa simples e com um bom custo/benefício, que facilita o controle de insumos e diminui as chances de erros.
As condições de armazenamento também são muito importantes para um bom controle de estoque da clínica. São elas que garantem que os produtos e materiais de saúde não sejam danificados e possam ser usados com segurança pelos profissionais de saúde.
Medicações para uso interno ou externo devem ser mantidas em locais bem ventilados, com temperatura e luz adequadas. Alguns necessitam de condições especiais de estocagem, como proteção de luz e armazenamento na geladeira.
Esses detalhes precisam ser conhecidos para evitar perdas desnecessárias. O espaço do estoque deve ser limpo com alta frequência, garantindo que os produtos utilizados não tenham interferência sobre a qualidade de algum insumo.
Aquele antigo hábito de “bater o olho” para verificar quais produtos precisam ser comprados deve ser deixado no passado. Uma verificação completa e organizada não pode ser feita apenas pela memória da pessoa responsável pelo estoque. O gestor precisa saber, com clareza, quais produtos possui, em que quantidade e quais as suas validades.
Qualquer item que entra e sai do estoque deve estar registrado de acordo com o seu tipo, a quantidade e a validade. O ideal é que esse registro ocorra nas plataformas dos softwares de gestão, para que o processo seja mais ágil e sem erros.
Se esse ainda não é o caso da sua clínica, comece com o registro em um livro específico para tal fim. O registro rigoroso do estoque ajuda a controlar as movimentações, permite identificar com mais exatidão a demanda e garante uma compra de estoque mais precisa (sem excessos ou falta de produtos).
Muitas pessoas acreditam que quanto mais estoque a clínica tem em seu espaço físico, melhor é o seu atendimento. Mas esse é um pensamento errôneo. O estabelecimento deve trabalhar com uma margem de segurança, para garantir que nunca falte um material durante o atendimento, mesmo que seu uso tenha aumentado por algum motivo. Porém, isso não significa que devem ser estocadas quantidades exageradas.
Além de ocupar muito espaço físico, a estocagem de grandes quantidades faz com que o dinheiro fique “parado”, assim como os materiais ali armazenados. Outras desvantagens dos grandes estoques em clínicas são:
A realização de inventários é um passo muito importante para um controle de estoque rigoroso. Trata-se da contagem de todos os materiais do estoque da clínica para a comparação com os números registrados no controle (seja em controles feitos à mão, seja em controles que ocorrem nos sistemas de gestão digitais).
Essa ferramenta ajuda a controlar todo o estoque e a verificar se tudo o que entrou e saiu da clínica está registrado e de acordo. É possível identificar falhas, perdas, desperdícios e qualquer outra não conformidade.
O inventário deve ser realizado de forma periódica, de acordo com a organização da clínica. Quando feito de maneira mais frequente, permite a elaboração de uma resolução rápida e a implantação de ações que evitem mais erros. Além disso, ele ajuda os profissionais a se prepararem para os próximos atendimentos, de acordo com o que foi visto e registrado.
A relação com os fornecedores tem grande influência sobre o controle de estoque de qualquer clínica. Afinal, trata-se dos responsáveis pela entrega de materiais e pela garantia de que não faltem suprimentos durante o atendimento.
Os prazos para entrega precisam estar muito bem definidos entre o estabelecimento e os fornecedores. Evita-se, assim, passar pela falta de materiais ou comprometer a qualidade do atendimento.
Busque fornecedores que trabalhem com prazos regulares e programados para as entregas. É interessante buscar informações sobre a pontualidade da empresa junto a outras clínicas antes de contratá-la.
Outro ponto importante é a construção de um relacionamento de confiança entre o estabelecimento e seus fornecedores. Essa relação pode garantir ajuda em momentos críticos para a clínica, quando for preciso ter maiores quantidades de materiais ou uma entrega com um prazo menor.
De nada adianta ter um estoque organizado, padronizado e com as quantidades suficientes se a equipe da clínica não souber fazer a sua manutenção. Por isso, é importante que os colaboradores sejam treinados para lidar com ele no dia a dia de trabalho e atendimento.
Primeiramente, a forma de organização e padronização deve ser explicada a todos os membros do time (profissionais de saúde, recepcionistas, secretárias). Isso garante que todos mantenham o estoque da melhor forma e possam encontrar com facilidade qualquer item, sem a necessidade de chamar uma pessoa específica.
O responsável pelo registro dos controles do estoque deve ser treinado para o uso do software de gestão escolhido, para que a ferramenta seja manuseada da melhor forma possível. Os demais funcionários precisam também de, pelo menos, um treinamento básico, para que possam registrar e acessar informações na ausência da pessoa encarregada.
A equipe deve ser informada quando o fornecedor de algum produto for trocado, pois a embalagem passará a ser diferente — e pode haver dificuldades para encontrá-lo no estoque. Um bom controle garante o funcionamento organizado e impede que um paciente deixe ser atendido por falta de material, o que seria muito prejudicial para ele e para o próprio estabelecimento.
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