O post Como fazer um controle de estoque eficiente para minha clínica apareceu primeiro em Nortesys Clinic - Soluções para Clínicas e consultórios.
]]>Com uma clínica, a coisa não muda muito de figura. Ela precisa ter um domínio eficiente do seu acervo, sob pena de não conseguir oferecer tudo aquilo de que os pacientes precisam, como tratamentos e procedimentos médicos.
Quer descobrir como fazer um eficiente controle de estoque da clínica? Continue a leitura e veja as dicas que preparamos!
O primeiro passo para gerenciar bem o controle de estoque da clínica é conhecer a sua demanda. Afinal, se você não tem ciência do volume de pessoas que vai atender, como saberá a quantidade de itens que deve ter em seu acervo? Essa falta de controle pode ocasionar a compra de produtos em excesso, a falta deles ou o pior: a expiração do prazo de validade.
Para conhecer sua demanda, é recomendável fazer uma inspeção semanal, que acompanhe a duração de cada lote adquirido em relação aos serviços prestados. Também é possível fazer essa análise individualmente, vendo o que cada profissional utilizou e o que ficou encostado.
Assim, ao final de um mês ou dois, você terá uma noção aproximada do que usa mais e do que não precisa comprar com tanta frequência, podendo fazer uma previsão mais exata, evitando a superlotação do estoque, desperdícios ou prejuízos desnecessários.
A organização é um passo muito importante para um controle de estoque eficiente. Ela ajuda a ter mais exatidão no processo e, mais uma vez, faz com que você não tenha prejuízos que poderiam ser evitados.
Uma boa sugestão é posicionar os produtos de acordo com o prazo de validade, deixando os mais antigos na frente. Assim, você dá prioridade de uso àqueles que estão mais próximos de vencer e evita que materiais sejam jogados fora.
Outro jeito interessante de organizar é de acordo com a demanda. Deixe mais à mão os itens que a clínica utiliza com mais frequência, pois isso auxilia até na logística e no acesso dos profissionais ao acervo.
Apostar na padronização é outra boa forma de melhorar o controle de estoque da clínica. Você pode criar descrições uniformes e colocá-las manualmente (ou com a ajuda de um etiquetador) nos produtos. Isso não só facilita a localização dos itens, como até mesmo evita que haja duplicidade no cadastro.
Aproveitar a existência dos códigos de barra das embalagens também pode ser uma atitude inteligente, pois elas propiciarão mais precisão a seu acervo. A padronização ajuda a evitar a duplicidade, diminui a ocorrência de erros e colabora para a elaboração de um inventário correto. Além disso, é uma forma de auxiliar os próprios funcionários a encontrarem com mais facilidade os itens do estoque.
Nos dias de hoje, as empresas que não apostarem em tecnologia estarão um passo atrás da concorrência — e isso serve também para quem quer um controle de estoque eficiente. Automatizar os processos pode ser uma excelente ideia, com um bom custo/benefício para o empreendimento.
Até mesmo aplicativos gratuitos podem trazer bons ganhos em termos de eficiência e produtividade, mas o mercado já oferece algumas soluções capazes de auxiliar no domínio de entradas, saídas, frequência e quantidade de itens do seu acervo. Vale a pena contar com esses softwares, pois, além de práticos e rápidos, eles conferem um ar moderno ao seu empreendimento.
O uso de sistemas para a gestão do estoque traz vantagens como:
Alguns estabelecimentos também utilizam o controle por código de barra, para garantir a exatidão na contagem dos itens do estoque. Essa é uma alternativa simples e com um bom custo/benefício, que facilita o controle de insumos e diminui as chances de erros.
As condições de armazenamento também são muito importantes para um bom controle de estoque da clínica. São elas que garantem que os produtos e materiais de saúde não sejam danificados e possam ser usados com segurança pelos profissionais de saúde.
Medicações para uso interno ou externo devem ser mantidas em locais bem ventilados, com temperatura e luz adequadas. Alguns necessitam de condições especiais de estocagem, como proteção de luz e armazenamento na geladeira.
Esses detalhes precisam ser conhecidos para evitar perdas desnecessárias. O espaço do estoque deve ser limpo com alta frequência, garantindo que os produtos utilizados não tenham interferência sobre a qualidade de algum insumo.
Aquele antigo hábito de “bater o olho” para verificar quais produtos precisam ser comprados deve ser deixado no passado. Uma verificação completa e organizada não pode ser feita apenas pela memória da pessoa responsável pelo estoque. O gestor precisa saber, com clareza, quais produtos possui, em que quantidade e quais as suas validades.
Qualquer item que entra e sai do estoque deve estar registrado de acordo com o seu tipo, a quantidade e a validade. O ideal é que esse registro ocorra nas plataformas dos softwares de gestão, para que o processo seja mais ágil e sem erros.
Se esse ainda não é o caso da sua clínica, comece com o registro em um livro específico para tal fim. O registro rigoroso do estoque ajuda a controlar as movimentações, permite identificar com mais exatidão a demanda e garante uma compra de estoque mais precisa (sem excessos ou falta de produtos).
Muitas pessoas acreditam que quanto mais estoque a clínica tem em seu espaço físico, melhor é o seu atendimento. Mas esse é um pensamento errôneo. O estabelecimento deve trabalhar com uma margem de segurança, para garantir que nunca falte um material durante o atendimento, mesmo que seu uso tenha aumentado por algum motivo. Porém, isso não significa que devem ser estocadas quantidades exageradas.
Além de ocupar muito espaço físico, a estocagem de grandes quantidades faz com que o dinheiro fique “parado”, assim como os materiais ali armazenados. Outras desvantagens dos grandes estoques em clínicas são:
A realização de inventários é um passo muito importante para um controle de estoque rigoroso. Trata-se da contagem de todos os materiais do estoque da clínica para a comparação com os números registrados no controle (seja em controles feitos à mão, seja em controles que ocorrem nos sistemas de gestão digitais).
Essa ferramenta ajuda a controlar todo o estoque e a verificar se tudo o que entrou e saiu da clínica está registrado e de acordo. É possível identificar falhas, perdas, desperdícios e qualquer outra não conformidade.
O inventário deve ser realizado de forma periódica, de acordo com a organização da clínica. Quando feito de maneira mais frequente, permite a elaboração de uma resolução rápida e a implantação de ações que evitem mais erros. Além disso, ele ajuda os profissionais a se prepararem para os próximos atendimentos, de acordo com o que foi visto e registrado.
A relação com os fornecedores tem grande influência sobre o controle de estoque de qualquer clínica. Afinal, trata-se dos responsáveis pela entrega de materiais e pela garantia de que não faltem suprimentos durante o atendimento.
Os prazos para entrega precisam estar muito bem definidos entre o estabelecimento e os fornecedores. Evita-se, assim, passar pela falta de materiais ou comprometer a qualidade do atendimento.
Busque fornecedores que trabalhem com prazos regulares e programados para as entregas. É interessante buscar informações sobre a pontualidade da empresa junto a outras clínicas antes de contratá-la.
Outro ponto importante é a construção de um relacionamento de confiança entre o estabelecimento e seus fornecedores. Essa relação pode garantir ajuda em momentos críticos para a clínica, quando for preciso ter maiores quantidades de materiais ou uma entrega com um prazo menor.
De nada adianta ter um estoque organizado, padronizado e com as quantidades suficientes se a equipe da clínica não souber fazer a sua manutenção. Por isso, é importante que os colaboradores sejam treinados para lidar com ele no dia a dia de trabalho e atendimento.
Primeiramente, a forma de organização e padronização deve ser explicada a todos os membros do time (profissionais de saúde, recepcionistas, secretárias). Isso garante que todos mantenham o estoque da melhor forma e possam encontrar com facilidade qualquer item, sem a necessidade de chamar uma pessoa específica.
O responsável pelo registro dos controles do estoque deve ser treinado para o uso do software de gestão escolhido, para que a ferramenta seja manuseada da melhor forma possível. Os demais funcionários precisam também de, pelo menos, um treinamento básico, para que possam registrar e acessar informações na ausência da pessoa encarregada.
A equipe deve ser informada quando o fornecedor de algum produto for trocado, pois a embalagem passará a ser diferente — e pode haver dificuldades para encontrá-lo no estoque. Um bom controle garante o funcionamento organizado e impede que um paciente deixe ser atendido por falta de material, o que seria muito prejudicial para ele e para o próprio estabelecimento.
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